醫院電子照片檔案結構與現代化管理

隨著電子檔案的劇增，使得現有的醫院的電子照片檔案管理技術面臨著新的挑戰，也提出新的要求。

1 電子照片檔案的結構

根據電子照片檔案的特點，電子照片檔案的結構主要分實體結構和邏輯結構。

1.1 電子照片檔案的實體結構。這里所講的電子檔案實體結構不是某份檔案的實體結構，而是普遍意義上的電子檔案實體結構。電子檔案的載體可以是計算機固定硬盤、光盤、移動硬盤等材料。而且，電子檔案的物質實體具有雙重構成，一是電子文件的實體排列，一是電子文件之間歷史聯系的記錄。電子檔案結構實體主要由電子檔案信息、電子檔案信息符號以及電子檔案信息符號的載體要素構成。任何一份電子照片都有形成的特定背景或事件，電子照片形成后，在將它整理歸檔時，都有附以其背景或事件的介紹。如果電子文件的背景信息跟電子文件內容信息經常被分離，一旦電子文件背景信息丟失，就會直接影響到電子文件信息的憑證作用或價值。

1.2 電子照片檔案的邏輯結構。電子照片檔案不是雜亂無章，毫無關系地堆積在一起的，它一定會有某種具體的結構，使其同時表現為一種特定知識的處理系統。現在，在電子檔案邏輯結構的理論中，主要有兩個要素，為“內容信息”和“歷史聯系”。內容信息是指因一些事件、通過一定的標志和記錄在一定的載體上，經過有目的挑選后，被傳遞和被利用者接受的信息。如果將其再濃縮得小一些，則可以簡單地稱為一個“知識單元”。內容信息（知識單元）是電子檔案邏輯結構的中心。歷史聯系是指電子照片檔案中各個固定的、獨立的、不全面的知識單元之間的關系。電子檔案之所以不是雜亂無章的而又有一定的系統結構，其實質就是指其在邏輯結構中的歷史聯系將知識單元連接在一起，使它們相互支持，相互保障。

在醫院的發展歷史中，同一背景產生電子照片的內容信息根據不同的整理原則，會呈現出不同的歷史聯系。即內容是相同的，但處在不同的歷史聯系中則位置不同。反之，同一內容放在不同位置，它們所表現出來的歷史聯系也就自然不同了。比如，醫院的周年慶電子照片，它所產生的背景事件是醫院周年慶典，在整理歸檔時，放在當年檔案中，是當年活動之一，而放在醫院發展歷程中，則是醫院一個階段的顯現。

1.3 認識電子照片檔案結構的價值。電子照片檔案的形成是一個系統的動態過程。醫院的電子照片負責人只有清楚電子照片檔案結構，才能清楚而有效地做好歸檔整理工作。決定和促成電子照片檔案系統的主要因素，即電子檔案的價值。電子照片檔案體系的形成和發展表現為不斷把有價值的、值得保存的電子照片傳輸到電子檔案系統中，與此同時，又不斷把不具有保存價值的電子照片檔案從電子檔案系統中清除出去，從而豐富完善充實其本身。

2 電子照片檔案的現代化管理

增強電子照片檔案管理現代化意識，加強人才培養。領導重視，增強檔案意識，是做好電子照片檔案管理工作的重要因素和條件。

2.1 支持電子照片檔案管理人員的工作，注重提高電子照片檔案管理人員的技術水平和業務素質，電子照片檔案工作才能得到足夠的重視。使電子照片檔案工作適應時代的需要，適應社會發展的需要。

2.2 加強電子照片檔案的系統化建設，實現設備和技術的現代化。醫院應加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高電子照片檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀等現代化辦公設備。要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快電子照片檔案信息數字化處理步伐。

2.3 電子照片檔案管理人員應重視檔案管理的標準化、規范化。為了防止出現重復、繁雜的混亂局面，電子照片檔案管理人員首先要實現檔案工作標準化、規范化，沒有標準化、規范化就沒有現代化管理。在電子照片檔案管理中，其標準制定，需要根據醫院實際情況，取得醫院領導和全體工作人員一致的認同。雖然有一定的難度，但管理人員可以最大限度地爭取大家意見，汲取相關檔案管理科學知識，以達到標準的實用性、可行性，將電子照片檔案管理達到規范化。

2.4 電子照片檔案管理人員應正確處理手工操作與現代化管理的關系。實現檔案管理現代化，需要一個過程。在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。電子照片檔案管理的基礎工作，例如建檔管理、案卷整理，等等，主要靠的還是手工作業。我們必須正視這個現實，同時積極引進現代化新技術，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

（作者單位：河南省胸科醫院 來稿日期：2013-02-15）