基于計算機的文書檔案科學化管理探索途徑

王玉秀

摘 要：文書檔案管理在單位工作中的重要性是不可替代的，進行文書檔案科學管理十分必要，其重點在于收集、保存資料，文書檔案管的管理對象主要是文件、書報、物品存檔等，是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。本文就文書檔案管理中存在的一些問題以及相應的對策做出一些探討。

關鍵詞：文書檔案管理；對策；探討；機密性

文書檔案在企業檔案管理工作中占有非常重要的作用，是單企業檔案管理水平的重要體現，是單企業檔案的資源發生地，對文書檔案進行規范化、標準化的科學管理，才能夠提高文書檔案的利用率，為企業的其他工作打下基礎，做好服務。下面分析一下文書檔案管理的特征，探討目前文書檔案管理存在的問題和加強管理的措施。

1 文書檔案管理的特征

文書檔案是對歷史的一種記錄，是相關時間段內機關、企業和事業單位、社會團體及其他社會組織在領導與行政管理活動的綜合，主要包括了黨委、組織、紀委、紀檢、工會、辦公室等部門的活動，又被稱之為管理性檔案。文書檔案管理的手段主要是以紙質為載體來記錄，并按照相關要求分類后存放在檔案室中。文書檔案是對單位工作各方面的真實記錄，它主要涉及黨群管理、行政管理、財務管理、人事管理、業務管理等方面，內容豐富。形成了文書檔案資料的豐富性。文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現，也是單位領導作出重大決策的重要依據。只有實現文書檔案的科學化管理和規范化管理，才能發揮出文書檔案的作用，體現出文書檔案所具有的價值。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案的收集不夠及時

企業檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，是企業檔案信息資源實現集中統一管理的重要環節，它既為檔案整理工作提供了物質基礎，又是實現檔案利用的前提條件，文件材料收集的齊全與否，與檔案的完整性有著密不可分的關系。當前一些企業文書檔案收集工作中存在的問題，分析其原因，主要是，社會經濟的發展和信息化技術的應用對企業檔案管理工作有著積極的推動作用，例如通過企業OA軟件的運用，很大程度提高了各類紅頭文件收集的齊全完整性，但總體而言，文書檔案收集工作仍存在諸多突出問題。主要包括：一是檔案材料收集不齊全，部分企業在文書檔案收集過程中只收集紅頭文件，對于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如黨組會會議記錄、公司簡報、各類非生產性合同、工作計劃和工作總結、統計報表以及其他具有原始憑證性材料的收集缺乏重視，致使許多重要文件材料逐漸丟失，而這些文件材料對今后的查考編研等工作起著不可替代的作用。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時常使檔案管理員不能按時完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個別部門確實工作需要，所以導致檔案管理人員只得妥協，等時間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料，另一方面這些文件資料在部門中很有可能沒有得到很好的保存，甚至丟失，使重要的資料不能夠有效的保存，這是文書管理工作的疏漏。

2.2 文書工作與檔案管理脫節

文書工作與檔案管理脫節是我國的文檔一體化管理體制沒有理順，從我國現行的檔案管理體制來看，擋案的管理只能通過企業檔案室與企業文書部門連接，這種聯系途徑比較單一，而且職權不明，很難發揮文書工作和檔案工作的整體優勢。造成文書工作與檔案工作脫節。二是標準化、自動化水平不高，很大程度上影響了檔案自動化系統的工作，特別是電子文件的鑒定、分類、組卷等基本上還是以手工為主。三是由于標準化準備工作不足，給軟件推廣和檔案信息的傳遞帶來困難，造成檔案管理系統中的工作流程脫節。文書工作是開展檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續，兩者之間既有聯系，又有區別，既有相互統一又分工明確，關系密不可分。但是在實際的工作中文書工作和檔案管理實行是分塊管理體系，雖然在工作中取得良好的成效，但是在某種程度上這種管理體制卻拉大了文書工作和檔案工作之間的距離。就現實情況來說，文書工作者的檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員也極少涉及文書工作，這就導致了工作之問的脫節，在銜接上十分不協調。目前，許多單位的文書工作和檔案管理工作在公文的格式和處理辦法上存在較多的分歧和不規范的現象。比如，文件用紙不規范、格式不統一、版記不全、附件不規范、辦理程序先妥、編號不準確等等。

2.3 上級領導對檔案管理工作不夠重視

在企業單位中，有很多上級領導對文書檔案工作的認識不夠全面，不夠透徹。爭取領導重視是做好文書檔案工作的前提，發揮作用，爭取領導的重視。領導是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對文書檔案人員工作的滿足度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，必須做好檔案的管理，使之充分發揮作用，為本單位工作提供支持和保障。只有讓單位領導知道了檔案工作在單位全局工作中的地位和作用才能夠得到領導的重視和支持。加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文書檔案工作不夠重視，大多都是因為對檔案工作的不了解，認為文書檔案工作可有可無。這就需要文書檔案人員經常向領導宣傳文書檔案工作。首先，要勤向領導匯報文書檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸熟悉文書檔案工作，利用檔案促進工作。實施文書檔案管理現代化是加強文書檔案管理工作的必由之路。在一部分領導看來，檔案管路工作極為簡單，盡管投入了大量人力物力，但是難以見到效果，也無法創造可觀的經濟效益。只要求相關工作人員保存好文件，以備不時之需即可。所以檔案管理工作盡管在口頭上得到了重視，卻沒有將具體工作落實到位。這就直接影響了包括文書檔案管理人員在內的檔案管理工作者的積極性。除此以外，單位不同領導和部門負責人對文書檔案工作重要性的認知不一致，也會導致文書檔案管理工作的不完善。

2.4 文書檔案管理人員的素質不高

文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業的培訓與學習，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，沒有掌握其關鍵，管理工作者的個人能力達不到當前文書檔案管理工作的要求。在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業的知識和技能，即使具備一定相關技能的人員也沒有進行后續的教育和培訓。經常導致文書立卷不符合規范、收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、檔案保管期限的劃分混亂、文書檔案收集缺失等問題。隨著互聯網時代的來臨，利用計算機進行文書檔案管理，從而達到管理的電子化、網絡化已經成為當前的發展潮流。檔案管理工作者應該重視和加強知識技能的培訓和更新，進一步促進文書檔案管理工作的標準化和制度化。接受新的檔案管理知識和方法，特別是現在計算機技術的發展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員只有掌握好新的專業知識，才能不被時代淘汰。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 及時全面地收集文書材料

檔案的收集工作，是檔案工作的首要環節和實際起點。它不僅為檔案工作提供了實際的管理對象，還為國家積累了完整系統的檔案史料。文書材料的收集，是平時歸卷和來年初調整定卷的前提和基礎，收集工作的質量，決定和影響了其他業務環節的質量，既是一項繁瑣的業務工作，也是一項細致的政治工作。文書材料的收集工作一是“賬內”文件要經常查對、清點，做到一份不漏地收集起來；二是“賬外”文件要留心收集，把應該收的都收集起來；三是嚴格規章制度，使工作人員自覺地把文書材料交上來；四是做好思想工作，把容易被忽視的文書材料收集起來。總之，文書材料的收集工作是一項政策性強、艱苦細致的工作，檔案管理人員必須熟悉業務、信息靈通、堅持執行有關制度，使收集到的文書材料的數量充分、門類齊全、結構合理，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好文書材料的收集工作。

3.2 做好文書工作與檔案管理的銜接

根據義書處理、檔案管理、數據庫維護、打印原始數據等功能的相互問聯系，可把文書處理與檔案管理分為兩個系統、兩個庫。這樣既可以實行一體化管理，又能單獨使用，分段管理。兩個庫既前后連貫，又相對獨立，互不干擾。將檔案文件的著錄項目放在公文處理的登錄項目中，使揭示檔案外部特征和內部特征的信息盡量在公文處理中形成，并達到標準化，使文書庫的數據轉換到檔案庫，這樣信息庫的數據既叮供文書處理中反復使用，又可免去檔案部門立卷、歸檔數據的重復集中錄人之苦，充分發揮現代管理的優勢，達到了文書處理與檔案管理的一致性。文檔一體化管理的特點是文檔一體化管理具有靈活方便的自動組卷、對檔案題名自動標引、多功能檢索等功能。按照國家檔案局頒布的《檔案著錄規則》要求，可將文書處理的收發、登記、承辦、催辦、組卷、注銷和檔案管理的檢索、編目、統計、借閱、銷毀等管理于一體，使文件從形成即由計算機實施全過程管理，即文書立卷人員把歸檔文件在計算機上逐件打上歸檔標識、組卷標識和保管期限標識，應用計算機組卷功能，直接擬寫標題及有關案卷著錄內容并由檔案人員進行核校，調整卷內文件排列順序，打印出卷內文件目錄。立卷人員根據案卷卷內目錄及排列順序，將相關的文件與護封、目錄、備考表一并裝訂成卷。這樣既避免了重勞動，又提高了管理效率與質量。文書工作與檔案工作有效銜接的途徑是文書檔案工作一體化。所謂文書、檔案一體化管理，就是將文書處理與檔案工作密切聯系起來，實現雙方互補、互助，相互溝通，相互滲透，從而形成一個有機整體，達到有效管理。根據工作單位類型不同，可以采用下列幾種模式：一是由文書工作人員兼管檔案工作。或由檔案人員兼管文書工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。這種方法實用于中小型單位。二是文書人員與檔案工作人員彼此互相合作，共同完成工作。這種方法適用于大企業。由于單位大，形成的文件自然多，文件有條件地轉化為檔案也必然多。文書人員與檔案工作人員共同完成立卷歸檔工作，有利于檔案的利用與開發。三是領導統一負責協調。由一名領導統一負責文書與檔案工作的協調。加強統一領導.經常互通情報。交流工作，建立咨詢會議制度和聯系網絡，協商解決有關問題，共同承擔某些科研課題。這種方法適應于各類機關。明確部門職責。明確兩部門職責，前移檔案立卷工作，使文書部門成為檔案保存的一個基本單位。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文。計算機輔助管理是實現文書檔案工作一體化的有效途徑。文書與檔案管理實行計算機輔助管理后，二者能有效地結合起來，使之真正達到前文后檔“一次輸入，多次采用”的目的，這也是檔案工作者多年為之努力的方向。文書檔案工作一體化計算機管理系統是辦公自動化系統的一項子系統，它是一項系統工程，通過采取必要的措施和手段，可使一體化計算機管理系統具有較強的操作性。首先，計算機局域網絡是實現檔案文件信息快捷、高速傳輸運轉的必經途徑。可將文書檔案中相同性質相互聯系的工作聯為一體，完成數據共享，數據轉儲。其次，隨著多媒體技術的發展，將多媒體技術引人一體化計算機管理系統后，圖、文、聲并茂，具有可視性、直觀性之特點，使文書檔案工作真正“活”起來。一體化計算機管理系統實施后，文書檔案工作中除了個別環節尚需人工完成外，其它絕大部分工作如分類、整理、鑒定、立卷、著錄、標引、統計、打印均可實現自動化，使檔案人員從傳統的手工勞作中徹底解脫出來，減少重復勞動，提高工作效率。

3.3 爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持

在實際工作中，領導的重視程度，在很大程度上會影響文書檔案管理工作者的工作積極性。所以，為了提高單位文書檔案管理工作的工作的水平，工作人員一定要落實好文書檔案的管理工作，使其充分發揮作用，從而才能為本單位的工作足夠的支持和保障。文書檔案管理人員通過自己的努力，在本單位的文書檔案管理工作取得長足的進步后，才能得到單位領導的重視和支持。同時，還要通過自己的積極工作，爭得各部門負責人對檔案工作的理解和支持。

3.4 強化檔案管理工作者培訓，全面提高檔案管理工作者的綜合素質

單位領導要加強對檔案管理工作者的培訓，深入學習檔案專業知識，不斷更新檔案工作理念，掌握運用計算機管理檔案的能力，努力提高自身的業務水平，提高檔案管理工作者的綜合素質，只有不斷對檔案管理工作進行培訓，才能提高其綜合素質，適應現代檔案管理的要求。加強學習與檔案工作相關的法律法規，從而不斷提高自己的政治理論及政策水平。新時期干部檔案管理工作者要具備優良的專業技術素質。促使管檔人員不斷改進工作方法，提高自身業務能力素質，進而更高效高質量的完成檔案管理工作。

總之，文書檔案實行全面科學化管理，加強部門間的協調與合作，對相關工作者迸行職業培訓，強化文書工作與檔案管理中作的有效銜接，都將有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化。并加強檔案管理質量，使企業切實發揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平充分發揮檔案的功能，真正實現其應有的價值。

參考文獻

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