關于推行無紙化辦公的思考

萬英

【摘 要】 大家都在倡導低碳的時代，無紙化辦公成為時髦、現代的名詞。如今被人們廣泛提及，并且經歷了十幾年的發展。現代化的辦公系統已經風靡全國，有越來越多的企業注重無紙化辦公。本文結合實際工作對無紙化辦公過程中所存在的相關問題進行分析與闡述，并提出自己對于無紙化辦公的相應理解與認識，進一步給出了關于企業進行無紙化辦公的相關建議。

【關鍵詞】 無紙化 辦公 思考

本文對推行無紙化辦公進行相關探索，研究對于無紙化辦公的相關可行性。在信息技術通行的如今，無紙化辦公為行政方面的管理在節約成本、提高效率等方面發揮著重要作用。本文便是對無紙化辦公在各個方面的一些思考。

1 無紙化辦公的現實意義

1.1 隨時隨地處理公務，提高辦公效率

公文對于電子化審批的相關功能，基本上可以確保審批同步化，也就是當天提交申請，當天就可以完成審批，還能避免一文多投等現象，提高公文流轉的審批速度。并且文件查找快，在查找某一文件時只要在計算機的共享資源中輸查找文件題目或關鍵字就能快速完成查找。網絡的傳輸速度快，傳播面廣，能精確快速進行數字計算并且不受地點時間的限制等。主要是基于內部的局域網，在采用網絡進行互聯后，擺脫時間與地點限制，隨時能夠實現信息的共享與協同。

1.2 降低消耗節省人力，節約辦公成本

一方面是能削減人力資源開支。大部分的機關內部均配備復印室，在進行無紙化辦公之后，這部分的人力資源就會得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個部門在對大量文件的處理問題上能夠節約大量的人力與空間。無紙化辦公，將紙質文件被電子文件所取代，造成紙質文件大大減少，也會大幅度減少打印等辦公耗材的相關費用；另一方面能夠節約交通以及郵寄等費用支出。

1.3 規范辦公流程，排除安全隱患

無紙化辦公可以通過網絡的方式進行傳送，并可以準確記載閱讀與批示時間以及內容。這可以責任明確，權限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時反應。另外，各個部門可以通過電腦來實現信息的交流，領導者也能夠通過網絡對于各個用戶的終端工作內容來監督，必要的時候能夠對其進行相應控制。

1.4 公開行政事務，提升服務水平

開展無紙化辦公，一方面可以更好的加快行政化審批和收費相關事項的辦公速度。群眾可通過網絡對項目在辦理時所需手續進行了解，并能直接的填報相關性資料，縮短審批與辦理的流程；另一個方面，市民與政府領導以及基層間增加一條快速又便捷的溝通通道，通過網絡市民能及時的了解政府工作的中心，動態和政策文件，政府也可以知道群眾中亟需解決的問題，及時的了解百姓的生活，能更好地改善民生問題。

1.5 節能低碳，保護環境

低碳辦公即是指在節約相關能源的前提下的辦公，減少污染物的產生以及排放，可以回收并利用這些產品。無紙化辦公是進行低碳辦公的一個主要渠道，無需紙張不僅能夠節省制造原材料，還可以避免造紙工業對于水資源等等環境的污染。除此，紙質的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生產與使用也能造成環境的污染。所以無紙化辦公做到了節能和減排。

1.6 無紙化辦公具有綜合效益

第一，進行資源整合，通過網絡技術把單位的人力資源、知識資源、客戶資源、硬件資源、經驗資源、制度資源以及文化資源等集合在一個平臺上進行相關的管理和使用，實現各資源互相促進與增值。

第二，加快信息的流通：對于領導層下達的通知、文件、和任務，可在幾秒鐘之內傳達到相關的人員。

第三，規范辦公的流程：建立一個協調、緊密、可靠和簡單的管理運行機制。徹底的消除信息在傳遞中的延誤、阻塞以及失真，保證正確和及時反應。

2 無紙化辦公的現狀

2.1 積習難改，始終無人重視

中國的傳統文化使人們習慣文件只能是白紙黑字，認為通過網絡渠道或者郵件發布電子版的文不具備執行的效力；一部分單位在發布了公文之后還需要通過電話進行確認或者催辦；有一些部門還要逐一電話來通知相關部門到網上進行查看；一些人甚至將網上所發布的文件等等全部打印再進行閱讀。一些領導的計算機水平有限，并不愿意使用計算機進行處理工作，并且樂于使用紙張形式。人們已習慣從紙張上獲取信息，忽視了計算機與網絡信息處理方面的優勢。

2.2 無紙化辦公的適用領域受限

由于特殊要求（涉密的文件或存檔等），電子文檔不能完全的取代紙質化辦公。有一些需上報文件，上級部門也明確的要求打印，并蓋章上報；涉密文件傳輸目前大多還是采用紙質化方式；有一些文件在存檔的時候明確規定紙質保存；部門傳達企業的文件精神的時候，還需通過打印和張貼方式等。所以只有在一些簡易并且非涉密的相關文件交流和傳輸方面，電子文件才可以得到較大運用，而在涉及到簽字和蓋章以及存檔等問題的相關文件時，并不好處理。所以許多實行了無紙化辦公的企業仍是繼續雙管齊下，電子與紙質同時進行。

3 實現無紙化辦公的對策

3.1 領導首先轉變觀念

無紙化辦公不是一個人或一個部門的工作，是各級領導特別是領導班子在工作的過程中實現無紙化，領導班子是決定性的領導角色，各級領導的決心和它示范和帶動作用很重要，他們是無紙化實現的關鍵。如果一個單位的負責人能熟練操作和應用微型計算機、信息工作，毫無疑問，我們的無紙化將能夠進行很好。

3.2 改變規律創新制度

制定嚴格的打印系統，控制使用紙張。如：打字復印需要部門批準，印刷材料需要詳細登記；減少部門的打印機的數量，集中和印刷；控制材料采購部門，避免不必要的浪費等措施，嚴格控制印刷部門的數量。

3.3 統一平臺，加強合作

辦公室不是一個獨立的部門或單位，是一個很多的上級和下級領導以及員工，不同功能部門的相互幫助和相互配合的工作過程，實現無紙化必須首先建立一個易于使用和共享的辦公網絡系統，實現無紙化辦公不僅需要一個安全可靠的學習和易于使用的網絡平臺，更主要的是有關單位和人員，包括員工和領導必須密切合作，依照法律規定的無紙化辦公規則和系統需求，及時處理工作。傳統的辦公室處理已經運行了幾十年，形成了一套完善的制度和有效的方法，辦公室工作人員也習慣了這個辦公室處理模式，突然改變原習慣，應用計算機處理工作，參與問題會使領導及辦公室員工產生抵制情緒。

3.4 增強辦公人員的無紙化辦公的意識，循序漸進

傳統的辦公室辦公已經運行了幾十年，有一個完美的系統和有效的方法來辦公，辦公室的工作人員也習慣了這個辦公室處理模式，一下子改變原始的工作方式和生活習慣，應用計算機處理工作。無疑會產生領導及辦公室員工的一些抵觸。無紙化辦公系統運行初期，可以是一個雙聲道，即無紙和紙制版同時運行，待到一段時間后，大家基本上適應和熟悉了無紙化的方式和過程，再次逐步淘汰紙制版。

4 結語

電子產品的出現和網絡給我們的辦公室生活帶來了革命性的變化，方便和快捷方式是前所未有的，我們應該充分利用。但不可否認的是，文本仍是現代辦公系統不可缺少的。研究表明，在紙上閱讀速度比顯示器閱讀快20%到30%，有助于增強人們對信息的理解，提高準確性。例如，我們總是喜歡用打印稿校對文本，在這個過程中實現無紙化辦公的我們不能盲目地追求/無紙化，要揚長避短，不應該只看到無紙化辦公帶來便利，要結合實際工作和充分考慮實際情況，適當的實現無紙化辦公。無紙化辦公的點子是不切實際的，未來是最完美的結局可能會是優先電子文件，傳統的文件作以補充。

參考文獻：

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