網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理及對(duì)策研究

李麗

摘要：檔案管理在高職院校發(fā)展中，尤其是目前示范校建設(shè)、評(píng)估等過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用，檔案工作的重要性已被更多人所認(rèn)同。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文針對(duì)如何在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下更好地進(jìn)行檔案工作，提高檔案管理水平進(jìn)行了詳細(xì)的研究并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-2117（2014）02-0069-02

信息資源和物資、能源，共同被認(rèn)為是構(gòu)成現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的三大支柱性資源。檔案屬于信息資源的一種，同樣起著支柱性作用。當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)已成為人們獲取信息的主要途徑，因此，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的要求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理并提供開(kāi)發(fā)和利用。

1檔案工作面臨的形勢(shì)

1.1科技進(jìn)步為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)

當(dāng)今世界，人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化生活無(wú)不與科技發(fā)展密切掛鉤。對(duì)檔案事業(yè)而言，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)正提高著檔案設(shè)備的性能，為檔案管理的現(xiàn)代化提供了必要的條件。同時(shí)，科技的進(jìn)步，為檔案管理工作提供了更多的新技術(shù)、新產(chǎn)品、新材料，這都進(jìn)一步加速著檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。

1.2檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化異軍突起

信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案工作的信息化進(jìn)程。高校檔案信息化管理要求實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。隨著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也要求實(shí)現(xiàn)信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化。新的檔案管理的軟件也逐步由單機(jī)版實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)版，高校檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)了高度的共享。

2檔案管理存在的問(wèn)題

檔案管理雖然起著至關(guān)重要的作用，但就我院而言，檔案管理工作中仍存在著許多突出的問(wèn)題：

2.1檔案源問(wèn)題

檔案源問(wèn)題主要指檔案的收集環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題。按照規(guī)定，歸檔文件要符合幾個(gè)要求：一是收集進(jìn)檔案室的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。同時(shí)，歸檔材料的紙張、載體字跡等方面都有嚴(yán)格要求；二是歸檔材料門(mén)類必須齊全。我院檔案室共有九大類檔案，包括文書(shū)、教學(xué)、科研等，每年能收繳到的檔案材料往往存在紙張、字跡不合要求，復(fù)印件大量存在，重要檔案如大型設(shè)備檔案、科研檔案無(wú)法收集歸檔等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在已經(jīng)成為我院今后檔案利用的一個(gè)瓶頸。

2.2電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)尚不完備

隨著計(jì)算機(jī)、通信、數(shù)字技術(shù)的廣泛使用，越來(lái)越多種類的電子文檔出現(xiàn)，這些電子文件的、積累、保存基本還處于無(wú)序狀態(tài)。針對(duì)近年來(lái)大量出現(xiàn)的電子文檔，國(guó)家卻缺乏一個(gè)統(tǒng)一完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，即使是為數(shù)不多的幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)也只是一些原則性的常態(tài)問(wèn)題，對(duì)于具體到每個(gè)單位電子文書(shū)的管理只能起到指導(dǎo)的作用，缺乏可操作性。因此，要怎樣科學(xué)管理這些電子文件成為記錄管理發(fā)展面臨的一大挑戰(zhàn)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵是制定具體單位的電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要符合國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也應(yīng)該適合本單位的具體情況，并且具備可行性。

2.3檔案資源的深度開(kāi)發(fā)和提供主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)不夠

檔案真實(shí)記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，同時(shí)為一個(gè)新的社會(huì)實(shí)踐提供了最真實(shí)可靠的證據(jù)和依據(jù)，這不是可以用金錢(qián)來(lái)衡量的。古人云：“迷往事，思來(lái)者”、“往知來(lái)”，檔案一方面完整保存了歷史的原貌，另一方面為我們今天的工作提供了借鑒。鑒于檔案的作用和意義，抓好我院的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)行檔案深度開(kāi)發(fā)研究和利用已迫在眉睫。

3網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的對(duì)策

國(guó)家檔案局中央檔案館《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（檔發(fā)[2002]8號(hào)），提出以信息化帶動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，以檔案資源建設(shè)為核心，擴(kuò)大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，加快檔案資源的數(shù)字化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化。針對(duì)我院檔案管理的現(xiàn)狀，我認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理應(yīng)該采取以下對(duì)策。

3.1從源頭抓起，重視檔案資源的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理是為了更好地滿足利用者的需求，因此，檔案的全面性和完整性非常重要。要使館藏檔案更加完備，必須從源頭抓起，即重視檔案材料和檔案資源的收集。從檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，我們?cè)跈n案資料收集上尚存在許多問(wèn)題，如檔案紙質(zhì)材料缺失、實(shí)物檔案散布在很多部門(mén)或者個(gè)人手中、科技檔案不完整、設(shè)備檔案幾乎空白等等。如何解決這一問(wèn)題，我認(rèn)為必須做好以下工作。

3.1.1做好溝通和宣傳工作

檔案收集整理不但是檔案管理者的工作，更是每一個(gè)部門(mén)、每一個(gè)人的工作，各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)行成的材料，以及領(lǐng)導(dǎo)的基層調(diào)研等都是檔案的一部分。作為檔案工作者，要及時(shí)地到各部門(mén)進(jìn)行實(shí)地了解，同時(shí)開(kāi)展一系列的宣講班，使每一個(gè)人意識(shí)到檔案工作的意義和重要性，從我做起、從自己的工作范圍做起，養(yǎng)成良好的及時(shí)整理材料并保管的好習(xí)慣，這樣，散存于部門(mén)和個(gè)人手中的重要檔案才能完整地歸檔。否則，沒(méi)有每一個(gè)人對(duì)檔案工作的支持，檔案資源的收集就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木。我們也就不可能在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代最大程度地滿足利用者的需求。

3.1.2建設(shè)完善的檔案網(wǎng)絡(luò)以促進(jìn)檔案材料的收集

就我院而言，系部科室共有30多個(gè)，每個(gè)部門(mén)都會(huì)形成新的檔案資料，檔案人員除了平時(shí)的調(diào)研，還需要進(jìn)行集中的收集整理。而專職檔案人員很少，因此，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)以協(xié)助收集非常重要。我院正在逐步建立檔案資料收集的網(wǎng)絡(luò)體系，每個(gè)部門(mén)都指定有專門(mén)的兼職檔案員，對(duì)部門(mén)形成的檔案進(jìn)行收集，并通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)定期交流收集資料的經(jīng)驗(yàn)。這一體系的建立，使檔案管理部門(mén)能及時(shí)得到檔案資料收集的信息，便于統(tǒng)一管理，同時(shí)克服了檔案工作人員缺乏不能面面俱到的矛盾。

3.2加快制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

1996年4月，國(guó)家檔案局將電子檔案研究項(xiàng)目列入科技計(jì)劃。此后，我國(guó)檔案管理的國(guó)標(biāo)和地標(biāo)及規(guī)范陸續(xù)出臺(tái)。這些規(guī)范性文件的出臺(tái)，逐漸將信息化時(shí)代檔案管理引入到規(guī)范化和制度化的范疇。這對(duì)于檔案管理自身建設(shè)和社會(huì)發(fā)展都具有重要意義。但相對(duì)國(guó)際上的電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，我國(guó)目前檔案信息化建設(shè)仍處于起步階段。國(guó)家檔案局出臺(tái)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定的內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，許多條款還僅停留在一些大的條條框框上，實(shí)際操作性較差。鑒于此，我們只有以國(guó)標(biāo)和地標(biāo)為依據(jù)，積極制定符合本單位實(shí)際的檔案收集和整理標(biāo)準(zhǔn)，尤其是電子檔案歸檔管理規(guī)范，才能在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)大眾、服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。

3.3檔案管理和利用系統(tǒng)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為檔案的管理和利用提供了更為便捷的平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我們對(duì)檔案資源的收集、整理、歸檔以及開(kāi)發(fā)利用都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)得以實(shí)現(xiàn)，從而使檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。但我們不得不意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一把雙刃劍，在幫助改變傳統(tǒng)檔案管理模式的同時(shí)，也帶來(lái)了許多問(wèn)題，如檔案信息資源的安全性、合法性、兼容性等，這些問(wèn)題的解決將有利于推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的管理和利用進(jìn)程。

3.3.1利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案收集、整理、著錄、索引等工作

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理人員可以通過(guò)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案的編目、著錄、索引等工作。利用計(jì)算機(jī)將館藏檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的首要目標(biāo)。即通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段將傳統(tǒng)的紙張、錄音、錄像帶等轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音、錄像文件，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)媒體。這樣，利用者就可以根據(jù)自己的權(quán)限對(duì)所需檔案進(jìn)行查找、利用。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，查找非常耗費(fèi)時(shí)間，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步大大節(jié)約了檔案索引工作量，查閱者只需輸入需要的檔案材料的關(guān)鍵詞就可以找到想要的文件資料，使得查找檔案十分便捷。

3.3.2利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理

電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生的。它是一種特殊形式的文件，與傳統(tǒng)的檔案材料閱讀相區(qū)別，想要檢索和閱讀電子文檔時(shí)，人們必須依賴于特定的硬件設(shè)備，操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的解碼，才能得到一個(gè)完整，可靠和準(zhǔn)確地更好相關(guān)文件信息，這是借助計(jì)算機(jī)對(duì)傳統(tǒng)檔案工作帶來(lái)的最大改革。如何收集、整理電子文件是現(xiàn)在檔案部門(mén)亟需研究的問(wèn)題。因此，我們要根據(jù)國(guó)標(biāo)和省標(biāo)的要求，加快制定本單位電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和方法體系。

3.3.3利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用

（1）完善目錄體系建設(shè)，提高檢索效率

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在檔案的開(kāi)發(fā)利用方面，一個(gè)重要的作用就是可以建立文件檔案的目錄中心。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，我們可以開(kāi)發(fā)多渠道的檢索方法，這樣，在查找檔案時(shí)就可以非常地方便、快捷，即使無(wú)法知道該檔案屬于哪一類，也可以通過(guò)跨庫(kù)檢索的方式查詢到，這比傳統(tǒng)的先查找檔案類別，然后再查找檔案文件要便捷的多。

（2）利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)編研工作力度

與傳統(tǒng)編研工作不同，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研工作是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資源進(jìn)行處理，以電子文獻(xiàn)的形式提供給利用者的工作。在信息化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)編研勢(shì)必成為21世紀(jì)檔案編研的主力軍。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加強(qiáng)編研工作要從以下幾方面做起：首先，建立專門(mén)的檔案編研網(wǎng)站，設(shè)立編研工作專欄。這項(xiàng)工作有不少單位已經(jīng)開(kāi)展，而且效果很好，比如，江蘇檔案館的“中國(guó)檔案文化遺產(chǎn)”、“館藏珍品”；南京市檔案館的“編研成果”、“南京大事記”等。其次，網(wǎng)絡(luò)編研更要注重取材的廣泛性和實(shí)用性。網(wǎng)絡(luò)編研便于和利用者進(jìn)行直接溝通，通過(guò)網(wǎng)上征集需求信息，進(jìn)而豐富選題范圍，可以涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研、人物等方面。這樣的編研成果可以滿足利用者進(jìn)行專門(mén)研究的需求，也可以滿足一般利用者借助編研成果休閑娛樂(lè)、陶冶情操的需要。再次，要豐富編研成果的形式。網(wǎng)絡(luò)編研可以實(shí)現(xiàn)圖文并茂的要求，傳統(tǒng)編研下形成的只有生硬的文字材料，而網(wǎng)絡(luò)編研可以配以各種圖片、視頻等，從而使編研成果更易于為利用者所接受，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。

檔案是歷史發(fā)展的記錄，檔案管理對(duì)高校的教學(xué)、科研等起著重要的作用。在信息全球化的大背景下，我們應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)、分析檔案管理中存在的問(wèn)題，制定科學(xué)有效的檔案管理策略。我相信，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們的檔案管理事業(yè)將步入一個(gè)新的臺(tái)階。

（江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇句容212400）

參考文獻(xiàn)：

[1]石莉，印莉娟.論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用[J].北京理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）， 2007，（05）.

[2]李衛(wèi)華.論我國(guó)檔案利用工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].安陽(yáng)工學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（05）.

[3]周英.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開(kāi)發(fā)利用[J].安徽大學(xué)學(xué)報(bào)，2003，（03）.

[4]李詠梅.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用[J].檔案管理，2000，（03）.

[5]賈春勤.做好高校圖書(shū)館的檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2006，（7）.

基金項(xiàng)目

本文系2012年度江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院科技產(chǎn)業(yè)處項(xiàng)目“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高職院校檔案管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2012kj021）的成果。