高校學(xué)生類(lèi)檔案的分類(lèi)與組卷

教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱(chēng)“《辦法》”）第15條所列文件材料歸檔范圍中，增列了學(xué)生類(lèi)檔案。實(shí)踐中，高校陸續(xù)開(kāi)始調(diào)整檔案分類(lèi)，將原先分散存放于其他類(lèi)別中的學(xué)生檔案整合歸入“學(xué)生類(lèi)”。關(guān)于學(xué)生類(lèi)檔案組卷，學(xué)者大多主張采用“一人一卷”的方式。這是否科學(xué)？學(xué)生類(lèi)檔案應(yīng)如何分類(lèi)、組卷與管理？本文試圖對(duì)此作一番探討。

1 學(xué)生類(lèi)檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來(lái)說(shuō)，庫(kù)房檔案量?jī)粼?5000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動(dòng)態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動(dòng)態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動(dòng)態(tài)管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿(mǎn)足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類(lèi)檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪恚荒芫透叽_定保管期限。這樣勢(shì)必增加庫(kù)房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類(lèi)層級(jí)太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類(lèi)層級(jí)，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級(jí)以下類(lèi)目號(hào)處理。類(lèi)目層級(jí)太多，不利于管理。

2 學(xué)生類(lèi)檔案分類(lèi)組卷需考慮的問(wèn)題

2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類(lèi)檔案由原分散存放于高校其他檔案門(mén)類(lèi)中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類(lèi)檔案的建立并不是“從無(wú)到有”的過(guò)程，而是“變零為整”的過(guò)程。正因?yàn)槿绱耍瑢W(xué)生類(lèi)檔案不可避免帶有原先所在檔案類(lèi)別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類(lèi)組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。

2.2 延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣。部門(mén)立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專(zhuān)職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識(shí)并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門(mén)材料組合立卷。學(xué)生類(lèi)檔案來(lái)源于學(xué)校多個(gè)部門(mén)，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復(fù)雜化的分類(lèi)與組卷方式都不可取。學(xué)生類(lèi)檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類(lèi)檔案無(wú)論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類(lèi)檔案更有必要實(shí)行簡(jiǎn)單化管理。

3 學(xué)生類(lèi)檔案的分類(lèi)、組卷與管理

3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類(lèi)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類(lèi)，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類(lèi)檔案中，從而形成10大類(lèi)的既成事實(shí)。《辦法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類(lèi)檔案二級(jí)類(lèi)目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見(jiàn)下表。

各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級(jí)類(lèi)目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類(lèi)別，如確系無(wú)學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。

3.2 按文件問(wèn)題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來(lái)看，高校10大類(lèi)檔案大都采用了問(wèn)題特征組卷，學(xué)生類(lèi)檔案也應(yīng)該采用問(wèn)題特征組卷；從問(wèn)題特征組卷的靈活性來(lái)看，問(wèn)題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學(xué)生類(lèi)檔案的特點(diǎn)來(lái)看，學(xué)生類(lèi)檔案因數(shù)量大，組成復(fù)雜，來(lái)源渠道多，不適合按照文件時(shí)間、文件名稱(chēng)、文件作者等特征來(lái)組卷。為保證學(xué)生類(lèi)檔案組卷質(zhì)量，不排除必要時(shí)靈活使用多個(gè)文件特征進(jìn)行組卷。

3.3 學(xué)生類(lèi)檔案的數(shù)字管理。雖然學(xué)生類(lèi)檔案實(shí)體不適合一人一卷，但這并不妨礙它在虛擬環(huán)境下一人一卷。首先，選擇一款數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)需同時(shí)具備數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、專(zhuān)題管理等基本功能；其次，建立并細(xì)化學(xué)生類(lèi)檔案機(jī)讀文件條目，只要文件目錄與全文上有學(xué)生姓名出現(xiàn)，機(jī)讀條目上就要有學(xué)生姓名體現(xiàn)；再次，做好學(xué)生類(lèi)檔案的全文數(shù)字化工作，將“永久”、“長(zhǎng)期”或“30年”保管期限的學(xué)生類(lèi)檔案進(jìn)行全文掃描，掛接到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)目錄下。當(dāng)系統(tǒng)、條目、全文三者準(zhǔn)備完畢，且條目與全文建立了“一一對(duì)應(yīng)”關(guān)系后，在檔案管理系統(tǒng)中以學(xué)生姓名為關(guān)鍵詞進(jìn)行文件檢索，與該學(xué)生相關(guān)的所有文件就被“一網(wǎng)打盡”，并以列表方式在系統(tǒng)中呈現(xiàn)出來(lái)，這就好比在我們眼前打開(kāi)了該學(xué)生的個(gè)人案卷。如遇到同名同姓學(xué)生，可輔之以在校時(shí)間、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)等信息進(jìn)行二次檢索，直到準(zhǔn)確檢索到需要的信息為止。當(dāng)然，如果時(shí)間精力許可，還可用創(chuàng)建專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，將檢索成果固定下來(lái)，用學(xué)生姓名等信息命名該專(zhuān)題，該專(zhuān)題就是學(xué)生個(gè)人檔案的虛擬卷。

（作者單位：臺(tái)州學(xué)院檔案室 來(lái)稿日期：2013-02-18）