淺析如何做好檔案管理工作

摘要：在信息化高速發(fā)展的今天，隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。如何做好新形勢下的檔案管理工作，是擺在各級管理人員面前的一個重要課題，必須引起高度重視和認真思考。要做好檔案管理工作，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

關(guān)鍵詞：淺析；做好；檔案；工作

隨著改革的不斷深化檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要檔案管理工作顯得更加重要。在新的條件下如何做好檔案管理工作我認為應(yīng)從以下幾個方面抓起

一、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。對檔案管理人員來說則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性以自己的實際行動去影響去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如何發(fā)揮主觀能動性爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點：一是愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作忠于職守在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。二是積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠很多都是因為缺乏檔案意識認為檔案工作在一個單位可有可無。因此要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)并在實踐中加以應(yīng)用。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

一是增強責(zé)任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，又要有扎實的檔案管理的方法和基本技能。因此檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識開拓視野優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)提高綜合素質(zhì)才能做好新時期的檔案管理工作。

二是掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作邊學(xué)習(xí)邊操作在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

三是利用現(xiàn)有資源整理檔案。檔案匯集著大量的指示也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣重復(fù)，勞動多勞動強度大，因此要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢減少手工操作提高工作效率。

三、加強教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

一是提高認識水平，強化繼續(xù)教育。首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

二是加強制度建設(shè)，建立運行機制。加強制度建設(shè)建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育更新知識提高業(yè)務(wù)能力和水平。

三是開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實際出發(fā)按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓(xùn)。第一，要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會彌補一次性教育的不足。第二，要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。第三，要強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)并靈活運用到實際工作之中。

四、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

一是立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化，只有實現(xiàn)檔案管理的制度化檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

二是實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合。實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示也記載著豐富的信息成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣重復(fù)勞動多勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費時間。只有這樣豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

三是檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段做，好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)。要加強檔案的開發(fā)利用實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。因此只有全力做好檔案管理工作才能為社會的全面進步經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。綜上所述科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。展望未來機遇和挑戰(zhàn)共存，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。