淺談人力資源中人事檔案管理的作用

劉海梅

[摘 要]人事檔案是人員信息的重要載體，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和使用，當人事檔案管理不能適應人力資源管理的發展趨勢時，則會對其產生負面影響。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。

[關鍵詞]人力資源管理；人事檔案管理；作用

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）27-0049-02

人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發和使用的效率。人事檔案管理必須適應現代化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發、使用提供保障。人力資源管理是一種管理員工關系的戰略方法，它強調開發員工的潛能對獲取持續競爭優勢有至關重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心，高層管理人員應盡可能地培育并保持最佳員工隊伍，最大限度地實現個人目標和組織目標的有機統一，使組織成長與個人能力發展相適應。人事檔案是員工信息的重要載體，歷史全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認真搞好人事檔案管理，就能為決策者提供準確、齊全、完整情況。應該說人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

人事檔案是國家機構、社會組織在人事檔案管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體，人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發。

1 人事檔案管理與人力資源管理的關系

干部人事檔案是干部人事制度改革的重要環節，是人才信息的重要載體。在新形勢下，人事檔案如何與時俱進，為事業單位合理配置人才資源，更好地發現人才、選拔人才、提供可靠的信息參考，最大限度地發揮干部人事檔案的作用，人才與人力資源的充分開發與利用是社會發展的關鍵環節。隨著我國經濟體制的改革和人事制度改革，合理正確地選用人才和配置人才已成為目前企事業單位亟須優先考慮的問題。我國對人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優劣將會對人力資源管理工作的有效性產生直接影響。人才與人力資源的充分開發與利用是社會發展的關鍵環節，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，人事檔案管理根據人力資源工作的需求加強信息建設。

2 人事檔案管理對人力資源管理的意義

2.1 為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據

人事檔案是現代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發現新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統、有序、及時地開發人事檔案信息資源，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的價值，建立干部人事檔案信息數據庫，信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺和技術支撐，實現人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發展方向。人事檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎，開發一些信息軟件，利用現代化工具使人事檔案管理資源信息化；即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫實現人事檔案管理信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值，提供必要的服務。

2.2 有助于對人力資源進行合理配置

隨著信息化、全球經濟一體化加速和國內法制體系的健全，以知識、信息、服務等為特征的新經濟時代對傳統人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業單位的迅速發展。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的特長，促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，為事業的發展迅速、合理地配置人力資源。

3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用

（1）人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照，本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然，如見其人。然而，如今人事檔案材料單一，內容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導致組織蒙受不必要的損失。

（2）人事檔案材料分散，內容簡單雷同，降低了人力資源的效力

人事檔案應該全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，然而，如今有些人事檔案材料單一，內容抽象，無法體現個性特色，這種人事檔案對選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還將會導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力。

4 完善人事檔案管理以服務現代人力資源管理

4.1 優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性

人事檔案管理的活動中，應該及時對于不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變得更為法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，運用現代科技和信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

4.2 建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率

人事檔案是事業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。運用現代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。

4.3 切實提高檔案管理人員的素質

一是切實提高檔案管理人員的素質。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能夠適應新形勢下的新要求。二是建立健全合理的人事檔案管理制度。三是加快人事檔案工作科學化、現代化進程。

5 結 論

人事檔案管理必須要適應現代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求，為人力資源開發提供強有力的保障。人事檔案是企事業或組織考察、了解和合理的使用人才的最重要依據，人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。此外，健全、規范和真實人事檔案管理對組織的人力資源建立與開發也有著十分重要的作用。