做好辦公室行政管理工作的探討

關(guān)偉強(qiáng)

[摘 要] 辦公室是一個企業(yè)的“窗口”，它是溝通上下、協(xié)調(diào)左右的橋梁紐帶。文章主要探討了企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的具體內(nèi)容并提出了有關(guān)的改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；辦公室；行政管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 049

[中圖分類號] F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）21- 0088- 03

1 引 言

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，就必須依靠有效的管理。企業(yè)的行政部門已經(jīng)成為帶動社會生產(chǎn)力發(fā)展的重要因素。企業(yè)內(nèi)部的行政管理，肩負(fù)著企業(yè)的管理工作，是企業(yè)發(fā)展的核心。所以，加強(qiáng)行政管理勢在必行。

2 加強(qiáng)管理的重要性

2.1 行政管理的內(nèi)容

要想更好地加強(qiáng)行政管理，首先要了解行政管理的內(nèi)容到底是什么。行政管理包含著兩個方面的內(nèi)容，一個是行政管理，一個是企業(yè)管理。行政管理不僅僅要對企業(yè)的后勤事物進(jìn)行管理，還要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行管理，并實行組織化管理。要讓企業(yè)的每一個員工，知道自己工作的責(zé)任和工作的內(nèi)容。最大限度提高員工在工作上的積極性，并讓員工之間形成良好的競爭合作關(guān)系。

2.2 行政管理的特征

行政管理的特征主要有三個。首先它的第一個特征是縱向性。縱向性又名層級性，這是指企業(yè)的行政層把決策層的政策思路，有效傳達(dá)給執(zhí)行層。第二個特征是時效性。這是因為企業(yè)的發(fā)展，需要根據(jù)現(xiàn)實情況進(jìn)行改革和調(diào)整，因此企業(yè)呈現(xiàn)出很強(qiáng)的時效性。最后一個特征就是權(quán)威性。要想進(jìn)行更好的行政管理，就必須要建立在企業(yè)權(quán)威性基礎(chǔ)上。

3 做好辦公室行政管理工作的意義

首先，行政管理可以提高企業(yè)員工的工作積極性。讓各項工作得到優(yōu)質(zhì)、高效的完成，這樣企業(yè)的核心競爭力就得到了增強(qiáng)。

其次，行政管理可以有效提高企業(yè)適應(yīng)市場變化的能力。市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，帶來了經(jīng)濟(jì)的繁榮，同時也引發(fā)了一些矛盾。想要緩解這些矛盾，必須依靠企業(yè)自身的行政管理。所以，行政管理必須要結(jié)合自身的實際情況，與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向協(xié)調(diào)一致。這樣就可以使企業(yè)的發(fā)展順應(yīng)市場，企業(yè)適應(yīng)市場的能力也得到了提高。

4 行政管理當(dāng)中存在的問題

4.1 行政管理體系的有效性不夠

在實際的企業(yè)管理當(dāng)中，有很多企業(yè)把辦公室管理、檔案文書管理當(dāng)成行政管理的重點，這樣就使企業(yè)的行政管理體系缺乏有效性。

4.2 行政工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠好

行政管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，會影響到企業(yè)行政管理的效果。由于企業(yè)的行政管理部門是一個服務(wù)性的機(jī)構(gòu)，所以行政管理者要把“服務(wù)意識”運用到 工作當(dāng)中。

4.3 行政管理沿用傳統(tǒng)的管理模式

目前還有不少企業(yè)，受以前計劃經(jīng)濟(jì)時期保留的傳統(tǒng)思維模式影響。在實際的行政管理當(dāng)中，行政管理者還保留著機(jī)關(guān)的作風(fēng)。在這樣的情況下，行政管理就會出現(xiàn)形式主義、不講實效等等許多問題的出現(xiàn)。

4.4 脫離企業(yè)實際的行政管理工作

在實際的企業(yè)當(dāng)中，脫離實際的行政管理工作現(xiàn)象非常多。這是因為，企業(yè)的人事制度不健全，行政人員知識素質(zhì)能力不強(qiáng)，對企業(yè)的業(yè)務(wù)不夠了解，思想政治素質(zhì)也不高，這就導(dǎo)致他們在管理企業(yè)時，很難結(jié)合企業(yè)的實際情況進(jìn)行管理。

5 做好辦公室行政管理工作的舉措

5.1 合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)

實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先配置上要進(jìn)行改進(jìn)，做到辦公室管理的科學(xué)化，要從辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和工作人員的合理分工入手， 培養(yǎng)出一支管理水平高、文字寫作能力強(qiáng)、集體主義感強(qiáng)的退伍，促進(jìn)企業(yè)辦公室管理的發(fā)展。

5.2 加強(qiáng)辦公室隊伍的思想作風(fēng)建設(shè)

辦公室不能成為聊閑話的地方，辦公室人員要具備良好的思想作風(fēng)。為此，企業(yè)要定時為辦公室的工作人員開展思想教育的課程。必須抓好隊伍的思想作風(fēng)建設(shè)。首先，辦公室人員要堅持辦公室工作的原則，遵守基本要求，是擁有良好思想作風(fēng)的基礎(chǔ)；然后要時刻為企業(yè)著想，為企業(yè)做事。

5.3 采用先進(jìn)科學(xué)的行政管理辦法

我國計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，為采用科學(xué)的管理方式提供了便利。可以合理的使用計算機(jī)，運用效率管理軟件來管理企業(yè)。同時要明確，績效考評、企業(yè)目標(biāo)管理、企業(yè)的自主管理。

5.4 提高企業(yè)行政管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室工作人員職業(yè)素質(zhì)是非常重要的，提高職業(yè)素質(zhì)的作用是辦公室人員專業(yè)理論知識能力增強(qiáng)和工作能力提高。由于辦公室的工作內(nèi)容廣泛且多，所以對工作人員的要求較高，不僅知識面廣，還要工作能力強(qiáng)。

職業(yè)素質(zhì)還包括較強(qiáng)的思維能力、寫作能力、溝通能力、處理事務(wù)的能力、良好的工作態(tài)度及工作的積極性都是辦公室管理科學(xué)化的要具備的基本能力。

5.5 要結(jié)合企業(yè)的實際進(jìn)行行政管理

在進(jìn)行行政管理工作時，最重要的就是要結(jié)合自身的實際情況展開工作。假如行政管理者遇到情況不明的問題時，必須要去企業(yè)的各個部門，深入實際去了解。

5.6 加強(qiáng)制度建設(shè)

一個企業(yè)沒有一個完整的制度，就像一盤散沙。因此，一個制度在企業(yè)辦公室管理中起著相當(dāng)重要的作用。企業(yè)辦公室管理制度建設(shè)必須與時俱進(jìn)，具有創(chuàng)新的意識，使制度更加規(guī)范化、更加完善。

規(guī)范化指的是企業(yè)辦公室的管理制度必須嚴(yán)格規(guī)范辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作行為以及工作計劃，每一項都要按照制度來完成，能使管理水平上升到一定的標(biāo)準(zhǔn)。

5.7 加強(qiáng)思想建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理室的思想建設(shè)，有以下三個個步驟：第一，必須具有創(chuàng)新意識，企業(yè)辦公室的工作人員要對自己的工作有十分的熱情，員工具備創(chuàng)新意識，才能利用新方法，更有效率地完成工作，跟隨著社會發(fā)展的腳步和結(jié)合企業(yè)發(fā)展的情況制定出一個既創(chuàng)新又與企業(yè)實際情況相符的方法來幫助企業(yè)在決策中做出更好的決定，在工作中體現(xiàn)出與時俱進(jìn)；第二是學(xué)會全方位地看待問題，這要求企業(yè)辦公室的管理工作人員要具備全局觀念，在工作中要從整個企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來考慮，遇到問題時要聽取不同階層員工的意見；第三個步驟是要時時關(guān)注國家頒布的相關(guān)政策，因為企業(yè)制定的一些相關(guān)政策都是依據(jù)國家的政策，所以要重視國家的政策。

5.8 創(chuàng)新溝通渠道

辦公室行政管理工作的一項重要內(nèi)容就是要建立并保持良好的溝通渠道，以保證企業(yè)上下對辦公室行政管理工作的認(rèn)可和員工對辦公室行政管理的認(rèn)可。可以通過管理流程制度文件發(fā)布、OAK郵件系統(tǒng)、EIP企業(yè)門戶網(wǎng)站、綜合信息系統(tǒng)、員工合理化建議論等多種形式，促進(jìn)企業(yè)相關(guān)信息內(nèi)部共享、企業(yè)文化和制度知悉度提高等。

同時，辦公室應(yīng)為員工搭建各種良好的非正式溝通平臺，營造各部門間員工相互理解、加深感情聯(lián)絡(luò)的機(jī)會。組織開展多種形式的員工集體活動，建立緊張工作和輕松活動相結(jié)合的和諧氛圍，平衡員工心理狀態(tài)，使他們在緊張的工作和生活壓力下，能夠有輕松娛樂的溝通和宣泄渠道。如運動會、各種單項體育活動和體育比賽、各種體育和文藝協(xié)會、文藝巡演、聯(lián)誼會、歌詠比賽、團(tuán)體旅游等等。

6 結(jié) 語

行政事務(wù)管理工作作為企業(yè)辦公室的重點工作，是確保企業(yè)正常運行的重要保障，有效的辦公室行政管理，能促進(jìn)一個企業(yè)的成功運營。在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，對于辦公室行政事務(wù)的管理有了更為嚴(yán)格的要求，作為這一工作核心的行政事務(wù)工作人員，必須要有認(rèn)真的態(tài)度去對待，還要非常有責(zé)任心，完善相關(guān)的管理制度，提高自身的職業(yè)素質(zhì)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張波， 李念良. 淺析現(xiàn)代企業(yè)行政管理者的管理素養(yǎng)[J]. 湖北函授大學(xué)學(xué)報，2011， 24（6）：71-22.