供水企業電子文檔管理

摘要：隨著高新科技的發展，文檔的管理已經步入現代化、電子化，供水企業的電子文檔管理尤為重要，為了更好地進行電子文件的歸檔操作，我們從宏觀角度對電子文件管理的意義、特點進行把握，以期起到指導作用。

關鍵詞：供水企業；電子文檔；管理

隨著信息網絡技術的不斷發展，傳統紙質文檔管理的弊端日益顯露，越來越不適應新形勢發展的需要。下面從幾個方面談一談對供水企業的電子文檔管理的工作認識。

一、電子文檔管理工作的重大意義及重要性

運用計算機技術進行電子文檔管理和運用，它標志著文檔管理工作已進入現代化。這樣極大地方便了文件信息傳遞和數據的共享。在文檔管理工作中，利用互聯網對電子文檔進行管理工作，有著不可比擬的優勢。電子文件具有快捷性與可塑性的特征，利用計算機進行登記，可以達到一次錄入，多次、多種形式輸出文件的隨時查找利用，文件的修改、復制、粘貼、移動更加便捷。計算機能迅速、準確地查找你所需要的文檔資料，具有準、快、全和簡便、易懂、省力、省時的特點。這就是計算機技術應用為電子文檔管理工作帶來的質的飛躍，給文檔管理工作人員減輕了壓力，達到了提高質量和效率的目的。

二、電子文檔管理的特點

（一）文檔管理工作具有的先進性、應用性、普遍性等特點。

當初的文檔管理、數據計算已發展到網上的文件交換、信息傳遞和數據的資源共享?？v觀其發展過程，除了我們的思想認識有了階段性的飛躍外，機器設備也在不斷更新換代，應用范圍也在逐步擴大，操作系統、版本不斷升級，編制程序的語言也不斷地發生著變化。

人類正步入信息化的社會，計算機網絡已成為一項促進社會發展的重要設施。它的迅速和廣泛運用，正深刻地改變著人類的工作方式和工作方法。因此，我們應樹立起新形象建立檔案的新模式，實現與現代化高科技接軌，步入一個正規化、科學化、整體化、準確化、系統化的融為一體的自動化文檔管理軌道。

（二）文檔管理工作的策略性、保密性、安全性、更改性。

隨著電子文檔管理的發展和普及，各種新問題也將不斷地出現。我們應積極地尋求新辦法、新措施，采取更多積極的對策，以適應新形勢下對電子文檔管理工作的要求。但是由于計算機和網絡保密功能并不完備，導致檔案工作過程中也存在一些疏漏。因此，電子文檔管理工作如何適應新時期保密工作的要求也成為目前一個面臨的新課題。國家保密局明確要求，禁涉機密計算機登錄國際網站，這就告誡我們凡是做檔案工作的同志，加強保密工作是非常必要的。因此，我們要積極地探索新方法，嚴格遵守保密制度，落實保密措施，以高度的負責，自覺地做好電子文檔保密工作。

信息管理系統是針對采來的信息進行整理、分類等標準化處理，將大量無序的信息有序化處理，實現數字文檔在業務管理部門的全程管理。系統維護采用統一用戶管理，以及分級安全管理措施。同時對電子原文進行高強度的加密存儲，對用戶、原文實現雙重控制保證數據的安全性和永久性。對管理人員上崗前進行保密知識培訓，要求他們不隨便傳播處理秘密信息，不亂放秘密性強載體，不隨便亂丟載密廢品，不私自制秘密信息，不泄漏密令、密碼，強化保密思想意識，接受保密教育與監督，加強對保密工作的責任感；提高保密技能，提高專業水平，加強保密知識的學習；掌握新的保密技術技能與技巧。

電子文件具有更改性的優點。電子文件可以在不同的計算機中間傳遞，可以在不同的載體之間相互編制。而這些操作后信息形態無任何變化，于是難以確認原件與被修改過的文件，就這一點也就需要管理工作人員保管好文件，不能出現絲毫的疏漏與馬虎。尤其是保管“完好”的電子文件也許內容失竊卻一無所知。這些就是對電子文件“信息生命”保護不當造成的。對電子文件“信息生命”的保護應注意以下四個問題：（1）保證電子文件的持續可讀性；（2）防電腦病毒；（3）控制網絡中電子文件系統的安全；（4）備份處理，異地保存。

三、電子信息技術為電子文檔管理技術支持

在信息時代，電子檔案的實質是技術的工程，電子檔案管理的實質是一項檔案技術工程的管理。格式不同，所需操作條件就不相同，操作方法也有不同。而同一內容的文件，又有屏幕文件和存盤文件之分。正式文件還有源文件與目標文件、只讀文件與可讀寫文件、顯性文件和隱藏文件之分。

電子文件的名稱由文件主名和擴展名兩部分組成，一般來講，文件主名反映文件的內容特征或責任者特征，擴展名反映文件的格式或屬性。如一個名為README.EXE的電子文件，其有如下含義：第一，在內容上它是一個自述性質的文件；第二，在類型上它是一個可執行性程序文件。再如一個名為WENJIAN.DOC的電子文件，從其文件上可以知道：第一，在內容上，它是一個談“文件”的文件；第二，在類型上它是一個微軟中文處理軟件支持下的數據文件。

明辨電子文件的格式或屬性十分重要。它直接關系到同一文件能否放到不同編輯環境下進行操作處理，也關系到不同文件能否放到同一環境下進行編輯操作處理，從而影響電子文件操作的成敗和效益。

文檔管理人員既要掌握本專業的基本理論和基本知識、具備檔案管理基礎知識、熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等，還要學習文書學、圖書館學和情報學的有關知識。

四、如何做好電子文檔的管理

（一）制定電子文檔的管理標準

電子文檔的記錄格式、載體形式區別于紙質文檔，不僅外形上不同，在處理方法、管理內容上也相差甚遠，所以必須根據電子文檔的特殊性來制定相應的管理標準。如電子文檔的登記、命名、歸檔鑒定、收集、防護、安全及專利維護等各項標準的制定，可以參照紙質檔案的某些做法，但又不能照搬。如電子文檔在形成、積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文檔的歸檔質量；生成電子文檔與專用軟件必須一同歸檔；對已經歸檔的電子文檔的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施，以確保信息的原始性、真實性和完整性等。

（二）確定電子文檔的歸檔方式

電子文檔的歸檔方式有邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網絡上，將電子文檔的物理地址存放在由檔案部門控制的服務器中，電子文檔能提供相關部門有效利用和處理。該方法適用于具有穩定可靠的網絡環境和嚴密安全管理措施的單位。物理歸檔是指經過計算機處理的電子穩定通過拷貝或刻錄載到載體上，而檔案部門移交實行脫機保管過程。該方法便于電子穩定的長期保存。

（三）明確電子文檔的歸檔內容

1、確定電子文檔的歸檔范圍。

2、明確歸檔時間。

3、歸檔份數。

4、歸檔要求。

5、歸檔方法。

（四）將電子文檔與紙質文檔同步歸檔

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存儲裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄備注項中著明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄備注項中著名相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。