信息化管理在高校試卷檔案中的應用

李明霞

摘 要 對試卷檔案進行信息化管理已成為一種必然的發展新模式。簡要分析當前高校試卷管理中出現的問題，對試卷管理人員的信息化管理提出建議，并對利用電子檔案和射頻識別技術進行的檔案信息化管理的廣泛運用進行簡單介紹。

關鍵詞 考試；試卷檔案；信息化管理；電子檔案；射頻識別

中圖分類號：G717 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2014）10-0050-02

隨著科學技術的不斷發展，信息技術已迅速運用到人們生活學習的方方面面。加上電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心發生了重大的變化，開始向檔案管理信息化建設轉變。考試作為高校教學活動中不可缺少的環節，是測量學生知識與能力、評定學生學習成績與教師教學質量的一種基本形式，現在高校一般采取紙式的試卷進行考試，所以考試后的試卷成為高校等教學檔案的重要組成部分之一。試卷檔案作為高校教學檔案的重要組成部分，在信息化條件下，傳統的手工處理方式已經明顯不適應檔案管理工作的需要，有必要加快高校試卷檔案管理信息化進程。但目前高校的試卷檔案管理還存在一些問題，導致試卷檔案的使用價值并沒有充分體現出來。

1 加強高校試卷檔案管理的必要性

高校試卷檔案管理意識增強 在以往的高校檔案管理工作中，高校管理人員并沒有對試卷檔案管理引起足夠的重視，但隨著社會的進步，檔案信息的多元化，檔案服務對象、內涵的變化，逐漸要求高校檔案管理工作人員用科學的發展觀來提高自我認知水平。加上國家對高校教育的大量投入，高校管理人員也認識到對高校的管理不能再僅僅局限于教學和科研上，只有利用信息化技術武裝自己，對高校學生的試卷管理工作作出具體的要求，才能讓高校試卷管理工作為高校全體師生提供更優質的服務。

高校試卷歸檔程序不完善 試卷檔案是指學校在測試和檢查學生掌握各個專業課程知識體系中形成的文字材料，除了單純的試卷本身之外，還有與之相關聯的試卷分析資料、評分標準、標準答案、學生成績表、學生出勤情況等記錄資料。隨著國家政策對高校教育的不斷重視和大力扶持，近幾年來高校教學發展不斷加快，學校的辦學規模也在不斷擴大，學生人數增多，對學校管理提出新的挑戰。為了節約人力、物力、財力，很多高校已經沒有了期中考試，只進行一周左右的期末考試，于是導致教師只注重期末試卷的歸檔管理，忽視了開學補考試卷和其他相關試卷資料的歸檔建設。

高校試卷檔案管理保密性差 高校試卷管理工作本是一個長期的復雜的枯燥的項目，需要各部門的支持和配合，需要引起高校各工作人員的重視。在高校試卷管理發展的過程中，一方面由于之前技術水平的落后，信息化管理水平程度不成熟，難以在技術上支撐試卷檔案管理的自動化，科學化、準確化；另一方面，沒有加強試卷檔案管理人員的培訓和教育，人才素養不高，高校試卷檔案出現很多隨意涂改或者試卷檔案流失的狀況，這也是傳統的試卷檔案管理辦法一直以來出現的漏洞。因此，作為高校管理人員有必要時刻注意檔案管理人員的能力培養，有必要對檔案管理人員進行信息化管理。

相比電子檔案，紙式試卷檔案部不便于長期保存 與傳統的試卷管理辦法相比，信息化管理的電子檔案不僅可以提供及時查詢功能，還能便于老師在做教學成果分析時拷貝利用。而紙質試卷查詢功能效率極其低下，并且極易讓工作人員陷入堆積成山的試卷中不能自拔，加重了檔案管理人員工作強度的同時，還耗損了大量的紙品，造成嚴重的浪費。隨著時間的推移，試卷上的字跡也變得模糊不清，嚴重影響教師的考核成果評定進程。而電子檔案在保存方面，不僅能節約保存空間，還能通過分類存儲實現高效、便利的搜索。

2 信息化管理在高校試卷檔案中的有效應用

電子檔案管理的普及 隨著計算機和互聯網被廣泛的應用到各個行業領域，電子檔案也在我國高校也應運產生，成為高校檔案管理不可或缺的一部分。電子檔案，即是指在社會實踐過程中產生的，通過計算機磁盤等設備進行存儲，具有保存價值的，與紙質檔案相對應的相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案具有便于保存，及時更新修改，可高密度存儲，并可承載多種信息媒體的特點。在高校試卷管理過程中需要注意的是：1）需要制定科學的電子文件歸檔分類的管理標準，并有合理的存檔程序；2）加強提高電子檔案管理人員的素質，建立一批專業的、高質量的檔案管理隊伍，并對現有的試卷檔案管理人員進行專業的技術培訓。

射頻識別技術在高校試卷管理中的應用 射頻識別又稱為無線射頻識別，是一種非接觸式自動識別技術的通信技術，可通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據，無需識別系統與特定目標之間建立機械或光學接觸。在高校中，射頻識別技術一般運用于圖書館、校園一卡通等較典型的應用環境，對于試卷管理還很少涉及。隨著我國對高等學校教育的不斷重視，促進信息管理規范化水平加快發展，射頻識別技術逐漸成為提高高校管理水平的重要手段，并在高校信息化管理進程中發揮越來越重要的作用。射頻識別技術可運用于高校試卷管理中的查詢功能，只要在射頻識別操作平臺放置具有條形碼的有效證件，如學生證，老師的工作證，就可以讀取和查詢索要了解的相關試卷信息，可充分發揮其射頻技術優勢，實現對人和物標識信息的自動識別完成管理信息系統目標管理對象數據的快速批量獲取，并對試卷信息的能夠及時的修改更新。射頻識別還可應用于試卷檔案管理工作人員的工作權限設置，防止在管理過程中因人為原因導致試卷信息被涂改。因此，射頻識別技術對于建立和統一公共數據平臺，實現管理信息化，智能化具有更充分的應用價值。

試卷檔案工作人員的信息化管理 高校的試卷檔案管理人員作為高校人事的組成部分之一，其人員的管理好壞直接關系到高校的前途發展，特別是隨著高校每年學生人數的不斷增加，不少教職工開始對人力資源管理具有更高的知情和管理參與需求，但是單純靠擴大人力資源工作人員的方式顯然是徒勞的。如何將數千萬份試卷進行統一的歸檔處理，讓人力資源得到優化配置高效率的完成試卷信息的管理工作，檔案管理信息化勢在必行。根據各個高校的實際情況，可以先從大量人事管理檔案為突破口，進行各種數據庫的建設，只有數據準確可靠，才能克服信息的估計性與決策的盲目性，作為建設的數據庫將成為重要的信息資源檔案，并為高校人事部門選人用人提供參考資料。還可加強學校校園網的建設，充分利用網絡技術實現資源共享，并積極開發試卷檔案管理人員考勤與薪酬管理系統建設，并對用戶管理部分作出明確的制度說明，對于不同的用戶不同的部門可有不同的操作權限和不同的操作范圍，大大的才有利于保證數據庫系統的完整性，真正做到崗位職責清晰。

檔案的信息化管理是對現代社會先進技術和科學管理方法的有機結合。隨著信息化時代的到來，在影響人們生活各個方面的同時，也影響著我國高校試卷管理的變革。人們對信息化水平的要求越來越高，作為高校工作者，有必要發展以計算機為主的智能化工具，向老師、學生提高和保存準確的試卷資料，提供快捷方便的查詢方式，從來使我國的檔案管理方式適應新時代的發展要求。

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