科技檔案利用工作之淺見

科技檔案利用是指檔案館（室）為滿足利用者需要，通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，使科技檔案信息轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力，以服務(wù)于社會各項事業(yè)的一種服務(wù)工作。其服務(wù)性表現(xiàn)在，一是通過利用科技檔案來促進檔案信息的流通，加快信息傳播，提高社會效益和經(jīng)濟效益。二是通過利用在某種程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需求。這種利用需求必然導致科技檔案的供給效應，起到檢驗、推動科技檔案發(fā)展的作用，是科技檔案工作中最富有活力的環(huán)節(jié)之一。

1 開展檔案利用工作的意義

1.1 利用工作是連接檔案工作與經(jīng)濟建設(shè)的紐帶。科技是第一生產(chǎn)力，是推動社會發(fā)展的強大動力，而科技檔案則是科學技術(shù)第一生產(chǎn)力的重要物質(zhì)載體，是科學技術(shù)發(fā)展的必要條件。科技檔案利用工作是連接科技檔案與經(jīng)濟建設(shè)的紐帶。通過科技檔案利用工作的開展，人們利用科技檔案所儲備的科學成果、原始數(shù)據(jù)、經(jīng)驗教訓等更充分巧妙地將科學技術(shù)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，推動經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展。

1.2 利用工作是實現(xiàn)檔案工作目標的體現(xiàn)。科技檔案利用工作是整個科技檔案工作的中心任務(wù)，是實現(xiàn)檔案工作目標的體現(xiàn)。只有搞好科技檔案的利用，才能使整個檔案工作充滿生機與活力，不斷提高科技檔案工作的水平，促進檔案事業(yè)的健康正常發(fā)展。

1.3 利用工作是推動科技檔案工作自我完善的內(nèi)在動力。檔案利用工作是檔案工作核心，它建立在諸如檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作的基礎(chǔ)上。“后臺準備得越充分，則前臺服務(wù)越順利”。此外，檔案利用工作是推動科技檔案工作自我完善的驅(qū)動力，可以檢驗和促進基礎(chǔ)工作的開展。通過及時了解科技檔案利用效果，對利用中存在的不足作進一步改進；并通過對工作反饋調(diào)查，建立一種良性檢驗機制，加強前期基礎(chǔ)工作完善，促進科技檔案工作的發(fā)展。

2 科技檔案利用工作的重要性

2.1 科技檔案利用工作的內(nèi)容。對于高校來說，努力開發(fā)利用科技檔案，提高本校教學水平，是利用科技檔案的核心所在。其基本內(nèi)容包括三部分。首先，檔案人員要熟悉館藏，在此基礎(chǔ)上編制檢索工具，介紹和報道檔案館保存檔案內(nèi)容和成分。其次，積極開展科技檔案編研工作。不斷保護科技檔案原件，進而開發(fā)檔案信息資源，擴大檔案利用率。最后，及時了解科技檔案利用效果，對工作進行反饋調(diào)查，通過分析利用中存在的問題不斷提高科技檔案利用工作的質(zhì)量，為科研利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.2 科技檔案利用工作的重要性。科技檔案利用是科技檔案基礎(chǔ)性工作的核心，它體現(xiàn)了外界對檔案利用的需求，對整個檔案工作起到一定的檢驗與推動作用。科技檔案具有一定的歷史價值和現(xiàn)實的利用價值，記錄了前人的發(fā)明創(chuàng)造與科技成果等一系列科研相關(guān)活動。人們通過學習利用已有的科技文獻資料可大大縮短科研的生產(chǎn)周期、提高科研效率、在有限的時間內(nèi)創(chuàng)造更多價值。作為高校、科研單位更應該認識其重要性，做好科研利用工作。

3 提供利用工作的要求

3.1 明確服務(wù)方向，樹立服務(wù)思想。眾所周知，科技檔案利用工作是一種服務(wù)性工作，正確的服務(wù)方向、良好的服務(wù)思想至關(guān)重要。要明確方向，通過利用科技檔案，提高教學、科研水平，從而提高社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作人員要樹立崇高的服務(wù)思想，“想用戶之所想，急用戶之所急”。科技檔案工作人員要調(diào)整科技檔案工作服務(wù)手段，樹立新型服務(wù)思想，不斷提高工作效率，發(fā)揮科技檔案最大價值。

3.2 熟悉館藏資源狀況，了解客觀需要。科技檔案工作者在檔案利用過程中具有關(guān)鍵性作用，其自身素質(zhì)的高低決定了科技檔案工作開展的高效與否。作為科技檔案工作人員一定要熟悉館藏檔案的數(shù)量、內(nèi)容、成分、價值等基本情況，以便能夠準確及時地解答利用者的問題，推動檔案利用工作的高效開展。同時檔案工作人員要通過實地調(diào)查，統(tǒng)計和分析利用者對科技檔案需求的傾向和意愿，及時把握科技檔案利用需求的趨勢，以采取積極有效的應對措施，滿足人們不同的利用需求，提高科技檔案利用效率。

3.3 依法開展檔案利用工作，正確處理保密和利用的關(guān)系。一些科技檔案在一定時間和區(qū)域范圍內(nèi)帶有一定的技術(shù)性和機密性，其內(nèi)容會涉及國家、單位的一系列重大機密事項。要通過劃定保密范圍、制定嚴格的借閱制度規(guī)范這類科技檔案的利用規(guī)則。同時，在利用過程中，還要處理好利用和保密的關(guān)系。在具體利用過程中，不能一味地追求全面利用而忽視保密工作，也不能一味強調(diào)保密而忽視利用。科技檔案工作人員要平衡好利用與保密之間的關(guān)系，堅持利用的方便性與保密的原則性，保證科技檔案的長遠利用。

4 實現(xiàn)科技檔案有效利用的途徑

4.1 大膽創(chuàng)新，更新觀念。現(xiàn)代社會經(jīng)濟高速發(fā)展，科學技術(shù)日新月異，檔案價值周期也在縮短。而傳統(tǒng)科技檔案利用大多數(shù)屬于“保管服務(wù)型”、“無償服務(wù)型”、“內(nèi)部服務(wù)型”，對科技檔案利用產(chǎn)生很大制約。檔案管理部門應大膽創(chuàng)新，更新觀念，擴大檔案利用范圍，把檔案利用推向社會服務(wù)；做好檔案解密工作，提供更多有價值的科技檔案資源。科技檔案工作者應樹立開放觀念、主動服務(wù)觀念、競爭觀念、協(xié)作觀念。

4.2 提高檔案人員素質(zhì)。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的推進，檔案管理逐步向知識密集型工作轉(zhuǎn)變。檔案管理工作人員要具備較強的分析能力，能夠較為精確把握一些常見的專業(yè)性檔案。要對各學科知識有一定的了解，能夠理解各領(lǐng)域的檔案并對其進行有效管理。這就對科技檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。①要具備較高的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、事業(yè)心和較強的責任心，兢兢業(yè)業(yè)，并能保證科技檔案資源的完整、安全及做好保密工作；②要具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，熱愛檔案工作，任勞任怨，能夠全心全意為人民服務(wù)；③要有開闊的視野和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠?qū)Ω鲗W科領(lǐng)域的檔案進行管理，能夠利用現(xiàn)代化的管理理念、管理設(shè)備、管理方法和手段及計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)對檔案進行管理，提高工作效率；④要具備不斷學習提高的能力。

4.3 推進現(xiàn)代化信息技術(shù)的利用。信息化建設(shè)是現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，要求利用統(tǒng)一的標準推行工作且進行工作的協(xié)調(diào)，發(fā)揮檔案部門的整體優(yōu)勢，有利于提高檔案管理工作的效率，促進檔案利用工作的展開。主要有兩個方面的工作需要完成：①有關(guān)政策、法規(guī)、標準的制定和完善。統(tǒng)一的標準是檔案工作的依據(jù)，有利于檔案標準化工作的開展和信息化工作的推進；有關(guān)法律、法規(guī)、制度的制定能為科技檔案的工作展開提供法律依據(jù)，也能夠在檔案利用過程中出現(xiàn)問題時提供解決的依據(jù)，有利于科技檔案信息資源的開發(fā)和利用。②對科技檔案本身推進數(shù)字化建設(shè)，對基礎(chǔ)設(shè)施推進網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。各級檔案管理部門應根據(jù)本單位檔案資源的收藏情況及有關(guān)用戶的需求情況建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為檔案資源的網(wǎng)上存儲、傳輸打下基礎(chǔ)；推進網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，為檔案資源的網(wǎng)上利用提供條件。同時，還有利于檔案管理人員及時把握檔案的變化情況，有利于檔案的充分利用。

4.4 建立全新的檔案利用制度和服務(wù)體系。制度是工作的依據(jù)。首先，要突破傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，根據(jù)本地社會、經(jīng)濟建設(shè)的需要，將服務(wù)范圍從本單位內(nèi)部擴展到社會范圍內(nèi)。其次，要建立相應的預測制度，對檔案的利用進行可行性預測。可有效地對檔案的需求情況及需求趨勢進行把握，從而及時對檔案資源進行有目的性的收集、匯總和分析。最后，要形成新的服務(wù)體系，變被動為主動，積極主動為需求者提供服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源對社會經(jīng)濟的最大服務(wù)功能。

（作者單位：河南科技大學 來稿日期：2013-02-18）