職業化背景下秘書素養探析

摘 要：隨著高等教育改革的逐步深入，高校管理機制和模式不斷創新，而對于一所新建的本科院校來說，管理機制與模式的改革創新則顯得尤為重要。在高校管理中，辦公室秘書的工作在整個高校管理工作中往往起到承上啟下的作用。在新時期職業化背景下，秘書自身明確角色定位和提升素養對提高辦公室工作效率有著極為重要的意義。

關鍵詞：辦公室秘書；角色定位；素質提升

秘書，是我們平時生活中一個比較熟悉的名詞。在我國古代，秘書最早是指“宮中私藏之書”。如《漢書》中有這樣的記載：“（班）游博學有俊才……與劉向校秘書……”“劉歆校秘書”“御史掌秘書”等。在現代社會，秘書是一種行政職位，我國各級政府機關、企事業單位普遍設有秘書職位。秘書是行政首長的助手，是直接協助各級領導機構、領導個人以及私人撰制和掌管文件、輔助決策、處理日常事務的執行和承辦人員。

近年來，隨著招生規模的擴大，出現了一批新建的本科院校。對新建的本科院校來說，適應高等教育發展的規律，強化管理在現實中就顯得尤為重要。而在高校中主要承擔管理職能的是辦公室，秘書是辦公室工作人員中比較特殊的角色，因為秘書通常是在領導身邊工作，可以堪稱是為領導出謀劃策的高參。往往在現實工作中，每當領導有重要事項需要決斷時，首先會想到聽取秘書的意見后再做出決定。因此，從某種意義上說，辦公室秘書的工作在整個高校管理工作中往往起到承上啟下的作用，其角色定位如何以及秘書個人的素養一定意義上會影響辦公室工作的效率，甚至影響整個學校工作的進展。本文就是從秘書的角色定位的角度來研究秘書在現實工作中應該如何定位，進而如何提升個人素養，適應高校發展的需要。這是一個值得高校深入研究的課題，也是一個社會性的課題。

一、科學定位工作性質

可以說，高校辦公室秘書主要的工作就是服務領導、服務辦公室，進而推廣到服務全校師生。這就要求高校辦公室秘書應該清醒、明確地給自己找準定位，這樣才能更好地開展工作。下面從幾個方面來談談如何科學定位工作性質。

1.公務型工作性質

高校辦公室秘書由于是在高校工作，大多數面對的事務都與教學、科研以及學生工作有關，因而從工作的廣泛性上講應該是服務全校的師生，對全校師生的情況應該有所了解，并需及時上報領導，讓領導更好地做出科學的決策，以提升工作效率。況且，在實際的工作中，也會牽涉到與各個部門之間的聯系協調工作，有時候也需要秘書自身去做這樣的工作，進而能夠及時協調處理部門與部門之間的事務。當然，在一般的高校也會有對外聯系的工作，而這個時候秘書也作為對外聯絡的窗口辦公室的一員，有時候就會承擔著學校與校外之間的聯系橋梁作用。因此，這個時候秘書所從事的工作性質就應該是公務型的，不是只針對某一部門或者某一單位的工作。

2.私人型工作性質

近年來，隨著我國改革開放進程的加快，許多具有良好知識背景和嫻熟專業技能的較高素質人才，就會成為政府機關或者企事業單位領導的私人秘書。在高校辦公室，往往領導也會配有私人秘書，幫助領導處理事務，如幫助領導對某一件事的調研，關注校園師生動態以及必要的陪同領導出外考察等。當然，私人秘書有時也幫助領導安排生活上的事務，通常情況下是領導在哪里秘書就在哪里，這樣的秘書就是屬于私人秘書的性質。在高校中，私人秘書正如前面所說，往往是跟在領導的身邊，是領導身邊的重要人物，因此有的時候私人秘書就充當了領導的高參，有可能會對領導的決策起到一個很主要的導向作用?？梢哉f，私人秘書只服務領導個人或某個崗位。

3.專門型工作性質

這就是我們通常意義上了解的專門秘書，也叫專項秘書，是專門承擔某項秘書工作的人員。在高校，往往會分出行政秘書、教務秘書和黨務秘書，當然也有的高校會分得更細，如還有機要秘書、信訪秘書、翻譯秘書、公關秘書等。這個時候秘書的崗位就是專門針對某一項工作而設立的，在工作中履行自己的崗位職責。比如：教務秘書就要配合學校的教務部門做好教師的課務安排以及學生見習、實習以及實訓等的安排；黨務秘書就是從事教師、學生入黨的宣傳、考核、推薦等工作。因此，這樣的秘書工作崗位往往是固定的，從事的工作也往往比較單一。

4.通用型工作性質

在一些高校中，特別是新建的本科高校，有時為了精簡人員，提高工作效率，往往會使用“通才”型秘書，就是秘書不僅學識淵博，能力也是多樣的，這樣的秘書在很多工作中都會游刃有余。比如：在高校中，有很多師生有時候會到領導面前反映問題，這就需要秘書恰當地處理此類事情，因為領導通常都是比較忙的，不是任何事情、無論大小都由領導親自過問。這個時候就需要秘書能夠采取分流的辦法處理。可以讓所反映的問題在部門就可以解決，這個時候秘書的工作性質就是公務型的。如果反映的問題只能是領導才能處理的問題，這時候秘書就應該承擔領導私人秘書的職責了。秘書要調查清楚問題的來龍去脈，并且要勇于當好領導的參謀，為領導的決策提供科學的依據。

二、積極提升個人素養

在明確角色定位即工作性質、職責的基礎上，高校辦公室秘書一定要保持一種積極的工作態度和勇于奉獻的精神。很多人認為，秘書整天跟著領導很風光。其實，我們有時候看見的只是表面現象，或者說是少數秘書的工作情況。實際上，更多的秘書在現實生活中是“通用型”的秘書，在工作和生活中都會充當各種角色。因此，作為一名優秀的秘書工作人員，必須要不斷地提升自己的綜合素養，才有可能成為一個“專才”“通才”和“全才”的合格的秘書。

1.增強職業精神

在現實的工作中，秘書的工作量往往是很大的，每次領導活動都需要我們辦公室秘書付出很多的努力，才有可能確?；顒拥膱A滿成功。況且，在日常的事務處理中，由于工作的對象是學校的師生，這就使得高校辦公室的秘書每天幾乎都要忙于各類瑣碎、繁重的事務性工作，每天要忙于接打電話、起草各類文稿、籌備會議、安排接待或者應付和處理各種臨時性、突發性的工作。其實，秘書工作非常辛苦，加班加點更是常事。如：學生半夜發生什么意外，可能會引起校園不穩定，這個時候不管有多晚，學校都會向上級部門呈報有關信息，這就需要辦公室秘書及時準確地起草信息文稿。這時候就特別需要我們秘書工作人員具有良好的道德修養和文化素質，而且還要有一種甘于奉獻、勇于做“幕后英雄”的精神，就是說秘書通常所做的事情也只有領導或者很少的人知道，不會在大眾面前呈現自己“光彩的一面”。再有，也需要我們秘書工作人員不斷提升職業素質、道德情操和文化素質，這樣才能更好地適應高校工作需要。當然在現實中，高校辦公室秘書主要服務的對象就是具有高學歷的學者和管理人員，這也十分有助于我們自身的素養提升。

2.提高信息意識

新時期，由于信息化、網絡化盛行，再加上秘書工作的特殊性，決定了高校秘書辦公室就是高校工作中各種信息的“集散地”?？梢哉f，上下左右、學校內外的信息都有可能匯集到高校辦公室秘書這里，高校辦公室秘書就是學校的“信息庫”或者是“資料庫”。這個時候，秘書就應該有一種超前的信息意識，平時注意積累已經發生的事情的信息，如關注學校教學、科研、學生工作等方面的工作狀態，認真收集，并進行科學分類、整合以及處理和保存，為領導提供決策依據。而且，辦公室秘書還應該學會分析信息和利用信息，提高處理信息的能力，做到不停地采集信息、分析信息而且在必要的情況下還要學會預測信息，在客觀上可以起到“延伸”領導的“聽力”、“擴展”領導的“視力”的作用。這些都需要高校辦公室秘書要有信息意識，提高信息分析、整合、處理以及預測能力。

3.提升政策水平

從某種意義上說，政策和策略是高校發展的生命。而在現實工作中，高校辦公室秘書工作是為整個學校發展服務的。在具體的日常工作中，高校辦公室秘書不是執行學校的政策，就是修訂政策，會涉及大量文書的起草、修訂和完善工作。所以說，高校辦公室秘書不僅是高校政策的宣傳者、鼓動者、執行者，而且是學校各個部門以及系科發展規劃的謀劃者、修訂者甚至是制訂者。高校辦公室秘書不同于一般的工作人員，因為經常與領導在一起，作為領導的第一參謀，往往在校園內其言行在某種意義上會有一定的權威性、政策性甚至會有一定的引導性，影響面也相對比較廣。因此，高校辦公室的秘書必須有較高的理論水平和政策水平，不能生搬硬套其他行業的行政管理工作體系，而應更加貼近教育改革需要以及高校發展需要。高校辦公室秘書一定要按照科學發展觀的要求不斷更新思想，提高職業素質和理論水平，及時了解和掌握先進的國內外教育理念和管理理念，并將其運用到實際的學校工作中去，推動學校全面、協調和可持續發展。

4.增強綜合素質

有的高校辦公室秘書的工作崗位相對穩定，即有可能在秘書崗位上干了很長時間，通常會超過三年，這樣不利于學校開創性地工作，也不利于秘書人員自身的提升。因此要根據工作的需要，讓秘書的工作能夠有所調整，那樣就要求秘書自身科學、合理地規劃自己的職業生涯。高校辦公室秘書應該主動選擇其他崗位鍛煉，這樣一來，就會很好地提升秘書人員的工作能力，有利于提高整個學校的管理水平，從而促進學校各項事業的發展。

總之，隨著社會經濟結構的變化和發展以及我國高等教育管理的不斷改革，高校的管理也越來越科學化，對從事高校管理工作的人員的要求也越來越多，而作為高校辦公室秘書，也伴隨著職業化發展的趨勢，對其知識結構和能力素質要求也越來越高。這就要求高校辦公室秘書應該樹立高尚的職業情操，不斷更新理念，完善知識和能力結構，切實改變工作方法、工作方式以及工作作風，努力從簡單的辦文辦事轉變為既能辦文辦事又能做好領導的參謀，從簡單的“信息庫”轉變為處理信息的能手，從簡單的推理轉變為科學的謀劃，從簡單的被動服務轉變為積極的主動服務。當然，只有科學地對自我角色、職責定位，才能更好地發揮“紐帶”的作用，推動學校各項事業又好又快地發展。

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