論醫院信息系統下藥品動態盤點的監控要點

[摘要] 藥品是醫院開展醫療活動當中的重要組成部分，一個醫院的藥品儲備量及周轉率關系著整個醫院的資金運轉。據統計，藥品約占一個醫院總流動資產的5%～10%左右。因此，對于藥品的管理與監控關系著整個醫院的生存與長期發展。文章分析了我國醫院藥品盤點產生誤差的原因，同時針對所存在的問題指出了在醫院信息系統下對于藥品動態盤點的監控要點。

[關鍵詞]醫院信息系統；藥品動態盤點；監控要點

[中圖分類號] R954 [文獻標識碼] C [文章編號] 2095-0616（2013）13-154-03

Key points of monitoring on drug dynamic stock-taking under hospital information system

WANG Nan1 WANG Shuling2

1.The Affiliated Hospital of Institute for Airforce Aviation Medical Research，Bejing 100089，China；2.College of Business Administration， Shenyang Pharmaceutical University，Shenyang 110016，China

[Abstract] Drug are important component part of curative activity.Drug reserve amount and turnover rate of a hospital have a direct relationship on working fund of total hospital.Drug amount for the 5% to 10% of total working fund of a hospital according to statistics.So，the management and monitoring of drug have a direct relationship on the survival and long-run development of total hospital.This study analyzes the reason of error in drug stock-taking of hospital in China，meantime the key points of monitoring on drug dynamic stock-taking under hospital information system are pointed out to the exiting questions.

[Key words] Hospital information system；Drug dynamic stock-taking；Key points of monitoring

藥品管理當中對于藥房的管理是最為復雜也最為重要的，藥房當中的藥品品種繁多、流動性強、周轉速度快，同時又受到拆零或是破損等因素影響[1]，導致藥房中的藥品與賬物不能做到百分之百的符合實際，這給藥品的盤點帶來了很大的困難。藥品的管理通常是通過進行定期的盤點以及日常的管理來實現。日常的管理是進行藥品管理的手段，而定期盤點則反映了日常管理的效率，同時藥品盤點的準確性關系到一個醫院藥品管理水平的高低[2]。所以說，藥品的盤點是醫院藥品管理工作當中的一個重要組成部分，做好藥品盤點工作對于醫院的長期發展非常重要。

1 藥品盤點產生誤差的原因

藥品盤點為何不能做到賬物相符，其產生誤差的原因又是什么呢？我們主要從以下幾方面進行分析。

1.1 盤點前的準備不充分

在進行藥品盤點前其準備工作不充分，首先是藥品的歸位不及時。在平常的工作當中，為方便藥品的調配通常會將藥品放在比較順手的位置，但在盤點時若藥品未及時歸位就會導致賬物不符。其次在盤點前對于借藥等工作未完成，也會造成金額缺失，導致賬物不符。再次藥品的入庫不及時，在藥品盤點前一定要將藥品入庫情況及時錄入系統當中，以免未入庫就已出庫而造成賬面出現負數，與實物不符。在特殊情況下，有時因為某種藥品的急需或是借藥應急會直接將藥品領出而未打印藥品出庫存單，這樣在盤點時也會造成賬物不符。

1.2 盤點進行時有單據發生

在日常的工作當中，藥品的發放總是在不斷進行的，包括在進行盤點時，而系統設置的日結時間通常為零點。因此，對于在盤點進行時到當天零點之間所發生的單據，必須將單據保存并分類，以便盤點后調整數據。否則，在盤點核對時會出現賬物不符而導致虛盈現象的產生。

1.3 系統操作錯誤

發藥是藥房中最為頻繁的藥品出庫存操作，在系統中的輸入也要及時進行，系統中的數據會因發藥操作的進行而自動沖減，其數據是不斷在變化的，但若有處方調配的情況發生，就需要藥房工作人員在系統中及時進行發藥操作并立即下賬，否則就會出現賬物不符。另外，在操作當中可能會出現劃價錯誤，將一種藥品劃成另一種藥品，發藥時又未進行核對導致盤點時出現賬物不符的情況。同時，在輸入盤點表時可能也會因為系統操作錯誤而導致賬物不符。藥品的盤點都是先經過手工清點進行記錄以后再將有關藥品信息輸入系統當中的，然后系統才會生成藥品盤點表。若在輸入時出現操作錯誤必然也會導致賬物不符。

1.4 報損、退庫、移庫等未及時進行調整

藥品若有破損就需要及時記錄并辦理有關報損手續，并且在辦理完成后還要需在系統中進行相關操作，以確認報損信息，將有關賬目扣除。另外，若有藥品發生退庫，則要進行監督并及時確認有關退庫信息，同時還要將藥品退庫單打印出來，以消減藥房系統中的庫存數量。

1.5 換藥、借藥、退藥等未及時確認

在實際的工作當中，借藥、換藥等行為時有發生，通常有人用某種藥物去換取另一種等價的藥物，這就會使得藥物的庫存發生變化，在進行盤點時必然會出現賬物不符。因此，在平時的工作當中要盡量避免出現個人借藥或換藥的現象。另外，若有患者需要退藥也要在系統當中及時作出調整，加上所退藥物的數量，以保證賬物吻合。

1.6 藥品高價導致出現金額差

由于患者的取藥時間無法保證，可能其所需藥物在調價前就已記賬，但是患者卻并未及時取藥，而是在調價后來取藥，使得藥品在調價前就已收費，但在調價后才進行發放，導致藥品出現金額差，使得藥房進行藥品調價時其實際調價數量不同于理論調價數量而出現金額差，導致賬物不符。

1.7 系統漏洞的出現

系統有時會出現漏洞而導致數據的計算出現誤差。在進行銷售統計時，藥品的金額本應與藥房發藥窗口所統計的數據一致，但是系統因出現漏洞可能會以病區護士站所記錄的金額作為銷售統計的金額，若有患者跨月取藥，就會使得銷售金額的最終統計出現誤差，導致盤點金額與實際不符，出現虛盈或是虛虧的現象。另外，藥房去藥庫領藥通常來說是遵循以下流程的：首先藥房向藥庫申請發藥；然后藥庫依照申請要求將出庫單發送給藥房，在藥房進行單據的確認之后，藥庫將藥品發出，藥房在驗收之后入庫，最后將有關藥品的信息輸入系統當中[3]。這個過程進行是需要一個時間的，若在這個時間內藥品發生調價，那么在進行藥品的盤點時也會有金額差出現，導致醫院出現虛盈或虛虧現象。

1.8 計算致使金額差出現

藥房當中的藥品大部分都是以小包裝的形式來進行藥品發放的，但這就容易出現因拆分而引起的差額。小包裝的藥品其零售價只有兩位小數，但是若是中草藥其價格就保留四位小數[4]，在計算時若采用簡單的四舍五入法來進行統計就會造成差額的產生，致使最終盤點時出現金額差。

1.9 病區小藥柜

醫院在進行患者治療時，為方便患者及配合臨床一線用藥，通常會在各個病區設立小藥柜，且會放入一定量的藥品。在記賬時通常都是按病區來進行的，在確認銷售后再將所銷藥品數量補充進去。但是總體來說，病區小藥柜的藥品是屬于住院調劑室的藥品，在進行藥品盤點時也要將病區小藥柜的藥品量算入盤點區內。但是在實際的工作當中，住院區的分病區眾多，而且盤點時間也有限，所以對于各病區的盤點通常是采取自行報盤點表的方式來進行。對于病區小藥柜的盤點一般是在當天下班之后進行的，但是系統的賬目終止時間是在當天的零點，若在盤點進行時到當天零點之間有單據發生而未進行及時的盤點和系統輸入，就會使得病區小藥柜出現虛盈的情況，也會造成最終盤點時的金額差產生。

2 醫院信息系統下藥品動態盤點的監控要點

2.1 維護日常數據

藥品盤點的結果可反映藥品日常管理及使用的基本狀況，日常的工作當中若出現差錯會導致醫院信息系統中的藥品數據發生異常，因此對于日常數據的維護非常重要。在平時的工作當中，一定要加強對日常工作的管理，在日常的工作當中要嚴格按照有關操作程序及不同人的崗位職責來進行系統的操作，以使日常數據得到保障。具體可從以下方面著手。

首先，要做好藥房藥品的出入庫管理。藥房的藥品管理員要嚴格遵守藥庫管理員有關規范，藥品入庫驗收時要嚴格按照藥品入庫單中所標識的藥品名稱、規格、劑型、廠家及數量等來進行核對[5]，在確認沒有差錯之后才能入庫，以保證藥品入庫的正確性；藥房的工作人員在進行藥品的劃價、調配及發放時也要仔細核對，包括藥品的名稱、規格、劑型、廠家及數量，避免差錯的出現。在這個過程當中，不僅會對藥品的數量改變產生影響，而且最重要的是會對患者的治療產生影響。

其次，對于藥品的移庫或退庫要及時做好登記。在初期要準備各種不同用處的登記本，以便事件發生時能夠分類進行記錄；藥房中的工作人員在平時的工作當中對于破損藥品或是在特殊情況下發生的換藥現象要進行及時的登記；若藥品已過期或處于運輸過程當中或是其原包裝中有破損也要及時登記；藥房之間以及藥房與庫房之間的藥品借調要立即進行登記，且藥品管理員要把原始單據交予藥品會計以做好藥品的移庫或退庫工作；換藥工作要及時記錄在系統當中的換藥項目下，且工作必須要在藥品進行盤點3～7天前完成，以免影響藥品的盤點[6]。

再次，發放藥品時要仔細確認。原則上每一張處方的藥品發放完畢后就要及時進行確認，對于未進行發藥確認的處方也要及時采取補救措施，可讓夜班人員值班時檢查并確認各個窗口，若有問題要及時處理，以保證每張藥方都能進行發藥確認。

對于借藥或欠藥等情況要分類做登記，包括藥品的名稱、規格、劑型、廠家及數量，且要記錄借藥人或發藥人的姓名以及事件發生的時間，并且要與原始記錄一起保存。在藥品進行盤點的3～7天前可將情況告知有關人員或部門進行事件的處理。

對于麻醉藥品、精神藥品、貴重藥品以及計生藥品等要實行交接班管理制度。對于藥品的劃價、調配及發入一定要保證其正確性，防止藥品流失，保證賬物吻合。若是普通藥品則要進行日常抽查，發現問題要及時做出改正并讓有關藥師注意，實行“誰出錯，誰賠償”的原則。

2.2 做好盤點前的準備工作

在藥品盤點之前的3～7 d內要將有關藥庫的賬務都處理完畢，包括藥品的入庫、移庫、退庫、破損及報損等工作；時要要將住院部中的各病區及個人的賬務都處理完畢。在即將盤點時要保證住院藥房的醫囑發藥單、退藥單以及門診藥房的處方發藥確認的數據均已清零，以完成此部分工作；即將盤點時還要將住院藥房的醫囑發藥單、退藥單以及門診藥房的處方進行整理并裝訂，以保存在固定地方，避免盤點前后單據出現混亂現象。盤點后，單據上有關藥品的數量還要及時做出調整，若有未處理的單據應及時做好記錄，以方便盤點后進行數據處理。

2.3 藥品盤點進行時

進行藥品的盤點需要分區域進行，并且采取兩人一組的組合盤點方式，一人進行盤點，另一人負責進行記錄，就這樣依次進行，以避免出現遺漏或重復。在盤點時要特別注意藥品的名稱、規格、劑型、廠家及數量等信息；對于包裝不完整的藥品要拆開包裝進行詳細地數量清點。藥品的盤點通常來說都是動態的，在盤點當中所發生的醫囑單或處方一定要保存好，并做好相應標記，將已盤點和未盤點的藥品進行詳細地區分，以方便盤點進行后進行數據的處理。醫院信息系統的日結一般是設置為零點，因此，若在盤點進行時到當天零點之間有單據發生，就必須將單據保存并分類，以便盤點后調整數據。藥品進行人工盤點后要交予專門人員進行系統輸入，要嚴格按照有關操作程序來進行，輸入的過程當中一定要注意藥品的名稱、規格、劑型、廠家及數量。

2.4 盤點后數據的調整

利用盤點預覽表，可核對系統數據及盤點表上的數據；若存在較大賬物差異則要再次找以實物進行核對，若有錯誤要及時改正。若在盤點進行時到當天零點之間有單據發生且有藥品發出則要在系統中將有關盤點后的數據作出調整，以保證賬物相符。若有藥品未開入庫單或是藥房已開出欠藥單，則在進行盤點之后要將該藥品數量減少；若有藥品還未歸還給藥房，則在盤點之后要將該藥品數量加上。若有藥品的數量存在較大差異，則要與庫房對賬，查看藥品的流水賬，看是否存在藥品漏發或是錯發的現象。對于一些盈虧產生原因不清楚的項目，可利用數據跟蹤觀察的方式進行記錄，對于盈虧的數據可暫時不做出處理[7]。根據數據跟蹤觀察，該項目在下次進行盤點時其數據又會回到正常，以符合實際儲量。產生這種情況的原因可能是因為網絡繁忙而導致數據在適時間內無法得到調整。

在做好以上工作之后，要保存系統中的數據，這樣盤點表就會將盈虧金額自動生成，從而了解醫院藥品的盈虧情況，盤點工作也就到此結束。

3 結語

隨著經濟的發展以及科學技術水平的不斷提高，現我國很多醫療機構都已使用醫院信息系統，在這種情況下，對于藥品的盤點就更要做好監控工作，保證藥品動態盤點的準確性，以提高整個醫院的工作效率。在實際的工作當中，因藥品的流動性比較強而且其經手人也很多，導致在盤點時必然會存在一定的誤差。但是經過實踐我們可知，若能將藥品盤點的誤差控制在一定范圍內，我們還是可以達到藥品管理的最終目標。所以，對于誤差的控制我們要進一步研究，以真正落實衛生部所提出的“金額管理、數量統計、實耗實消”的要求。

[參考文獻]

[1] 白瑪措姆.計算機聯網在醫院藥品管理上的科學應用[J].西藏醫藥雜志，2010，18（2）：44.

[2] 王淑燕，陳海波，顧春玲.門診藥房藥品盤點誤差分析及對策[J].新疆醫學，2009，33（10）：66-67.

[3] 梁宇鋒.醫院藥庫盤點計算機帳物不符原因探討[J].中國實用醫藥，2009，16（7）：108.

[4] 黃愛娟，區林華，蘇和.淺談門診藥房藥品管理和調劑服務存在的問題[J].臨床醫學工程，2010，5（6）：58.

[5] 黃哲.醫院信息系統的發展現狀與方向[J].中國現代醫學雜志，2009，24（6）：39.

[6] 劉東麗，余健民.醫院信息管理系統下急診藥房盤點方法實施[J].江西醫藥，2010，21（12）：42.

[7] 聞滿華，王蘭香，李曉丹，等.醫院病房藥房藥品數量化管理模式的探討[J].中南藥學，2009，46（11）：90.

（收稿日期：2013-04-23）