對提升工程項目管理溝通水平的研究

孟鳴

[摘 要] 工程項目溝通管理是運用所需的工具和技術確保及時并正確地提取、收集、發布、儲存、檢索及最終處置工程項目信息的知識領域，為工程項目管理不可或缺的手段與方法。為確保項目達成預期目標，提升工程項目管理的溝通水平具有十分重要的意義。

[關鍵詞] 工程項目管理；溝通水平；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 050

[中圖分類號] F284 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0071- 01

工程項目管理是基于工程項目實施者和利益關系人緊密協作完成特定建設任務的過程，在此過程中不僅涉及工程項目實施者內部的分工協作，還涉及到工程項目利益關系人（業主、總承包方、分承包方、監理單位、設計單位、政府主管部門）之間的分工協作。由于存在大量的分工協作（接口），因此存在大量的溝通需求。要科學地組織、計劃、控制和協調工程項目，就必須有效提升項目的溝通管理水平。

1 組建高效能團隊

建立一個高效能項目管理團隊是工程項目能夠成功的關鍵，這對于業主方和承包方而言都是同等的重要。高效能項目管理團隊的需求包括慎選成員，首先在管理者的選擇方面，除了具備相當資格且多次帶領項目管理團隊的經驗外，還需具備領導、溝通、組織、激勵、決策等綜合能力。項目管理者最重要的工作之一就是溝通，通常用于溝通的時間占全部工作時間的75%～90%。只有通過良好的交流才能獲取足夠的信息、發現潛在的問題、控制好項目的各個方面。其次在組員的選擇上除了需滿足專業資格條件外，應具有積極創新、善于溝通、善于團隊合作及高度的信心等素質。所有工程項目團隊的成員應了解自己的定位及彼此間的分工、清楚了解需執行的目標，才能確保項目團隊內部的有效溝通并創造高績效。

2 分析項目溝通的對象

2.1 與業主的溝通

業主是項目成果的使用者，在項目實施的全過程中都應與其決策層、業務部門保持及時有效的溝通。其中項目的啟動期尤為重要，良好的溝通能使雙方對于項目目標、范圍達成共識，使業主要求能夠貫徹到工程實施中。形成雙向交流，保持信息的一致性，增強項目進度的透明度，確保業主了解項目的具體情況。

2.2 與項目組成員的溝通

項目組成員是項目實施的主力軍，他們對項目的認識、對項目的投入狀態，以及團隊成員間的和諧程度，都會對項目成功造成不容忽視的影響。如果項目中一些重要信息沒有進行充分有效的溝通，會造成各行其是、重復勞動，甚至造成不必要的損失。

項目管理者不僅自己要把工作重點放在溝通上，還要引導整個項目團隊進行有效的溝通，使項目組成員的工作協調一致，從而保證按時、按質、按量完成預期的任務。

2.3 與承包方的溝通

與承包方的溝通將直接影響工程質量、造價、工期等項目目標。因此要保證供應商能按項目計劃進度及時地提供符合要求的產品。當質量出現問題時能及時有效地處理，既不影響工期又能保證質量，就必須進行良好的溝通。

2.4 與上層管理者的溝通

項目管理者應經常主動地與上層管理者保持溝通，及時地反饋信息，特別是將可能會延期、增加項目費用、質量隱患等問題提早匯報，使上層管理者能適時調整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支持，保證項目的順利進行。

2.5 與其他相關項目管理者之間的溝通

對于大型的項目，項目管理者還應與其他相關項目管理者保持良好的溝通，因為相關項目的進度、質量等也將會對本項目產生影響。比如工業項目會與設備安裝有配合問題，設備安裝單位何時入場最佳，都必須進行有效的溝通。

3 制定并落實切實可行的溝通制度

制定溝通制度應分析項目溝通對象的信息溝通需求，他們需要什么信息，如何傳遞，對信息需要的急迫性等，然后詳細而全面地制定溝通制度，包含項目信息的收集和歸檔結構、信息的發布方式、信息的內容、溝通周期、約定的溝通方式等內容。編制項目溝通文檔模板，包括會議紀要，工作報告，項目周報、月報等，統一文件格式，使信息文檔管理規范化。溝通制度中還應規定相應的溝通要求，例如：業主對工程設計方案的要求應明確以設計任務書的形式與設計單位溝通，工程規劃方案需求調研應以需求調研表的形式進行，力求溝通內容的全面性和完整性。

溝通制度中應明確規定在工程項目實施過程中，每周業主與承包方的項目組之間進行一次工作溝通例會，并明確溝通例會的主要議題；業主方與承包方項目組之間以及項目組和上級之間通過E-mail發周報的方式溝通，并明確周報的內容與模板；緊急情況通過電話及時溝通；每周同客戶和上級進行一次口頭匯報。另外，項目組實施了重大問題報告評估制度，這里所謂的重大問題，指的是影響項目進度、成本及質量的需求變更等。通過落實溝通計劃，項目組成員之間、與其他利益相關人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率。

除以上正式溝通渠道外，通過社會交往等非正式溝通方式，可彌補正式溝通渠道的不足，傳遞正式溝通無法傳遞的信息，使項目管理者了解多方面信息，為決策提供參照，促使正式溝通提高效率。

4 利用信息技術

盡量利用計算機網絡技術建立資源共享的信息平臺，能夠實現對項目實行動態綜合協調管理，并通過網絡技術實現網上信息查詢、交流辦公，提高工作效率。

建立“協同作業信息平臺”為溝通輔助工具，作為團隊成員彼此之間迅速地溝通與聯系的渠道，將加強團隊協同工作的信息交換，整合現有組織各類信息，加強執行效率。系統還可輸出項目報告系統，具體包括：①時間報告系統，記錄及提供己耗用工程項目時間的信息。②成本報告系統，記錄及提供已支出工程項目成本的信息。可根據工程項目執行時所提供的工作進度、成本信息來更新工程項目預測進度及成本，并提出建議的糾正措施，通過實施糾正措施完成了閉環管理，確保實現項目管理目標。

綜上，有效的溝通管理是工程項目管理活動過程中的神經中樞，順暢有效的溝通是工程項目管理成功的基礎。溝通管理應通過溝通協調機制，以獲取工程項目利益相關人的共識，這將使項目管理工作推動更為順暢，有利于項目目標達成。

主要參考文獻

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