退伍軍人檔案的整理與保管方法

濮陽縣檔案館對農村籍退伍軍人檔案的接收保管始于1988年，到目前為止，共接收22237卷，實現了集中統一管理。

1 退伍軍人檔案的整理

1.1 檔案裝具封面設置與整理。由于原退伍軍人檔案袋大小、封面設置等都不一樣，既不方便保管，也不方便查閱，因此，我們設計定做了統一的裝具“濮陽縣退伍軍人檔案袋”。對裝具封面的設計，鑒于退伍軍人在部隊時間不一樣，短的有二三年，長的有達八年的，甚至更長。檔案館接收是按退伍時間分批接收的。我們在長期的實踐中得出的結論是以退伍時間加上姓名、籍貫查找比較方便。比如，只要知道利用者是哪一年退伍的，叫什么名字，入伍時所在的鄉（鎮），就可以查找到。對于檔案材料的具體內容，雖然這些退伍軍人檔案來自十二個不同的部隊，但經過統計分析，其內容大致可以分為十三類，分別是：入伍登記表、入伍體檢表、政審材料、入黨志愿書及相關材料、入團志愿書、黨員登記表，有關獎勵的材料（包括各種獎勵卡片、立功受獎的報告等），提升班長、副班長的晉升報告，各種鑒定材料，受處分的相關材料，退伍軍人登記表，慢性病的相關材料（病歷、醫療補助申請批復等），其他證明材料。由此，我們設計的檔案袋封面如表1：

備注

隨后，對館藏全部退伍軍人進行換袋、統一編號，對袋內檔案材料進行了分類編頁號固定整理，并將檔案材料的分類標在檔案袋的封面上。其順序見表1。由編號固定該份檔案資料在袋內的位置，缺項以次遞補。由頁數印證該份檔案資料的具體張數。再填寫上姓名、性別、退伍時間、籍貫（也就是入伍時所在的鄉、村）。特別需要說明的是，有的退伍軍人戶籍所在鄉并不一定是檔案中所填寫的籍貫，這是由于該退伍軍人入伍時占用其他鄉的指標造成的，在整理時一律按入伍、退伍登記表上所填寫的籍貫整理。錄入微機后，在查閱時如果查不到，就問其當時是否占用其他鄉（鎮）的指標入伍的，如果是按其入伍指標的籍貫就可查到。最后，一人一袋一卷，統一編號，把案卷號填寫在左上角的檔案號上，再把檔案號用口取紙固定在檔案袋的豎脊背上，如此上架后，方便調檔。

1.2 編制檔案目錄。為方便查閱與減少提調檔案原件，設置了《濮陽縣退伍軍人檔案目錄》見表2。

前八個項目的設置，是退伍軍人個人的基本信息，備注欄里一般填寫的是退伍軍人個人是否有病，是否參戰、參核、參加勘界等事項，沒有的一般不填。設置的理由是，這些年退伍軍人查閱檔案的目的一般有三種：一是有病的，可到民政部門辦理補助；二是參戰、參核、參加勘界人員，可申請民政部門辦理補助；三是60周歲可申請養老補助。這些都能從前六項和備注中得到確認。如果符合條件則根據案卷號調出檔案復制，出具證明；如果不符合條件，則不再調檔，減少對檔案磨損。九、十、十一項三項則是在管理中發現，少部分農村籍退伍軍人按照國家政策，不應該安置，可過了幾年后，他們又通過其他途徑，得到了安置（大部分是企業），這些被安置的退伍軍人在部隊服役的時間，又可算作工齡，他們要接續工齡，就必須把保存在檔案館的檔案調走，與其現在某個單位的檔案合二為一。為反映檔案流動走向，設置了索取檔案的單位、調取檔案人、調取檔案時間3個欄目。

2 退伍軍人檔案的管理

2.1 編制大流水檔案號。由于這些檔案來自人武部、退伍辦，分屬兩個全宗不便于管理，為便于管理，我們又按退伍年度順序編制了統一的大流水檔案號。

2.2 提調退伍軍人檔案的手續。提調檔案必須由退伍軍人本人持身份證、提調單位的信函（信函上需加蓋提調單位的公章和主管單位印章），填寫《館藏人事檔案轉出意見表》、《收進、移出檔案登記表》，最后在《退伍軍人檔案目錄》上填寫提檔單位名稱、提檔人姓名、提檔時間。退伍軍人本人身份證復印件、提調單位信函留在檔案館備查。

（作者單位：濮陽縣檔案局 來稿日期：2013-02-18）