項目建設中業主方如何做好工程檔案管理

摘要：作為整個工程項目的歷史見證工程檔案資料，是整個工程的記錄和見證，其工程建設檔案管理是一項非常重要的工作，貫穿于工程項目的很多方面。本文從項目建設中業主的角度，從以下幾個方面，提出了如何做好工程檔案管理的策略。

關鍵詞：檔案管理；項目建設；業主；策略

項目建設中，工程檔案管理是整個工程管理中一項重要的基礎工作，它的形成和積累貫穿于整個項目建設全過程。一個工程項目從立項審批、招投標、勘察設計、施工、及竣工驗收等各個階段所形成的全部文件資料，必須完整準確的體現項目建設全過程。因此，工程檔案管理工作必須從項目源頭抓起，在實施過程中進行鞏固，并順利完成竣工檔案驗收，才可保障項目管理工作的整體可控，進而保證工程檔案的完整、規范。

一、要明確工程檔案由誰來管

工程檔案管理首先要明確工程檔案管理應該由哪個部門管，由誰主管、由誰專門具體負責，因此，除了要以文件或正式通知的形式明確具體負責單位外，更要做到三個專的標準，即“專責、專職、專業”。專責，就是要由一名領導主管全部工程檔案的全過程管理，對整個工程建設的檔案的接收、保管、借閱等方面工作進行業務上指導，工作上把關，責任上負責；專職，就是要指派責任心強，綜合素質高的管理人員，專門負責檔案的收集、整理的方面工作，并從資金、材料等方面給予保證，確保整個工作有較好的而延續性；專業，要明確，檔案管理員既要管，更要理，決不是一個保管員，就是體現出檔案管理的專業性，檔案管理是一種綜合性很強的學科，涉及到多門學科，決不是某些人所說的那種“只要是把收到的東西全都看住了就行”。為此，應選派具有較強專業知識的人員負責此項工作，做到高起點、嚴要求，以利于工程檔案管理的規范化合標準化。

二、要明確工程檔案包括什么

工程建設，包括諸多環節，涉及到土建項目、設備安裝、電力系統安裝、監理招投標等諸多內容。因此，工程檔案的內容應該包括安裝合同、建設合同及其簽訂前的各種審批手續，印鑒請用章，在各項工作當中形成的各種圖紙（如施工圖、安裝圖、工藝流程圖等）、圖表、文字材料、照片等技術資料，包括外來、外購的設備圖紙、隨機資料、圖書、光盤以及新購儀器、設備的隨機入廠圖紙，使用說明書、電氣線路圖、原理圖、出廠合格證書等。地下隱蔽工程還應該包括關鍵施工部位的資料圖片。督促參建單位建立健全檔案人員網絡體系，明確責任人，做到層層有人管，處處有人負責。業主對檔案管理人員進行集中培訓與宣貫，讓每個人都熟知工程檔案管理制度，才可保障人人參與、規范統一、約束明確、持續改進的管理效果。

三、要在項目建設過程中鞏固業主資料

管理人員要了解項目動態，由于項目建設速度、工期、投資收益等方面的要求，國內化工項目多為三邊工程。項目實施邊辦手續、邊設計、邊施工，因此在工程檔案編制過程中就會存在項目名稱、單位工程劃分、建筑物面積等資料內容前后不一致現象。為確保工程檔案準確性，資料管理人員必須掌握項目進展情況，對取得的項目支持性文件及時收集保管，同時更新項目資料統計臺帳。如：建構筑物一覽表、立項批復、選址、可行性研究、征地、規劃、施工許可等前期文件臺帳。業主檔案要“收”，此“收”為收口管理之意，業主方工程管理性文件涉及參建單位上傳下達的流轉單、簽證單以及各種會議記錄與紀要，涉及技術與經濟較多，頗為敏感與重要。在發放過程中必須由資料管理部門按要求登記分發，按文件編號進行分類，組卷、歸檔，同時建立卷內目錄、案卷目錄及電子版目錄。設計檔案要“審”，三邊工程對設計工作的要求尤為突出，設計院為趕設計工期，出現錯誤與紕漏再所難免，設計文件的歸檔要審核一致。設計圖紙必須采用設計院繪制的藍圖，且圖號準確，項目、單位工程名稱必須與《建構筑物一覽表》相一致，每張圖紙上須加蓋設計單位印章，經相關部門審核確認后，資料管理部門統一登記、分發至相關參建單位，并留存歸檔。同時需按土建、工藝安裝、電氣、儀表、設備等專業分別按要求建立案卷目錄，做到實物、目錄相一致。設計變更通知單，也要與原圖紙相符，簽章手續完備，所用術語、符號須符合國家制度規范，并經業主、監理單位相關負責人審核確認。

施工與監理檔案要“查”，因施工與監理檔案數量龐大，必須通過體系化管理運作予以約束，業主方必須定期督促與檢查，施工及監理單位必須設立工程檔案管理工作責任人，做到檔案工作人員持證上崗。業主定期對施工階段的工程檔案工作進行檢查指導，使工程資料的形成與施工進度同步進行，從而確保工程竣工檔案真實的反映整個項目建設全過程。

四、要做好項目建設竣工檔案驗收

竣工檔案驗收是否合格，直接反應項目建設工程竣工檔案質量情況，是工程檔案管理效果的最終體現點。成立由業主、設計、施工、監理等單位組成的竣工驗收小組，對施工、監理等各類歸檔文件進行驗收，在檔案驗收過程中，必須細之再細，全至再全。本文僅對內容介紹如下：

第一、施工竣工檔案包括建筑工程施工文件、設備管道安裝施工文件、電氣儀表施工文件、竣工圖、聲像資料等。第二、工程監理竣工檔案包括：監理大綱、監理規劃、監理細則等指導性文件；項目建設過程中質量進度監控文件；分部分項質量分析評估報告等工程總結性成果文件。第三、業主方竣工驗收檔案主要包括：項目立項；規劃；消防、安全、環境等驗收文件；竣工驗收報告、竣工驗收會議文件、驗收證書及及備案文件等。

五、結語

做好工程檔案的編制及驗收工作關鍵在于管理，管理必須實現“P-D-C-A”的良性循環，在于組織和制度的建立，只要項目建設前期業主高度重視，規范管理，跟蹤施工全過程工程資料編制質量，督促施工資料與項目建設進度同步，同時制定科學的管理方法和驗收程序，細化驗收內容細節，就能確保項目建設工程檔案的完整性、準確性和系統性。

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作者簡介：陳秀麗，女，出生年月：1971年出生，民族：白族，籍貫：云南大理，學歷：大學本科，檔案助理館員職稱。主要研究方向：檔案專業。工作單位：華能瀾滄江水電有限公司。