科研管理信息化及科研管理信息平臺建設(shè)研究

桂林電子科技大學 李遠遠

一、科研管理信息平臺構(gòu)建思路

科研管理綜合信息平臺的構(gòu)建，應(yīng)對科研管理方式、業(yè)務(wù)流程和管理制度進行優(yōu)化，能夠滿足高效、實時、共享、協(xié)同的要求，綜合運用現(xiàn)代管理理念和先進信息技術(shù)，使科研資源科學配置、科研管理全過程一體化運作，使管理流程規(guī)范化、管理數(shù)據(jù)標準化，逐步形成智能科研信息資源中心，能夠提取管理數(shù)據(jù)并進行智能分析，培養(yǎng)造就一大批能夠運用信息化工具進行科研管理的骨干能手。

科研管理綜合信息平臺的構(gòu)建，應(yīng)遵循開放性、實用性、先進性、標準化、可擴展性及安全性原則，進行科研管理信息平臺總體框架規(guī)劃和功能規(guī)劃，設(shè)計高效率、功能集成的科研管理信息平臺。該信息平臺的服務(wù)對象從科研管理人員擴展到科研活動的所有相關(guān)主體，科研活動所涉及的各方能有效協(xié)同，共享科研信息資源，使科研管理電子化和功能一體化地實現(xiàn)，完成科研信息實時發(fā)布、科研人員和基礎(chǔ)條件信息管理、科研項目全過程管理、科研經(jīng)費管理、智能分析和輔助決策等重點工作，強化科研管理工作力度，提高科研管理效率，促進科研管理工作更加科學、完善和透明。

二、科研管理信息平臺功能需求

(一)科研信息發(fā)布功能。

科研信息及時、準確的獲取，在很大程度上決定了科研項目能否及時申報和獲得批準，獲取科研最新信息的渠道越暢達，就越能及時高效地整合和協(xié)調(diào)配置科研資源，決定了科研活動的成敗。科研管理信息平臺的時效性非常關(guān)鍵，利用科研管理信息平臺，及時共享最新科研信息，是保證科研工作有效開展的最基本條件。科研管理者要第一時間準確地將國家自然科學基金委、全國社科規(guī)劃辦、國家部委、省市政府等發(fā)布的科研項目申報信息傳遞給科研人員，及早發(fā)現(xiàn)和組織高水平的項目研究，研究的寶貴時機稍縱即逝。此外，科研管理必須通過對國家政策、學科和學術(shù)動態(tài)、社會實際需求等的精確把握，制定正確的、符合發(fā)展需求和具有學術(shù)特色的選題和研究計劃(楊俊萍，2008)。

(二)科研人員和基礎(chǔ)條件信息管理功能。

科研管理必須對研究人員和研究基礎(chǔ)條件信息進行全面、動態(tài)掌握，從而能夠有效整合研究力量和學術(shù)資源，優(yōu)化配置學術(shù)梯隊和科研團隊，凝聚力量沖擊高水平科研項目，這就要求準確掌握科研人員的著作、科研成果、專利、論文及科研獎勵等信息。通過不同用戶的身份驗證，提供不同的使用權(quán)限和功能。科研人員通過該系統(tǒng)平臺，將科研信息及時上報，并對自己的科研信息進行查詢和動態(tài)修改;科研管理者以該平臺為工具，對科研人員的信息進行科學的管理，并對科研人員錄入的個人科研信息進行真實性、準確性審核，最大限度地保證科研信息的準確性。

(三)科研項目全過程管理功能。

科研管理信息平臺能夠?qū)蒲泄芾聿块T的所有業(yè)務(wù)提供支持，提供科研信息化管理的全方位解決方案，滿足科研項目全過程管理的需要，能夠極大地減輕科研管理人員的工作量，包括項目申報信息發(fā)布、項目申報、項目審核、篩選、報送、立項管理及分析、中期檢查、結(jié)項、成果轉(zhuǎn)化等過程的信息化。實現(xiàn)全過程跟蹤組織和管理，使項目組織管理工作科學合理、緊湊有序。通過科研管理信息平臺，科研管理者既可以通過平臺對單個項目進行跟蹤管理，也可以對所有同類型的項目進行批量管理;科研人員可以在平臺上對自己承擔的科研項目進行跟蹤管理和查詢，掌握每階段的進度和要求，并可以通過平臺與科研管理者進行互動交流。

(四)科研經(jīng)費管理功能。

規(guī)范科研經(jīng)費的使用和管理，避免“問題科研經(jīng)費”的產(chǎn)生，消除科研經(jīng)費浪費和經(jīng)費監(jiān)管不到位的情況，讓所有課題研究在陽光下進行。通過科研管理信息平臺，可以加強科研經(jīng)費的管理:收集科研經(jīng)費管理的外部信息和政策、制度，發(fā)布國家科研經(jīng)費管理政策形勢的新變化，幫助管理者和科研人員了解經(jīng)費管理的動態(tài)與趨勢;掌握科研經(jīng)費的收支情況，進行收支結(jié)構(gòu)分析和重點跟蹤分析與評估;加強申報項目的預(yù)算指導(dǎo)和審核把關(guān)，在科研項目立項時就嚴格限定資金的使用范圍，通過信息平臺進行經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行控制，確保經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行規(guī)范。

(五)智能分析和輔助決策功能。

通過獲取的科研管理信息，信息平臺能為使用者提供數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計分析、定量模型、圖表分析以及智能決策分析等工具，通過對基礎(chǔ)信息、申報信息、立項信息、結(jié)項信息、經(jīng)費信息等的統(tǒng)計分析，可以準確掌握科研工作總體情況，輔助科研管理決策;也可以對科研信息進行智能數(shù)據(jù)挖掘分析，有助于為科研政策的制定和實施創(chuàng)造有利條件，也有助于及時調(diào)整及優(yōu)化科研方向和整合凝聚學科優(yōu)勢。同時，科研管理信息平臺能根據(jù)使用者的不同身份提供不同的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，科研人員可以看到本人承擔的科研項目的分析信息以及同領(lǐng)域項目信息、專家和團隊信息;科研管理人員可以看到科研總體情況的分析，如項目總量及類型分布、經(jīng)費總量及使用情況等信息。

總的來說，科研管理綜合信息平臺本質(zhì)上是一個基于Web的協(xié)作系統(tǒng)，是一個及時發(fā)布各類科研信息的門戶網(wǎng)站;是為科研人員提供個人科研信息管理及項目全過程實施管理的服務(wù)平臺;是為科研管理者提供科研組織管理業(yè)務(wù)支持、經(jīng)費管理和決策支持的便捷高效的管理系統(tǒng)。科研管理綜合信息平臺的核心是共享數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中包括了整個信息平臺調(diào)取和使用的最有價值的數(shù)據(jù)信息。

三、科研管理信息平臺實施中的關(guān)鍵策略

(一)培養(yǎng)真正具有創(chuàng)新意識的科研管理者。

科研管理者應(yīng)當熟悉科研活動規(guī)律，將創(chuàng)新精神貫穿于整個科研管理全過程，擅長運用信息化工具，提高科研管理工作成效。科研管理者應(yīng)密切關(guān)注學科發(fā)展的方向和熱點問題，捕捉有價值的科研信息;準確把握國家和行業(yè)科技發(fā)展的宏觀趨勢和布局，謀劃重點的科研方向和科研選題;有能力整合科研資源攻克重要項目。

(二)重視科研人員的主體作用的發(fā)揮。

科研工作具有較強的不可預(yù)見性，應(yīng)減少嚴格的過程管控，而建立以成果和績效為導(dǎo)向的科研管理機制，避免頻繁考核和過度量化，為科研人員的工作創(chuàng)造寬松的環(huán)境，調(diào)動科研人員的創(chuàng)新積極性(李曉紅，2014)。關(guān)鍵是明確規(guī)定科研項目的成果產(chǎn)出要求，按照成果的完成質(zhì)量和績效考評結(jié)果分階段撥付研究經(jīng)費。

(三)強化科研經(jīng)費監(jiān)管。

建立科研信用“黑名單”制度，杜絕一題多報、重復(fù)資助等現(xiàn)象(李克強，2014)。為了避免科研資源浪費和重復(fù)投入，可以在科研項目申報時，就借助信息平臺和各類科技計劃進行聯(lián)網(wǎng)“查重”，檢測申請項目，將已有研究項目排除在外，杜絕多頭申報、重復(fù)立項。在項目結(jié)項時，進行科研項目支出績效評價，從項目目標相關(guān)性、與政策相符性、技術(shù)(方法)先進性、預(yù)算可行性、經(jīng)濟合理性等方面進行評價，通過加強項目績效考核，最大限度地發(fā)揮財政資金的作用。科學制定經(jīng)費預(yù)算，嚴格限定使用范圍，建立由獨立機構(gòu)進行財務(wù)審計和監(jiān)督的機制，發(fā)現(xiàn)貪污科研經(jīng)費的行為，應(yīng)及時糾正，直至追繳科研經(jīng)費;建立有效的懲戒機制，加大對貪污科研經(jīng)費者的查處力度，完善相關(guān)法律制度，設(shè)立相應(yīng)的法律認定標準，在追究騙取、貪污科研經(jīng)費者的刑事責任時做到有法可依(張衛(wèi)斌，2014)。此外，科研管理部門還應(yīng)加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，針對不同層次人員開展科研經(jīng)費使用及管理知識培訓(xùn)，開展經(jīng)費管理政策法規(guī)和宏觀形勢宣講，普及項目管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)督等方面的知識。

(四)建立科研管理知識體系。

科研管理信息平臺系統(tǒng)收集和整理的科研管理數(shù)據(jù)，包括深入記錄的科研管理過程中形成的案例和信息交互等，提供了科研管理體系的數(shù)據(jù)資源，通過分類存儲和提煉知識，促使科研單位整合形成知識化的管理體系，從而提高科研單位的自學習能力和科技創(chuàng)新能力(陳星，2009)。建立科研管理知識體系后，有助于對傳統(tǒng)的科研管理模式進行系統(tǒng)化的再造，形成跨地域、跨時空、支持虛擬科研團隊的科研工作模式，科研管理業(yè)務(wù)流程也將更趨于規(guī)范化、系統(tǒng)化，科研管理工作效率提升，組織的人力資源和信息資源的價值將會得到更充分的發(fā)掘。

［1］孫九林、閆保平:《數(shù)據(jù)密集時代的科研信息化》，載于《中國科學報》2014年3月10日。

［2］中國科學院、教育部、國家自然科學基金委:《中國科研信息化藍皮書2011》，科學出版社2011年版。

［3］楊俊萍:《信息網(wǎng)絡(luò)化對高校科研管理的影響》，載于《合肥工業(yè)大學學報(社會科學版)》2008年第5期，第57～59頁。

［4］李曉紅:《建立面向結(jié)果的科研經(jīng)費管理機制》，載于《中國教育報》2014年3月7日。

［5］李克強:《國務(wù)院常務(wù)會議講話》，2014年1月22日。

［6］張衛(wèi)斌:《6千萬的科研經(jīng)費為啥5年未開封》，載于《中國青年報》2014年3月9日。

［7］陳星:《從管理信息化的發(fā)展看科研管理信息化的應(yīng)用對策》，載于《輝煌十年中國社會科學院網(wǎng)路信息化十周年網(wǎng)絡(luò)管理與研究征文集》，中國社會科學出版社2009年版。