企業建立采購管理體系的思路探討

[摘 要] 財務管理是企業日常管理工作中的重點內容，通常來說，資金管理是財務管理的中心，而企業的采購資金在整體現金流量當中占有舉足輕重的地位。隨著現代企業管理制度的不斷發展，充分認識采購管理的地位和作用，在企業實際運營過程中發現采購管理存在的問題，對提高企業資金使用效率，保障企業資金安全循環有著深遠的意義。本文希望通過分析企業采購管理中存在問題，在此基礎上提出一些改進建議。

[關鍵詞] 企業； 采購管理； 問題； 改進

[中圖分類號] F272 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）20- 0070- 02

0 引 言

隨著我國社會主義市場經濟建設的不斷深化和現代化企業管理體制的逐步確立，企業采購管理工作的內涵和外延也在發生著變化。采購是企業在生產經營過程中面臨的首要環節，將會對企業生產經營活動的持續性和穩定性產生長遠的影響，是構成企業核心競爭力的重要內容。從世界范圍來看，通常企業各種物資的采購成本占比很高，并且采購工作不僅量大，而且還較為繁復，在實際操作過程中，十分容易出現管理上的盲點和漏洞，給企業的經濟效益帶來損失。可以說，建立一個科學的采購管理體系，對企業的采購行為進行最大程度的規范和優化，將會有效降低企業的采購成本，繼而幫助企業提高生產經營的效率和質量，對企業提高最終利潤，提升自身核心競爭力有著深遠的影響。隨著現代企業管理制度的不斷發展，越來越多的企業管理者開始意識到采購管理是企業的一項重要利潤源，一個完善的采購管理體系不僅能夠有助于企業整體管理水平的同時，同時由于對先進采購理念的引入，還有助于企業自發提升內部管理水平，從而提高市場競爭力。鑒于此，針對采購管理的眾多有利作用，不少企業都開始重視對采購管理的研究，以便在新的經濟環境和競爭形勢下更好地順應發展潮流，適應現代化的企業管理模式，并且希望能夠憑借完善的采購管理體系降低企業的采購成本，提高經營效率。

1 目前企業采購管理體系中存在的主要問題

1.1 企業物資采購較為零散，在很大程度上增加了不必要的采購成本

通常企業所需要采購的物資都是多種多樣的，對于數量、質量的需求都不盡相同，尤其是對于一些擁有多個子公司的集團公司來說，其采購業務更加復雜，實現統一采購的難度極大。鑒于此，企業為了能盡快滿足生產經營的需求，往往只能退而求其次，采用零散采購的模式，有一些集團公司的子公司則是按照自己的采購需求，設置單獨的采購部門，從而能夠在一定程度上進行關鍵物資的采購和配備。經過多年的實踐，這種相對零散的采購模式雖然可以在短期內對企業的采購效率進行提高，但是從企業的長遠發展來看，這樣的采購管理方式不僅會消耗大量的人力、物力，還會不可避免地增加大量的采購成本、運輸成本和存儲成本。有些供應商為了最大限度的控制成本往往會設定一個最小采購量，如果仍然采用多個采購部門獨立采購的模式，就勢必會造成對企業資金的積壓和庫存成本的上升。同時，這樣的零散采購方式，也會在客觀上造成企業機構冗雜，管理混亂，也加大了對企業不同采購部門的管理難度。

1.2 采購監管制度缺位，采購管理難度加大

客觀來看，目前我國對于采購流程的監管并沒有在立法層面進行明確，在企業管理過程中，也往往忽視了對采購流程的監管，由于采購監管制度的缺位，給不良采購行為提供了可趁之機。有的企業即便有對采購流程的監管，但是還僅僅停留在核實采購預算的基礎之上，較為形式化，沒有對采購物資的數量、質量及供應商的選擇上進行適當督導，在實際工作中的成效并不顯著。另外，有的企業即便建立了相關的監管機制，但是由于沒有相關的法律依據，即便發現了一些不良的采購行為，也難以構成實質性的約束，處理難度較大。鑒于此，面對可能在采購環節中出現的各種違規不良現象，企業應該及時建立起相應的監管制度。

1.3 采購人員專業素養不扎實，職業道德仍須提高

企業的采購計劃需要依靠采購人員去實施，但是在我國企業中，采購人員的普遍專業素養仍然偏低，職業道德教育仍須緊抓。在企業采購中，時不時會發生采購人員為了滿足私利而濫用職權，損害企業經濟利益的行為，最主要的表現形式是低價貨高價采購。許多供應商為了獲得與企業的合作而不惜賄賂采購人員，給予其利益上的許諾，采購人員由于抵擋不住利益的誘惑，于是選擇價格高、質量差的物資進行購買，或者是不按照采購計劃的要求進行過量采購，給企業的生產經營活動帶來隱患，造成采購成本的增加。

2 企業建立采購管理體系的主要措施

2.1 盡快建立起統一的采購系統，加強采購行為的計劃性

總體來說，針對當前不少企業采購管理較為零散的現狀，廣大企業應該在充分了解自身采購業務的基礎上，盡快建立起統一的采購系統，加強采購行為的計劃性。統一的采購系統，能夠有效地改善企業分散采購的狀態，不僅能夠對企業的管理機構設置進行精簡，同時還能夠幫助企業進一步節約采購成本，提高采購效率。在建立統一的采購系統之前，企業應該遵循自身完整的采購流程進行科學設計。首先，企業需要詳細了解每個部門的物資需求狀況，然后進行準確統計和科學分類，在此基礎上制定出完整的采購計劃，根據采購計劃在市場上尋找最為適合的供應商。其次，在確認供應商之前，需要對采購數量和價格進行談判，經過反復溝通達成一致后，雙方簽訂采購合同，企業需要積極配合供應商做好物資的運輸、驗收、入庫等工作。整體來看，統一的采購管理系統主體需要包括企業、采購部門、供應商三大部分，企業將自身的采購需求信息準確傳遞給采購中心，再通過采購中心制定出詳細完備的采購計劃，提交給供應商后再由其進行物資的配送。

2.2 建立健全企業的采購監管制度，加強針對采購行為的內部控制

企業采購效率能否提高，與企業采購監管制度健全與否息息相關。如果企業缺乏針對采購行為的監管和內控，那么就難以規范采購人員的采購行為，容易滋生貪腐，增加采購成本，降低企業的市場競爭力。鑒于此，完善企業的采購監管制度和相應的內部控制，是企業加強對采購行為控制的重要舉措。企業的采購監管制度至少應該由采購計劃制定、采購計劃實施、采購績效審核等內容。在采購計劃的制定階段，重點監管內容是對采購計劃書真實性與可行性的判斷，包括對采購物資的數量、價格、規格等要素的核查，以及對供應商的選取是否合理。其中，尤其要注意計劃書中提高的采購價格和采購成本，需要認真核查供應商提供信息的準確性和真實性，避免企業由于采購價格過高而支付不必要的高昂成本，同時也是對采購質量的有效把關。在采購行為具體實施的階段，監管的重點是采購人員所提供的物資信息是否真實合理，根據計劃書中的價格，如果浮動過大，需要詳細調查原因，從而避免采購人員私自抬高價格，謀取私利。在采購的績效審核階段，監管重點主要是在對采購成本預算、采購物資價格、數量、質量等進行復核，評估采購任務的整體完成情況。

2.3 提高采購人員的整體素養，打造一支優質的采購隊伍

企業采購工作質量的提高不僅僅單純依靠改良采購方式，同時還需要打造一支具有較高素質的采購隊伍，這不僅能夠幫助企業落實各種采購政策，同時也是采購工作的最根本依靠。首先，采購人員必須具備過硬的專業素養，在選擇供應商、價格談判、溝通能力、應變能力等方面都應該達到一定水準。其次，采購人員必須具備優秀的職業素養。采購人員的職業素養主要包括職業道德、責任意識等等，在已有企業失敗的采購管理案例中，不少都是因為采購人員不能抵擋利益的誘惑，放棄自身的職業道德，無視工作責任而引發的。鑒于此，加強對采購人員的素質培養，提高其思想道德水平，對控制不良采購行為的發生有著十分積極的作用。企業可以在崗前對采購人員進行培訓，讓其更加了解企業的生產經營以及面臨的顧客與市場，提升采購人員的責任感和專業素養。同時，在采購人員正式上崗之后，還可以通過定期專項培訓的方式，針對采購人員在實際工作中遇到的問題進行答疑，解決實際問題。通過績效考核，對采購人員進行激勵，以便提高采購效率。

3 結 語

我國加入WTO之后，越來越多的企業將有機會參與到全球化的競爭格局中，可以說，完善企業的采購管理體系是企業最大限度利用資源、降低成本的有力保障。然而，要想建立完善的采購管理體系，需要企業各個部門之間的配合與協調，同時還需要配以現代化的信息系統和數據庫來加以支持。另外，我國企業在進行采購管理過程中，還需要將其與自身的戰略目標相聯系，有效的采購戰略將能夠幫助企業解決更多競爭中面臨的問題，能夠取得良好的管理效果。

主要參考文獻

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