照片檔案利用存在問題與對策

隨著經濟社會的快速發展，照片檔案的利用日漸頻繁。截至目前，保存于漯河市檔案館的聲像檔案已達424冊44475張（盤）。近年來，漯河市檔案館對館藏照片進行數字化處理，建立了照片檔案數據庫，極大地方便了利用者。據不完全統計，近五年來已為市直有關部門提供照片2000多張，制作禮品影集150冊，小照片做出了大文章，為服務全市中心工作發揮了積極作用。但與此同時，照片檔案利用中的一些問題逐漸暴露出來，亟待解決。

1 照片檔案利用中存在的問題

1.1 版權保護重視不夠。很多單位在檔案館查到所需照片后，通常是用U盤拷貝帶走，沒有意識到要對版權保護。如我市某局準備出一本宣傳冊，需要用展現沙澧美景的多幅照片。當時到接待窗口查找未果，因為當年照片還沒有整理完畢入庫，由于他們急用，后又找到整理照片和負責拍攝的兩位同志，最終為其提供了10余幅照片。雖然一再叮囑他們使用時需注明照片出自市檔案館，由某某拍攝，但最終能否落實我們不得而知。

1.2 社會保密意識不強。利用照片的單位隨意把照片拷走使用，用完若不妥善處置，容易造成照片流失、泄密。如某單位來館查找反映漯河建市以來各個領域成就的照片以辦展覽之用。他們先參觀了檔案館展覽廳，看后提出把全部照片拷貝帶走。這些照片可以說是我們工作人員辛苦數月的勞動成果，不僅查找了數十年的照片檔案，還進行了大量篩選、編排、擬定照片說明等工作，費時費力。一般情況下需要哪部分我們可以提供，但全部照片數量太大，需要審批。經過協調，最終他們還是把全部照片復制了一套而去。可以想象，該單位辦展覽需要大量擴印照片、制作版面等，中間要經過文印社、廣告公司等幾道程序，照片“倒來倒去”，如再不具備防范意識，妥善保管，極易流失。

1.3 規章制度執行不力。目前，我館建立有檔案信息安全保密制度、檔案利用制度等多項制度，但在規范照片檔案利用這方面還是空白。有些單位來館利用照片，沒有經過利用窗口登記，習慣通過熟人介紹，直接找到拍攝、整理照片的同志，在其電腦上查找、復制所需照片，致使無法監管照片流向，留下了安全隱患。

2 對策建議

2.1 提高版權保護意識。單位或個人來檔案館查閱利用照片，使用時必須標明出處，用于出版等用途時還要注明拍攝者是誰。如去年年底，市檔案館為市電視臺《品鑒·文化》欄目提供了大量反映漯河牛行街牲畜市場、沙河航運的老照片，該欄目組同意將市檔案館列為協辦單位，節目播出后反響很大，雙方之間建立了良好的持續合作關系。我館為其提供檔案咨詢等服務，電視臺承諾將每期視頻資料捐贈給檔案館，從而實現了共贏。

檔案館保存的照片，版權屬于檔案館，拍攝者享有署名權，這是毫無疑問的。利用單位如果需要利用照片，可以來館查閱，出于版權考慮，不能把照片隨意拷貝，可以對照片進行壓縮加密，限制任意使用，或者由檔案館提供紙質版的照片，利用單位可以通過掃描等手段得到數碼版。查閱利用不收費，打印照片的成本費用由利用單位出。

2.2 提高保密意識，嚴防失泄密。對于涉密照片的利用，要經過領導審批并登記留底；利用照片數量較大的，須與利用單位或個人簽訂保密協議，照片使用后要妥善保管，有些涉及重要領導活動的照片要及時刪除，避免流失于外、被人惡意PS等。對于需要制作展覽版面的，可以考慮由檔案部門指定一家或數家有良好資質和口碑的廣告公司，定點擴印制作，從而進一步降低了照片流失、泄密風險等。

2.3 提高思想認識，建立健全管理制度，堵塞漏洞和隱患。建立利用登記制度、領導審批制度、反饋制度等，詳細登記利用者單位、電話、利用目的、效果等，萬一出現不良后果可以追查責任。

（指導老師：卞咸杰 作者單位：漯河市檔案館 來稿日期：2013-02-18））