優化城建檔案管理的主要途徑解析

摘要：進入21世紀以來，以計算機技術為主要標志的高新技術產業蓬勃發展，計算機技術也憑借其強大的優勢迅速的被應用于各個領域。以計算機信息處理技術以及電子通信技術為基礎的城建檔案數字化管理模式成為一項技術性、綜合性的管理體系。本文對數字化城建檔案管理的主要內容、城建檔案管理中存在的問題及措施進行了分析和探討。

關鍵詞：城建檔案；優化管理；數字化

一、引言

數字化城建檔案管理受到先進科學技術的指導，轉變了傳統城建檔案管理模式，提升了城建檔案管理工作的質量與效率。傳統的城建檔案管理主要是依靠檔案管理人員的手工操作完成，需要耗費大量的人力物力，而且工作效率較低，工作質量不穩定。數字化的城建檔案管理的信息大多以電子文檔的形式，存儲在計算機硬盤，占用的存儲空間較小，便于集中管理。數字化的城建管理借助于計算機這個平臺，實現管理過程的智能化、自動化，大大減少了檔案管理人員的工作量，工作效率、工作質量都有所提升。

二、數字化城建檔案管理的主要內容

數字化城建檔案管理的主要對象與傳統的城建檔案管理大體一致，只是管理對象的具體存在形式有所差異。數字化城建檔案管理也是對檔案中的文字、圖像、音頻等進行處理，不同的地方在于所處理的對象都是經過數字化處理的、計算機能夠識別的內容。數字化管理的關鍵在于完成對城建檔案的數字化處理，也就是將收集到的資料、信息按照檢索或者分類的方式收入計算機，這個過程是一切數字化管理的基礎和前提。完成對數據資料的輸入之后，將輸入的信息整理歸類，以便快速準確的查找使用，這個過程相對較為復雜，工作量較大，而且需要管理者具備良好的自身素質。在完成對檔案資料的輸入與整理之后，數字化城建檔案管理的任務就變成了辦公的自動化和智能化。利用已經建立起來的數字化城建檔案數據庫實現實時調控，各個部門之間實現數據資源共享，為科學決策提供有力的依據。對于數字化城建檔案的維護管理必須要從建立之初開始，保證數據資料的準確性、及時性和專業性，利用計算機的全方位監控設備，保障檔案資源的安全性。

三、城建檔案管理中存在的問題分析

（一）城建檔案資料的真實性。對于傳統的城建檔案資料來說，其真偽性可以由文件的簽名、印章等形式加以確認，但是數據化的城建檔案資料的真實性卻無法由此得到保障。數字化的城建檔案制作、修改以及后期維護等環節，都是由計算機控制完成的，計算機操作的可復制性與可修改性增加了城建檔案資料真實性檢驗的難度。在實際的管理實踐活動中，電子化檔案的真實性受到人們的質疑，以至于是否可以將電子化的檔案資料作為實際的法律憑證這個問題成為制約數字化管理進一步發展的關鍵問題。

（二）城建檔案管理缺乏統一有效的操作標準。眾所周知，標準化、科學化的城建檔案管理標準是檔案管理的保障，但是實際的管理情況卻并非如此。目前，計算機城建檔案管理需要借助于部分計算機軟件進行，因此，城建檔案管理的質量受到軟件的通用性、實用性等方面的影響。計算機軟件系統千差萬別，即使功能相近，其內部的運行機制也會有較大的差異，這就導致沒有統一的技術標準作為指導。沒有統一、明確的技術標準，城建檔案管理就缺乏統一性和標準性，不同系統之間的信息與數據傳遞交流都會受到限制，影響數字化城建檔案管理體系的進一步完善。

（三）受傳統管理理念影響較大。受傳統檔案管理方式與管理理念的影響，城建檔案管理的數值化進程緩慢，具有多年檔案管理經驗的檔案管理人員不可能在短時間內接受數字化、電子化的管理理念。另一方面，相關部門并沒有給與檔案管理工作應有的重視，具備專業素質的專業型檔案管理人員嚴重缺乏，導致數字化城建檔案管理工作很難深入推廣。數字化城建檔案管理人員除了具備基本的檔案管理技術，還需要對計算機軟件以及網絡通信技術有基本的了解，需要熟練掌握系統開發、程序維護、咨詢服務以及信息導航等實際的計算機操作技術。

（四）重基本建設手續的完善，輕工程檔案資料的收集移交現象較多。一些建設單位為完善住宅樓、商住樓的相關手續，需要辦理產權，以便順利地進行房屋買賣，“不得已”才移交建設工程檔案資料，移交情況尚可。但一些具有公益性的公共設施建設，城建檔案的收集就很難。對這些公共設施今后的使用管理、工程質量的維護帶來不便、造成隱患。

（五）事后“補、做”檔案的現象。在城市建設當中，強調加快建設，相對忽視了管理。有的建設單位對與建設工程關系密切的城建檔案重視不夠，許多施工單位檔案意識不強，建設過程中對標準規范重視不夠、方案隨意變更、檔案臨時拼湊的現象屢屢發生，建設工程檔案完整收集困難。很多工程檔案是后來為辦理備案手續和產權證時作為必需的要件，才不得不請人“補做”的資料，檔案的真實性受到影響，并且造成很多重要的工程檔案資料丟失，損失無法彌補。

四、完善城建檔案管理具體策略分析

（一）城市管理部門要加強對城建檔案管理的重視程度。城建檔案管理是一個城市科學發展、合理規劃的主要依據，正確認識城建檔案管理在城市發展中的重要位置。數字化的城建檔案管理能夠有效的延長檔案數據保存的期限，保證信息的安全性與穩定性，而且大大縮短了查閱以及分析數據資料的時間，提高了城建檔案資料的使用效率，為城市的科學決策提供有效保障。政府部門應該積極引導，鼓勵并幫助管理部門樹立建設數字化、智能化、信息化檔案管理的意識，提高管理人員的創新能力。

（二）注重培養檔案管理人員的綜合素質和專業技能。檔案管理人員的自身素質與管理工作的質量息息相關，因此，要想實現城建檔案管理的數字化就必須要從提高檔案管理人員的自身素質開始。培養檔案管理人員的綜合素質和專業技能，增加管理人員對數字化系統的熟練程度，提升管理人員應用新技術、新設備的專業能力。除此之外，管理部門還要積極引進高素質的人才，彌補自身管理人才不足的缺陷，增強整體的管理能力。

（三）制定并完善統一的技術標準。制定統一、明確的數字化管理技術標準，實現對城建檔案管理過程的規范化、標準化控制，消除因數據標準不統一造成的資源傳輸與交流障礙，提高數據資源的使用與傳播效率。完善的技術標準不僅僅包括計算機內部軟件和操作平臺的操作標準，還包括對管理人員操作過程的嚴格控制，盡量減少認為事物導致的管理漏洞。除此之外，對于城建檔案資料的檢查管理，除了保障資料數據的真實性、準確性之外，還需要對檔案數據統計口徑進行統一設定，保證檔案數據的實用性。

（四）建立完善城市建設信息化網絡。建立并完善城市建設信息化網絡，將城市建設項目、整體發展規劃與城建檔案綜合在一起，為城市的發展提供更多的資料，擴展資源共享的層面。城市建設信息化網絡需要城市建設部門、管理部門以及審批部門相互配合才能實現，各個部門之間的數據資源完全共享，技能提升資源的使用效率，也可以做到全面規劃、統籌全局，實現城市的科學化、合理化發展。

五、結語

總體來說，隨著我國城市化建設的迅速發展，城建檔案管理規模也不斷增加，工作難度也隨之上升。城建檔案是城市建設項目必須要參照的依據，也是決定城市發展方向的關鍵，必須要從根本上提升城建檔案管理的質量。數字化城建檔案管理在計算機技術不斷發展的背景下，一定能夠為解決檔案管理問題提供巨大幫助。

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