二級管理體制下高校教學秘書角色定位的新思考

陳 嶺

二級管理體制下高校教學秘書角色定位的新思考

陳 嶺

在二級管理體制下，高校系部教學秘書作為基層教學管理人員，面臨著工作強度大、服務對象廣、職業認同感低和培訓機會少等新問題。同時，由于教學管理工作具有周期性、獨特性和創新性的特點，需要教學秘書充分發揮橋梁和紐帶的功能，定位好管理、服務與協調角色，促進系部教學管理工作健康發展。

高校;二級管理;教學秘書;角色定位

教學秘書是高校教學管理隊伍中的重要組分，處于最基層和最前沿的位置。目前，國內各大高校紛紛將教學管理的重心下移，構建院系二級管理教學模式，走內涵式建設道路。在這樣的新形式下，面對工作中出現的各種新情況和新挑戰，教學秘書如何充分發揮橋梁和紐帶的功能，明確自身的角色定位十分重要。

為了了解二級管理體制下教學秘書的工作現狀，筆者對4所院校(含2所本科院校和2所高職院校)的50名教學秘書進行了調研，調查以個別訪談和問卷調查相結合的形式展開，經過數據統計分析，匯總了二級管理體制下高校教學秘書工作面臨的新問題，并結合自身工作實踐，提出了對角色定位的一些新思考。

一、二級管理體制下高校教學秘書的工作現狀

(一)工作強度大，崗位設置有限

在高校現行的二級管理體制下，系部教學秘書的工作性質和工作內容決定了他們的工作涉及面廣泛、事務繁瑣復雜。調查顯示，當問到目前教學秘書在工作中面臨的最大困難時，有88%的秘書選擇了“工作繁雜”。教學秘書是高職院校日常教學管理的基層執行者，幾乎要參與到教學管理的各個環節，而每一個環節都涉及復雜的情況和具體的事務性工作。

近年來，隨著高職院校的辦學規模不斷擴大，專業數量、師資隊伍及學生規模出現了大幅增長，但部分院校對從事系部基層教學管理工作的教學秘書的配備數量卻沒有隨之增多。在教學管理工作重心下移到系部的前提下，建議參考輔導員的配備政策，根據系部的專業數量、學生規模等按比例增加教學秘書的編制。只有秘書的數量有了保證，才能夠將繁雜的教學管理工作進行合理的分工，緩解秘書超負荷工作的壓力，同時，也有利于人員流動時的順利交接。

(二)服務對象廣，工作職責不清

目前，系部教學秘書需要配合學院教務處、科研處、督導室、繼續教育學院、圖書信息中心、人事處、招生就業處、總務處、財務處和院辦等職能部門的工作，同時承擔著兄弟系部之間的協調和聯絡工作，在系內還要負責與系部領導、實訓基地、教研室、專業教師、輔導員和學生進行溝通，處于學院各個部門和各類人員的交叉點位置，起著其他人不可替代的橋梁和紐帶作用。由于教學秘書隸屬于系辦公室，因此，往往除了教學管理和督導工作之外，不少秘書還要承擔會務、后勤、對外聯絡和接待、財務報銷以及師資管理等工作，無法保持工作的單一性。

從學院層面而言，院辦公室與教務處是兩個獨立的職能部門，各司其職;然而到了系部，往往在分工上就沒有那么明確。對于教學秘書而言，教學管理工作才是其本職工作，如果能將其從很多本不屬于教學秘書工作范疇的辦公室事務中解脫出來，讓系辦行政工作和教學管理工作分別對口上級兩個部門開展相關工作，應當更有利于提高工作的實效性。［1］應當明確教學秘書的職責，并給予教學秘書一定的管理權限，有效避免管理工作存在真空地帶，出現效率低下、職責不清、相互推諉的情況，使教學秘書能夠更好地完成自己的本職工作。

(三)職業認同感低，上升空間有限

從本次調研數據來看，4所院校的秘書隊伍中74%的秘書是年齡介于20歲～40歲之間的青年，中級職稱人數達到了58%，副高職稱6%，學歷以碩士為主，占到60%以上。因此可以說目前高校秘書隊伍是一支以青年為主的、學歷層次較高的生力軍。對于這樣的秘書隊伍，如果能夠給予適當的激勵政策、建立相應的培訓制度，必然能夠更好地促進教學秘書隊伍的可持續發展。然而在對教學秘書的工作滿意度調研中，對目前工作滿意的僅26%(含非常滿意1人)，感覺一般的占62%，對工作明確不滿意的有12%。在對工作不滿意的原因調查中，有56%的秘書選擇“工作缺乏認同感”，48%的秘書選擇了“工作沒有前途”，說明秘書工作的職業認同感較低，上升空間也十分有限。

教學秘書承擔著系部龐雜的管理工作，但是在現行的人事體制和崗位設置制度中，教學秘書大多被定位在辦事員的性質，其待遇不僅與專任老師和實職行政干部相差懸殊，而且晉級困難。［2］根據現行的收入分配制度，學生輔導員可以走教師崗，實訓基地的教學輔助人員可以走專技崗，均可以按照職稱享受相應的待遇。目前教學秘書雖然可以申報職稱，但其管理崗的性質又決定了他們的崗位級別，最高只能定位為副科級，而且無法享受相應的職稱待遇。

(四)培訓機會少，科研創新難

教學秘書每天忙于繁雜的事務，很少有時間和機會進行進修學習和深造。調查數據顯示，在近三年內參加過教學管理方面崗位培訓的僅占34%，其中又有大約一半的秘書在三年內僅參加了一次培訓。接受調查的秘書中有80%的人認為“培訓機會少”是目前秘書培訓的主要問題，而造成秘書培訓問題的主要原因是“缺少培訓制度和培訓計劃”以及“學院和系部領導不重視、不支持”。

同時，在對教學秘書科研創新方面的數據顯示，近三年內具有教學管理方面科研成果的僅占28%，而且論文類成果居多。參與調研的秘書中只有30%的秘書曾經成功申請了教學管理方面的課題，而且其中73%為校級課題。只有2人被學院邀請參加過教學管理方面的研究課題。分析秘書科研與創新能力不強的原因，84%的秘書認為“工作太忙，沒有時間和精力”，44%的秘書選擇了“學校沒有相關獎勵政策，因此沒有動力”。

綜上所述，在高校中教學秘書無論是實際待遇還是發展空間，都處于弱勢地位。長此以往，會嚴重挫傷教學秘書的工作積極性，從而產生職業倦怠感，不利于教學秘書工作發揮主觀能動性，也不利于教學秘書隊伍的健康發展。

二、二級管理體制下高校教學秘書的角色定位

(一)管理角色

在二級管理的體制下，高校教學秘書的角色從一個簡單的政策任務執行人轉變為一個熟悉各種教學文件和制度的管理者。教學秘書應當能夠以教務處的文件規范為基礎，從系部的實際情況出發，制定切實有效的系部教學管理細則，為系部各項教學工作制定科學規范的管理流程。以系部頂崗實習工作為例，教務處頒布了《學生頂崗實習管理暫行辦法》，但是沒有具體的細則，因此系部根據該辦法制定了《應用工程系學生頂崗實習督查辦法》。并且，根據教務處《學生頂崗實習管理工作考核內容與指標》，制定了系部頂崗實習過程管理材料匯編，明確頂崗實習前期、中期和后期各項工作的要求、責任人和完成時間。

(二)服務角色

教學秘書工作為系部教學管理工作的窗口崗位，在二級管理的體制下，要逐漸轉變觀念，從單純管理向服務轉變，做好全方位的服務工作。同時，在服務中要變被動服務為主動服務，比如對于系部的外聘教師，由于不熟悉學院的日常教學規范，往往在教學文件的準備等方面容易出錯。因此對于每一位外聘教師，都發放“致應用工程系外聘教師的一封信”，其中包括本系教師工作注意事項及所有教學檔案模板，以確保外聘教師在日常工作當中有據可依，同時，將服務做在前面，減少教學環節出錯的可能性。

(三)協調角色

系部基層教學工作涉及到學院各個行政部門，以及兄弟系部之間，如教學任務的下達涉及到各個專業之間的協調，排課工作又涉及到與教務處、圖書信息中心和兄弟系部之間的協調。一方面，要將學院的方針政策及時傳達到教師和學生;另一方面，也要講教師和學生對學院教學管理的意見和建議及時反饋給院系領導，使系部教學管理工作不再是單向，而形成反饋機制，從而有利于系部教學管理工作的健康良性發展。

教學秘書的工作是繁雜而瑣碎，同時，也是不可或缺的。作為一名教學秘書，需要極大的耐心、細心和責任心。在二級管理體制下，高校教學秘書的工作責任重大，因此，在工作中也需要不斷的思考和創新，才能更好地發揮基層管理、服務和協調功能。

［1］魏偉，潘華，趙璋，等．高校二級管理體制下如何提高教務管理工作效率的方法探索——以上海電力學院經濟與管理學院為例［J］．科技廣場，2012(2)：230－232．

［2］尹祝風．角色定位困境與教學秘書隊伍建設［J］．當代教育論壇，2011(10)：8－9．

［責任編輯 秦 濤］

浙江經貿職業技術學院2013年第二批教育教學建設招標課題“二級管理體制改革中對教學秘書角色定位與管理創新的思考”(項目編號：ZY201313)

陳嶺，女，浙江經貿職業技術學院助理研究員，碩士，主要研究方向為高職教育。

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1674－7747(2014)11－0065－03