職業(yè)學(xué)校檔案管理存在問(wèn)題與對(duì)策

河南省濮陽(yáng)市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校（以下簡(jiǎn)稱“濮陽(yáng)市職業(yè)中專”）是國(guó)家級(jí)重點(diǎn)職業(yè)學(xué)校、全國(guó)首批中職教育改革示范校、河南省示范性中專，是濮陽(yáng)市職業(yè)教育的龍頭學(xué)校。本文以濮陽(yáng)市職業(yè)中專為例，就職業(yè)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行探究。

1 檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案材料歸檔困難現(xiàn)象比較普遍。職業(yè)學(xué)校的機(jī)構(gòu)設(shè)置比較復(fù)雜，除基礎(chǔ)科室外，一般還設(shè)置培訓(xùn)科、就業(yè)科、企業(yè)科等科室，教研室也會(huì)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的專業(yè)而設(shè)置。如，濮陽(yáng)市職業(yè)中專設(shè)置了學(xué)前教育組、汽車維修組、電子組、計(jì)算機(jī)組等專業(yè)教研室，由于部門(mén)多，部門(mén)性質(zhì)又有很大差異，材料的管理難以統(tǒng)一，容易出現(xiàn)交叉管理和多頭參與現(xiàn)象，材料誰(shuí)拿到就是誰(shuí)的，該移交的不移交，部門(mén)之間在利用方面達(dá)不成共識(shí)時(shí)，各自為政，各取所需，擅自處理材料，導(dǎo)致檔案材料歸檔困難現(xiàn)象比較普遍。

1.2 教學(xué)檔案材料分散，結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜。職業(yè)學(xué)校課程門(mén)類多，教學(xué)材料分散在各個(gè)教研室中，教學(xué)檔案材料收集歸檔任務(wù)比較重。目前，職業(yè)學(xué)校教育趨向?qū)I(yè)化，而一個(gè)專業(yè)的增減和去留與社會(huì)需求關(guān)聯(lián)密切，專業(yè)設(shè)置靈活性較強(qiáng)，它沒(méi)有普通學(xué)校課程設(shè)置的相對(duì)穩(wěn)定性，其課程的設(shè)置也表現(xiàn)出與這種特點(diǎn)的高度一致性，每門(mén)專業(yè)除了教授公共課外還要教授專業(yè)課內(nèi)容，并以專業(yè)課為重心，各專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容涇渭分明、各呈其彩，教研材料內(nèi)容豐富，層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在整理教學(xué)檔案時(shí)，要格外注意分類的準(zhǔn)確性。

1.3 學(xué)籍檔案管理難度較大。職業(yè)學(xué)校的教育形式是多樣化的。如，濮陽(yáng)市職業(yè)中專以三年制中專教育為主，學(xué)生注冊(cè)的是中專學(xué)籍，但為了適應(yīng)社會(huì)需求，也會(huì)開(kāi)辦一些其他形式的教育模式，諸如以校企合作方式開(kāi)辦短訓(xùn)班、直培班等，和一些院校合作開(kāi)辦“3+2大專班”等，還會(huì)招錄一定數(shù)目的干部身份的普通中專生，這部分學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)情況比較復(fù)雜。濮陽(yáng)市職業(yè)中專還成立了綜合高中部，這些學(xué)生注冊(cè)高中學(xué)籍，由于辦學(xué)形式多樣化，學(xué)籍檔案的內(nèi)容以及種類也相應(yīng)地表現(xiàn)為多樣化，給管理帶來(lái)一定難度。

2 解決問(wèn)題的相應(yīng)對(duì)策

2.1 健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。歸檔困難現(xiàn)象反映出的實(shí)質(zhì)是檔案管理制度和檔案管理體系的不完善，制度理順了，歸檔的途徑也就理順了，所以，成立綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理是必要的，綜合檔案室由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室主任主管，并設(shè)置專職檔案員崗位，以綜合檔案室為中心，輻射各個(gè)部、室，同時(shí)，要制定一套行之有效的檔案管理制度。例如：濮陽(yáng)市職業(yè)中專檔案室依據(jù)《濮陽(yáng)市學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合實(shí)際確定了歸檔的范圍、時(shí)間和要求，把歸檔的完成情況和崗位職責(zé)相結(jié)合，使檔案材料從歸檔到整理、保管、利用等環(huán)節(jié)都有章可循，有力杜絕了不歸檔和材料歸檔困難現(xiàn)象。

2.2 在各專業(yè)教研室設(shè)置兼職檔案員。職業(yè)學(xué)校的教研室因?qū)I(yè)而分門(mén)別戶，要杜絕教學(xué)材料的分散，就要在各教研室挑選長(zhǎng)期從事教研業(yè)務(wù)的教師作為兼職檔案員，他們熟悉和了解教學(xué)業(yè)務(wù)，能及時(shí)獲得第一手教學(xué)資料，作為負(fù)責(zé)教學(xué)檔案材料的兼職檔案員更能盡職盡責(zé)。由他們定時(shí)對(duì)應(yīng)該歸檔的教學(xué)材料收集整理，統(tǒng)一向綜合檔案室移交，可以最大限度地避免教學(xué)檔案材料的分散現(xiàn)象。

2.3 成立學(xué)籍檔案室，并派專人管理。由于學(xué)籍檔案需要特殊保管，利用率較頻繁，又有一定的獨(dú)立性，針對(duì)學(xué)籍檔案的這種特點(diǎn)，可設(shè)立專門(mén)的學(xué)籍檔案室，學(xué)籍檔案室受檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的雙重領(lǐng)導(dǎo)，其檔案目錄匯入綜合檔案室統(tǒng)一編目，在學(xué)籍管理中，還可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況把管理進(jìn)一步細(xì)化。如，濮陽(yáng)市職業(yè)中專由于兼有中專和高中，學(xué)籍管理也劃分成高中和中專兩塊進(jìn)行，并分別設(shè)置了管理員，使其可有更多時(shí)間和精力應(yīng)對(duì)職業(yè)學(xué)校復(fù)雜的學(xué)籍情況，能更好地為學(xué)生提供學(xué)籍、學(xué)歷證明等材料利用。

2.4 加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。一方面要宣傳依法治檔，提高全體教職工的檔案法制意識(shí)。如，濮陽(yáng)市職業(yè)中專將《中華人民共和國(guó)檔案法》利用講座、櫥窗、校園網(wǎng)等媒介加強(qiáng)宣傳，使檔案法制深入人心。另一方面要抓典型事例做宣傳。如，濮陽(yáng)市職業(yè)中專經(jīng)常利用《檔案利用典型事例匯編》做宣傳，展示檔案資料在人事、經(jīng)濟(jì)等方面的價(jià)值作用，收效良好。

（作者單位：河南省濮陽(yáng)市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 來(lái)稿日期：2013-02-17）