從ERP實(shí)施看企業(yè)信息部門的角色轉(zhuǎn)換

摘要：本文首先對(duì)ERP的相關(guān)知識(shí)作了簡單的介紹，進(jìn)而結(jié)合企業(yè)的實(shí)例，從分析ERP不同實(shí)施方法選擇的利弊出發(fā)，得出了在ERP實(shí)施中企業(yè)信息部門角色已發(fā)生轉(zhuǎn)換的結(jié)論，最后談了信息部門的角色轉(zhuǎn)換在企業(yè)發(fā)展中所起的作用。

關(guān)鍵詞：ERP；信息部門；角色；轉(zhuǎn)換

引言

一直以來，企業(yè)信息部門被定義在服務(wù)的角色上，其主要任務(wù)就是維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在相當(dāng)一部分人的認(rèn)知里信息部門就是企業(yè)的一個(gè)“計(jì)算機(jī)修理部”，而信息部門人員有時(shí)甚至被稱為“修電腦的”。然而，伴隨著企業(yè)信息化進(jìn)程逐步推進(jìn)，當(dāng)企業(yè)意識(shí)到信息技術(shù)有可能給企業(yè)帶來更大的發(fā)展，或者迫于競爭的壓力，使得企業(yè)不得不考慮引進(jìn)ERP等企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的變革時(shí)，信息部門又自然而然的被推到了前沿。國內(nèi)外多個(gè)大型咨詢公司的ERP實(shí)施方法強(qiáng)調(diào)：“要保證ERP的順利實(shí)施，首先要調(diào)整信息部門的有關(guān)職能，ERP成功與否的關(guān)鍵，也在于信息部門的作用是否到位。” 在整個(gè)ERP實(shí)施中，準(zhǔn)確的為企業(yè)信息部門確定角色是ERP成功實(shí)施的先決條件。

一、ERP概述

（一）ERP的概念

ERP是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning）的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。而我們目前所說的ERP，實(shí)際指的是一些軟件公司基于這種先進(jìn)的企業(yè)管理理念開發(fā)的高度集成化的商業(yè)套裝軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)⒇?cái)務(wù)、采購、銷售和其它業(yè)務(wù)功能進(jìn)行合理集成。簡而言之企業(yè)ERP的內(nèi)涵就是“管理+信息技術(shù)” ，即以信息技術(shù)為手段，綜合利用企業(yè)內(nèi)外的信息等資源，建立包含整個(gè)企業(yè)所有業(yè)務(wù)的信息平臺(tái)。

（二）ERP的特點(diǎn)

ERP兩個(gè)最大的特點(diǎn)就是是集成性與實(shí)時(shí)性：集成性表現(xiàn)在ERP是一個(gè)信息高度集成的管理系統(tǒng)，不僅可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部的物流和資金流、信息流實(shí)現(xiàn)集成，而且也可以將企業(yè)外部有關(guān)供貨商及其市場和客戶的物流、資金流和信息流集成在一起；ERP的實(shí)時(shí)性表現(xiàn)在ERP系統(tǒng)是與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的，具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)交換和通信能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的實(shí)時(shí)在線管理。

二、信息部門的角色轉(zhuǎn)換

從以上ERP的定義和特點(diǎn)可以明確，ERP是一個(gè)完全支撐于信息技術(shù)上的系統(tǒng)平臺(tái)，其建設(shè)本質(zhì)就是一個(gè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施。而一般的信息化項(xiàng)目實(shí)施常使用兩種基本方法：一是信息部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門配合實(shí)施；二是業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，信息部門配合實(shí)施。采用哪種實(shí)施方法，直接決定信息部門擔(dān)當(dāng)什么角色。

第一種方法信息部門負(fù)責(zé)，有利于對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的總體把握，能比較準(zhǔn)確地采用恰當(dāng)?shù)男畔?yīng)用技術(shù)集中處理信息，但對(duì)于調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)部門積極性有不利影響。

第二種方法充分調(diào)動(dòng)了業(yè)務(wù)部門積極性，但有兩個(gè)比較突出的問題：

（一）問題一：業(yè)務(wù)部門對(duì)信息技術(shù)的掌握度不足

由于信息技術(shù)畢竟具有很強(qiáng)的專業(yè)性，不僅需要對(duì)業(yè)務(wù)的精通，更需要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)有較深入的了解，就目前企業(yè)情況而言業(yè)務(wù)部門要達(dá)到這一點(diǎn)是相對(duì)困難的。而企業(yè)信息部門因長期從事信息技術(shù)推廣工作，具備良好的信息技術(shù)基礎(chǔ)，雖然信息技術(shù)飛速發(fā)展卻也有其特定的內(nèi)在規(guī)律可循，信息部門憑借積累的基礎(chǔ)知識(shí)接受新的信息技術(shù)的能力比較強(qiáng)，學(xué)習(xí)能力比較強(qiáng)，再加上了解企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)情況，可以更好地完成軟件公司和企業(yè)內(nèi)部溝通，也能更快、更深刻地理解產(chǎn)品功能，并通過消化傳授給企業(yè)內(nèi)部最終用戶。這點(diǎn)在企業(yè)ERP實(shí)施工作中有很好的例證。拿最基礎(chǔ)的安裝客戶端和環(huán)境配置工作來說，ERP專業(yè)公司發(fā)布了詳細(xì)的安裝及配置說明文檔，但這些文檔在編寫時(shí)定位于ERP多層面的用戶，囊括了可能出現(xiàn)的多種情況，其中有些并不會(huì)在企業(yè)用戶層面出現(xiàn)。一旦寫入反而使不少的用戶尤其是工作于基層的最終用戶在實(shí)際的操作時(shí)產(chǎn)生困惑，無從下手。為此信息中心在吃透了專業(yè)公司的說明文檔后，結(jié)合工程處計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的實(shí)際配置情況，精簡了復(fù)雜的安裝及配置步驟，重新編寫了安裝說明文檔，很好的解決了用戶安裝配置時(shí)的困惑。

（二）問題二：業(yè)務(wù)部門的局部利益之爭

因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門工作職責(zé)的劃分及企業(yè)業(yè)務(wù)的連續(xù)性，使業(yè)務(wù)部門間不可避免地存在著一定的利益沖突，而ERP的應(yīng)用會(huì)對(duì)既得利益產(chǎn)生沖擊。在ERP實(shí)施中，各部門會(huì)為保證其部門利益最大化地提出一些需求，導(dǎo)致項(xiàng)目過于注重部門利益，系統(tǒng)擴(kuò)展性受到影響，產(chǎn)生比較嚴(yán)重的信息孤島問題，不利于下一步的發(fā)展，這個(gè)問題在ERP上線準(zhǔn)備階段的實(shí)施工作中已暴露出來。自建設(shè)開始相關(guān)業(yè)務(wù)部門就抽調(diào)了業(yè)務(wù)骨干積極努力的開展著各自業(yè)務(wù)的流程調(diào)整、系統(tǒng)測試和數(shù)據(jù)移植工作。雖然業(yè)務(wù)部門對(duì)自己的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中的運(yùn)行了如指掌，但因過于重視自身業(yè)務(wù)，忽視了對(duì)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性和整體性的了解，在系統(tǒng)即將上線時(shí)就出現(xiàn)了各自為營、無法把握整體規(guī)劃的局面，一度造成了項(xiàng)目推進(jìn)的滯后。而信息部門在企業(yè)中看似與所有部門都相關(guān)，但技術(shù)的性質(zhì)決定了信息部門其實(shí)是處于相對(duì)獨(dú)立的地位。這種相對(duì)獨(dú)立的地位恰恰能很好的規(guī)避因過多考慮業(yè)務(wù)利益而引起的相關(guān)業(yè)務(wù)間不良的連鎖反應(yīng)，便于從企業(yè)的整體出發(fā)，達(dá)到收益最大化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也是認(rèn)識(shí)到了這點(diǎn)，及時(shí)召開了“ERP上線啟動(dòng)工作專題會(huì)議”明確了信息中心牽頭，進(jìn)行整體協(xié)調(diào)指揮的工作部署，系統(tǒng)得到有序推進(jìn)，最終順利上線。

綜合來看在ERP實(shí)施過程中由信息化部門進(jìn)行系統(tǒng)的總體規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門把握具體業(yè)務(wù)的實(shí)施是最有利于項(xiàng)目開展的方法。

從以上ERP實(shí)施方法的選擇中不難看出，信息化部門的角色已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，由服務(wù)角色轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵念I(lǐng)導(dǎo)角色。不再僅僅是維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的一個(gè)服務(wù)部門，而是轉(zhuǎn)變成以管理為主、以服務(wù)為輔的部門。其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)組織、培訓(xùn)、溝通及系統(tǒng)的維護(hù)、改進(jìn)、完善等技術(shù)支持工作，是問題與需求的明確者、規(guī)劃的建議者、實(shí)施過程中的協(xié)調(diào)者、知識(shí)的傳承者、進(jìn)度與質(zhì)量的監(jiān)控者、系統(tǒng)健康應(yīng)用的維護(hù)者。

三、在企業(yè)發(fā)展中的作用

隨著中國石油進(jìn)入國際資本市場，以及中國加入世界貿(mào)易組織而產(chǎn)生的國內(nèi)、國際市場的競爭不斷加劇，企業(yè)競爭力成為企業(yè)發(fā)展的核心要素。企業(yè)競爭力不斷提升的過程本質(zhì)上就是企業(yè)信息化的過程。“羅馬城”不是一夜建成的，一個(gè)企業(yè)不可能僅僅通過引進(jìn)一套諸如ERP的軟件系統(tǒng)，就馬上造就一個(gè)信息化企業(yè)。作為企業(yè)信息化建設(shè)的執(zhí)行者，其角色發(fā)生轉(zhuǎn)換，成為核心部門，起領(lǐng)導(dǎo)作用，全面參與到信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施中能有效縮短項(xiàng)目實(shí)施周期、降低項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)度，提高項(xiàng)目實(shí)施成功率，加快企業(yè)信息化建設(shè)的速度，進(jìn)而提高企業(yè)競爭力的提升速度，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到加速作用。