學校檔案管理工作的信息化和信息化建設(shè)

摘 要：檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn)，國家檔案局提出了“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，在這樣一個大環(huán)境下，學校檔案信息化勢在必行。

關(guān)鍵詞：檔案管理 學校檔案管理 檔案信息化 檔案信息化建設(shè)

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）05（c）-0111-01

1 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化在檔案學里并沒有一個既定的概念，具體來講，檔案信息化是指將檔案信息的采集、傳遞、查詢等網(wǎng)絡化，存儲數(shù)字化，管理標準化，將檔案信息的采集、傳遞、儲存和查詢一體化，四者合一。檔案信息化建設(shè)是指利用先進的信息技術(shù)建設(shè)檔案的信息庫，方便檔案信息的管理和查詢。學校檔案信息化建設(shè)并不是依靠某一個部門或者在某一階段就可以完成的事，需要學校各個部門全方位的配合，不斷對檔案信息資源，檔案信息網(wǎng)絡，檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息管理制度等各個方面進行提升、完善，特別是檔案管理工作人員的學習不能間斷，一定要加強檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。

2 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的必要性

信息化是一場新的技術(shù)革命，對社會生活方式與管理方式造成了深度影響和改變，在全社會信息化的環(huán)境下，國家檔案局提出了“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，學校檔案管理必須順應時代發(fā)展的潮流，進行檔案信息化建設(shè)。

學校是接收新事物、運用新科技的前沿陣地，學校的教學活動、科研活動中形成大量的以音頻、視頻等新媒介為載體的文件，要保存好學校教學、科研的信息資料，做好檔案工作，勢必要有儲存這些新載體的設(shè)備，因此，學校檔案信息化建設(shè)不容推遲。

2.2 檔案信息化建設(shè)可改變學校檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理大多是一種簡單的保管工作，極少為公眾提供主動的服務。學校檔案信息化建設(shè)可使檔案管理的工作從單純地保管向綜合管理發(fā)展，自動、有效、全方位的為學校工作服務，使檔案變?yōu)闉榭晒W校利用的文獻資料。

2.3 檔案信息化可以提高學校檔案的使用率，使檔案更大限度的為學校工作服務

學校檔案信息化的建設(shè)，使檔案手工管理向自動化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化方向發(fā)展，形成整體、系統(tǒng)、主動的服務模式，檔案內(nèi)容更加豐富、全面，檔案查詢更加方便，無論是學校的教學工作者、科研工作者、行政工作者、抑或是學生，只要有檔案管理的訪問權(quán)限，即可不受地點和時間的限制，查詢所需資料，更大限度的為學校各項工作服務。

3 如何做好檔案信息化和檔案信息化建設(shè)工作

3.1 引起領(lǐng)導重視，取得領(lǐng)導支持

檔案信息化建設(shè)是一項復雜的工作，需要引起學校領(lǐng)導的重視和支持，在校領(lǐng)導的帶動下，學校各方面配合，檔案信息化建設(shè)才能順利開展。

3.2 做好檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)必須有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)做基礎(chǔ)，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件和軟件兩大部分，硬件設(shè)備需要服務器、計算機、攝像機、掃描器等，檔案數(shù)字化過程中離不開各種軟件，辦公軟件、影像處理軟件、格式轉(zhuǎn)換軟件必須具備。另外檔案信息化建設(shè)離不開網(wǎng)絡，學校應充分利用網(wǎng)絡環(huán)境、根據(jù)學校的要求構(gòu)建檔案管理的局域網(wǎng)或者INETERNET基礎(chǔ)網(wǎng)絡。

3.3 檔案信息化建設(shè)的人才建設(shè)

（1）對既有檔案工作者的人才培養(yǎng)。

檔案管理工作的信息化和手工管理時有著較大的區(qū)別，檔案工作者需認清這一轉(zhuǎn)變，盡快進入新的工作環(huán)境，努力提高自身工作能力，主動學習計算機技術(shù)、辦公自動化軟件工具等，定期對工作人員進行計算機基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、辦公軟件等基礎(chǔ)知識的考核，建立獎懲制度，以激勵工作人員對新知識新技術(shù)的學習，學習先進的檔案專業(yè)知識和檔案信息技術(shù)，有效應對檔案信息化工作中的采集、轉(zhuǎn)化、保存等環(huán)節(jié)上的問題。

（2）引進專業(yè)技術(shù)人才。

檔案信息化建設(shè)需要精深的專業(yè)技術(shù)人員，學校可從校外引進既具有計算機專業(yè)技術(shù)又具有檔案管理知識的人員，有效進行檔案信息化建設(shè)。在技術(shù)人才引進時要慎重選擇、嚴格把關(guān)，不但要考慮技術(shù)水平的因素還要考慮個人道德素養(yǎng)問題，建設(shè)完善的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。

4 制定檔案信息化建設(shè)的制度

學校檔案信息化建設(shè)普遍存在資金有限、設(shè)備配置不夠、人才不足等問題，所以應當制定合理、完善的制度，充分考慮學校的需求和現(xiàn)狀，以在擴大資金、配置設(shè)備、人才培養(yǎng)等各方面的工作時按照規(guī)定制度來進行，杜絕工作中出現(xiàn)盲目性、落后性。檔案信息化建設(shè)工作是復雜且繁復的過程，各項基礎(chǔ)業(yè)務工作只有實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法才能確保工作順利。

5 做好檔案管理工作中采集、錄入、存儲工作

采集和存儲是檔案管理中極為重要的兩個環(huán)節(jié)，是以后檔案工作進行的前提和基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)中的檔案采集工作應當全面取材、取其精華、去其糟粕。力求檔案采集的內(nèi)容既全面無遺漏又有較高的使用價值。

學校檔案信息化建設(shè)的一個重要目的就是提高檔案被學校使用的效率和有效性。所以檔案在存儲時應分層次、分類別，按關(guān)鍵詞、主題等錄入，既提高錄入效率，又有利于以后對檔案資料的檢索查詢。

檔案管理人員應確保檔案信息存儲的安全性和規(guī)范性，加強對重要珍貴的檔案資料的保護，按照一定的規(guī)律、制度存儲資料，確保用戶查詢時能準確地查到先關(guān)資料。

6 檔案信息化建設(shè)的安全性

檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化，將資料轉(zhuǎn)化成電子檔案供學校人員查閱會涉及到著作權(quán)益問題，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中應提高對著作權(quán)、發(fā)表權(quán)、網(wǎng)絡傳播權(quán)的維權(quán)意識，保護好檔案信息的權(quán)益。

檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化和網(wǎng)絡化也存在安全隱患，要減少網(wǎng)絡化帶來的危險應做好以下幾個方面：

（1）上傳文件時，確保文件的安全性，沒有被病毒感染。

（2）做好訪問控制策略，嚴格控制管理人員的訪問資格和操作權(quán)限，避免人為的信息泄密和資料破壞。

（3）網(wǎng)絡防火墻建設(shè)。嚴格做好服務器、數(shù)據(jù)庫的安全保護，定期更新防護體系，防止病毒侵襲和黑客侵入。

（4）檔案資料備份保護。應定期對檔案資料進行備份，包括本地備份和異地備份。

（5）一定要確保工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，以避免操作不當對文件資料、計算機或者數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)造成的破壞。

（6）保證硬件運行在合適的物理環(huán)境下，比如溫濕度合適，避免電磁強烈干擾，定期對硬件進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即處理，避免硬件損壞造成的數(shù)據(jù)丟失。

總之，學校檔案信息化建設(shè)是學校檔案管理的發(fā)展趨勢，需要在學校各個方面的配合下才能不斷發(fā)展、完善，在學校的發(fā)展中發(fā)揮應有的作用。

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