項目檔案前端控制流程與要點

項目檔案是項目建設過程的原始記錄，是項目實體質量的有效憑證。作為項目建設單位檔案管理人員，管好項目檔案責無旁貸，加強前端控制勢在必行。筆者結合自身工作實踐，現初步提出項目檔案前端控制的“五個階段”和“十大要點”，以期與同行交流探討，不當之處，敬請斧正。

1 頂層策劃階段

項目檔案管理人員要時刻關注本單位建設項目動態，一般從年度計劃、項目工作簡報、新聞報道等渠道可以獲得項目進展情況。一要注意及早介入，從項目批復立項后，檔案管理人員就要介入，積極與項目管理人員溝通，掌握項目進度；二要注意建立制度，項目啟動前，會形成一系列管理制度的匯編，項目檔案管理人員要關注檔案管理制度，并適時修改完善，使前端控制有章可循。

2 登記備案階段

項目初步設計完成后，勘察、設計、施工、監理等單位確定后，要及時向當地檔案行政管理機構備案，為項目檔案管理注射“強心劑”，借助外力加強前端控制。一要注意知悉概況，在項目檔案管理登記備案過程中，要掌握項目投資、工期、選址等一系列重要信息，以便有針對性加強管控；二要注意制定計劃，要借助監理方力量編制項目檔案查驗計劃，如制定聲像檔案拍攝計劃和措施，有計劃地開展前端控制事半功倍。

3 檢查指導階段

施工、監理方進場后，項目檔案管理人員要及時協調項目管理人員召開首次會議，明確項目檔案形成的大致程序，建立各方工作人員聯系通道。一要注意召開交工資料技術交底會議，要明確交工資料的套數、整理標準等要求，并對建設單位執行的標準進行詳細培訓，并要求各參訓人員簽字留證；二要注意跟蹤指導，項目檔案管理人員要定期（每周或每月不等）到施工現場監督施工、監理文件資料積累情況，防止項目進度與文件資料脫節的情況發生，特別是隱蔽工程等驗收記錄要重點檢查。并要跟蹤各方資料員工作情況，一旦發現人員流動或更換新人的情況，要及時培訓，確保文件資料積累工作不斷檔。

4 初步審查階段

項目檔案審查一般按項目階段開展，如樁基工程完工后，要督促施工方、監理方整理文件資料，初步驗收審查。一要注意全面審核案卷，在各階段文件量不大的情況下，力求全部全面清理審查，不留死角；二要注意復查整改問題歸零情況，在檢查中發現問題要及時書面提出整改要求，直至整改歸零、復查后才能通過初步審查。

5 歸檔驗收階段

歸檔驗收階段是項目檔案成型的關鍵階段，各階段已通過初步審查的文件資料在驗收階段一般來說不會再有太多問題，但仍然要嚴慎細實地做好把關工作。一要注意竣工圖、聲像資料等竣工文件的審查，確保竣工圖的內容與項目實體相符，形式與歸檔要求一致，要確保項目聲像檔案能全面、客觀反映項目建設過程并符合歸檔要求；二要注意借助城建檔案館等專業隊伍的力量審查把關，要適時邀請城建檔案館或檔案行政管理部門的專家親臨現場審查。一方面，有利于促進移交城建檔案館的檔案的進館進度，另一方面，有利于提高項目檔案質量，以更好地服務于項目實體運行。

總之，項目施工建設情況較為復雜，加強前端控制是保證項目檔案真實有效的必由之路。只要我們堅持按照上述項目檔案前端控制流程中的“五個階段”開展工作，注意把握“十大要點”，項目檔案質量就會有質的提升，定能滿足歸檔要求，并順利通過歸檔驗收。

（指導老師：卞咸杰 作者單位：中國商用飛機有限責任公司檔案中心 來稿日期：2013-02-18）