Word軟件在提高辦公效率方面的應用

【摘 要】本文首先闡述了Word軟件在提高日常辦公效率上的幾項特殊功能，然后以Word軟件的郵件合并功能在自動化辦公中的應用實例具體分析其在提高辦公效率上的顯著效果，最后作出總結，為Word軟件的實際應用和進一步發展提供參考。

【關鍵詞】Word軟件 特殊功能 日常辦公 辦公效率

一、Word軟件提高辦公效率的幾項特殊功能

第一，高級查找和替換功能。Word軟件中的查找和替換功能可以快速的實現文字、特殊字符、格式及其之間組合的查找和替換，不僅可用于對文本進行批量的修改和刪除，還可用于對文本字體和段落格式的批量設置。熟練掌握Word軟件的高級查找與替換功能可以有效的提高日常辦公效率。比如，要實現將文檔中的“泄露”全部替換成“泄漏”。如果一行一行的閱讀查找并替換，文章篇幅短這種傳統的方法還可行，但是對于篇幅較長的文檔，采用這種方法工作量就會很大，同時需要花費大量的時間和人力。用Word軟件的查找與替換功能，使用“編輯-替換”命令，在“查找內容”編輯框內輸入“泄露”，在“替換為”編輯框內輸入“泄漏”，單擊“查找全部”，最后單擊“全部替換”即可實現將文檔中的“泄露”全部替換為“泄漏”。用Word軟件的查找與替換功能不僅可以有效地提高工作效率，還能保證查找替換工作的準確無誤。

第二，Web工具支持功能。用戶利用Word軟件的Web支持功能，不僅可以根據向導快速便捷的制作Web網頁，將Word文檔超鏈接到因特網上，還可以通過Word軟件的Web工具欄快速的打開、查找并瀏覽Web網頁上的各種文檔，可以節省查詢時間，提高日常工作的辦公效率。

第三，郵件合并功能。郵件合并功能是Word軟件中常常被人們忽視的一個強大并且非常實用的功能。對郵件進行處理是Word軟件郵件合并功能中一個最基本的功能，將Word軟件與Excel軟件進行有機結合并充分發揮Word軟件的郵件合并功能和現有資源的作用，輕松快捷的完成招生錄取表、成績通知單等的填寫，可以節省大量的辦公時間，提高辦公效率。

二、Word軟件提高辦公效率的具體實例——利用郵件合并功能實現信封的批量打印

1. 通過視圖菜單打開郵件合并工具欄，如圖1所示。

圖1

2. 文檔類型設置。單擊（圖1中第一個按鈕），彈出“主文檔類型”設置框，如圖2所示。點選“信封”，單擊“確定”。

圖2

單擊“確定”之后會出現“信封選項”設置框，用戶可以根據自己的實際使用情況設置所要制作信封的尺寸，并調整收信人和寄信人地址的填寫位置，可以通過設置框下方的信封預覽查看信封設置的實際效果。文檔類型設置好之后，將文檔保存在與所要使用的excel表相同的目錄中。

3. 數據源的選擇。單擊（圖1中第二個按鈕），打開數據源選項，通過設置對話框選擇將要使用的學生通訊錄的excel表，如圖3所示。圖中除第一行之外的每一行都為一條記錄，每一列為一個字段，每一列的標題稱為字段名。

圖3

4. 數據和文字的輸入。本次所要批量打印制作的信封其寄信人的地址和寄信人所在地的郵編是不變的，而收信人的地址和收信人所在地的郵編是隨著圖3中每條記錄的不同不斷變化的，因此信封中的文字就要分兩部分進行編輯。信封上不變的文字部分可以用文本框直接輸入和排版，不斷變化的文字部分要通過插入域來實現，具體操作如下。

首先將郵政編碼添加在信封上，單擊并在所彈出的選項框中點選“郵政編碼”并單擊“插入”，實現郵政編碼域的插入。然后用這樣的方法依次完成收信人通訊地址、收信人名稱等的域的插入，最后填寫好信封上不變的文字部分，信封制作基本完成。

5. 單擊，可以查看第一條記錄對應的信封樣式，但后點擊，可以依次查看各條記錄所對應的信封，保證數據導入的正確無誤。

6. 查看打印結果并進一步調整信封排版。先打印出一條記錄的信封，根據打印出來的實際信封進一步調整信封排版，直到滿意。

7. 全體輸出打印，完成信封制作。當信封排版調整完畢之后，保存信封文檔，可以通過單記錄一個個打印，也可以通過合并實現多記錄一次性打印。

通過以上實例可以看出，用Word軟件的郵件合并功能可以快捷方便的批量制作信封，有效的保證了工作質量，減少了時間消耗。運用同樣的方法還能快速完成大量錄取通知書、成績單、補考通知單等的制作，大大地提高了工作效率。

三、總結

Word軟件功能強大，具有快速生成目錄、高級查找與替換、Web工具支持、郵件合并等多項特殊功能，熟練掌握Word軟件的操作可以幫助我們在日常的辦公中快速編輯文字、藝術字、數學公式以及進行表格制作等，能夠滿足各種文檔處理的需求，還能方便快捷的對文檔內容進行修改、刪除以及格式的調整。運用Word軟件的郵件合并功能還能快速完成大量通知書、成績單、信封等的制作。Word軟件在提高辦公效率上功不可沒。