網絡環境下高校學生檔案管理的特征和服務策略

王茂敏　張仲達

摘 要：隨著社會的不斷進步，高等教育也正在快速的發展。高校學生的檔案管理工作也進入到一個新的時期。由于現在大學錄取比例越來越高增加了學生人數，不同專業的學科也增加，還有不同種類的畢業生就業情況，都加大了高校學生檔案管理工作的難度。但是由于信息化的不斷發展，使高校學生檔案管理更加的完善起來。

關鍵詞：檔案管理；網絡環境；特征；服務策略

高校學生檔案管理是一項嚴謹的工作，必須做到細致，認真，準確無誤的針對每一位學生。不可漏掉檔案中任何一個有效的信息內容。一般都是紙質文件先填寫比較多，電子版的文檔都很少。但是這種不利于保存，容易丟失的可能性比例很高。網絡環境下的高校學生檔案管理比較有利于檔案的保存。以下針對網絡環境下的高校學生檔案管理寫出了其特征和服務策略。

1 網絡環境管理下高校學生檔案管理的特征

1.1 創新的管理模式，增強檔案管理意識

工作人員首先要從工作上重視檔案管理的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認識檔案管理工作給社會給學校帶來的無形效益，從而增強各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識，使大家明白檔案工作不是可有可無的，而是應該認認真真、扎扎實實、規范完整的做細做好。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，保存檔案的載體也實現了多元化，如光盤、PDF文檔、錄像帶、圖片等等都可以在很好的環境條件下保管檔案。網絡環境下加大了學校對檔案基礎設施建設的投入，可以建設多樣性、高標準的檔案館和資料室。同時還配備所需要的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公用品、做到了真正的日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對高速發展的新時代，新的技術不斷涌現，這就要求檔案管理工作人員，不僅要有很好的政治素質以外，還需要掌握各種學科各種領域的知識和技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，可以提高辦事效率，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術；所以當下高校不可或缺的是檔案管理工作人才[1]。

1.2 計算機網絡下的檔案管理避免很多不必要的麻煩

減少了檔案管理的不規范。因為以前的檔案管理部門沒有形成自己的實施方案和制度，而且管檔管理工作人員在管理上流于形式，僅僅只是充當檔案保管者的角色，對學生檔案進行不規范的操作容易導致檔案內容匹配錯誤，檔案歸檔混淆、管理混亂等問題，可以說只是個別現象，而且這類問題一旦發生就不太容易被發現，并給下一步的畢業生檔案傳遞工作留下了嚴重的定時炸彈。影響了檔案管理的嚴肅性，降低了檔案工作效率。最主要的一點是檔案管理人員素質有待提高。通過計算機下的網絡管理可以減少以上提到的問題。當然前提是首要任務要做的很完善，根據紙質文件來完善檔案管理也是很重要的。

1.3 加快工作效益

由于當下高校學生檔案管理的工作量很龐大，甚至有很多遺留的大學生檔案。可是檔案管理工作人員卻寥寥無幾，很大程度上加大了檔案管理工作的難度，也增加了畢業生檔案管理工作中問題產生的幾率。如果運用計算機管理系統，那么會比較容易的。當然需要的是可以靈活運用計算機和光盤刻錄技術，以及拍照整理的工作人員[2]。將其學生檔案整理成為電子文檔，備案記錄。所以各大高校可以把那些政治素質強、作風好、業務精練的人選調到檔案管理崗位上，發揮其才智，管理好人事檔案。

1.4 老思想影響檔案管理

在信息技術快速發展的今天，各大高校因循守舊，檔案的觀念停留在以前的紙質文件時代。學校領導還沒有從傳統的紙質檔案模式中走出來，從心理上排斥、不接受“信息化”，認為紙質檔案更安全，更方便。雖然紙質檔案是比較容易讀取和容易理解，寫好后的和保存好的都是一致的。但是在整個社會信息化潮流的影響下，高校學生檔案信息化是不可或缺的[3]。所以各大高校要努力提高學校整體的素質水平，真正做到與時俱進，共同發展。

2 服務策略

2.1 加強檔案機構體系的合理設置

建立一支具備掌握各種學科各種領域的知識和技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，是充分開發利用高校學生檔案人事管理信息的組織保證。所以，必須要調整、配備相應專業素質的檔案人才隊伍是很有必要的。提高現有檔案管理人員的素質，注重培養業務能力，特別是信息技術的培養，不定期舉辦考核和崗位培訓，邀請專家學者來講座交流，及時了解現代科學和檔案學領域發展的新動態、新成果，不斷更新檔案工作人員的知識結構，提高檔案工作人員的工作能力水平，促進檔案人員服務意識的增強。檔案部門首先要做好的是自身服務意識能力的提升，這樣才能促進全社會檔案意識的強化，使整個檔案工作才能沿著健康的軌道向前穩步發展檔案意識的強化是一項潛移默化的過程，決不是簡簡單單就可以完成的事情；所以，同志們還需要多多努力。

2.2 提高檔案信息動態更新

信息化的內容具有使網絡自動更新的特征。網絡的自動更新將會引起文件結構的改變；內部內容的更新，會引起信息內容的改變，讓我們看到和上一次保存起來不一樣的信息內容。以電子文檔保存檔案是最理想的方式，不僅能保證檔案的完整，而且還允許多個用戶同時訪問，而且要比紙質檔案更易檢索，并可以提供更有效的存儲方式。更為重要的是，當文件保存系統自動升級時，保存在系統內的檔案會隨著系統的更新自動更新和遷移，就像現在手機軟件自動更新一樣，雖然系統升級了，可以內部內容還是存在的[4]。這種方式是發達國家保存檔案的主要方式，也是檔案保存系統的發展趨勢。是我國需要多多學習和借鑒的地方。

3 總結

加強高校學生檔案信息化建設管理是高校檔案事業適應時代的潮流和社會發展的必然選擇，是加快檔案管理現代化的客觀條件，是提高檔案信息服務水平的必經之路。高校學生檔案信息化建設還沒有現成的經驗可供參考，我們應該善于在實踐中尋求經驗、吸取教訓，一步一步形成檔案信息化建設的一套理論，不斷完善起來。因為實踐是檢驗真理的唯一標準。走出一條先實踐、后理論、再次實踐、創辦新理論的科學建設發展大道之路，理論和實踐是與時并進的，將其不斷推動高校學生檔案信息化建設穩步向前的步伐。希望各大高校共同努力、共同發展，共同完善，共同成長，有越來越多的檔案管理型人才為其服務。

參考文獻

[1] 梁世承.略談高校檔案信息化建設的現狀與對策[J].南寧師范高等專科學校學報，2004（6）

[2] 陳曉虹.淺析高校檔案的信息化建設[J].杭州電子工業學院學報，2002（4）

[3] 孫敏.《論高校人事檔案管理工作的創新思路》[J].湖北教育學院學報，2005（4）

[4] 楊公之.檔案信息化建設實務[J].北京：中國檔案出版社，2003

作者簡介

王茂敏（1981-），男，漢族，山東濟南人，大學，檔案助理館員，研究方向：檔案管理、計算機網絡，單位：濟南工程職業技術學院。

張仲達，男， 齊魯工業大學，講師endprint