集中辦公對建設項目檔案管理的意義

按國家檔案局要求，重大建設項目竣工驗收前必須先進行檔案專項驗收。但重點項目工作難度大、要求高，參與單位眾多、關系龐雜、人員變動大、周期長、管理難。如何避免上述因素對檔案的影響，提高管理水平，是檔案工作人員一直思索的課題。

1 問題存在的原因

眾所周知，重點建設項目管理難度大，檔案質量難以保障。盡管建設單位從一開始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但實際上，在基本同步后仍需精心編制，故此文是在強調同步形成基礎上探討對后期檔案統一管理的必要性，而非過程失控的事后補救。探索推行集中辦公模式，主要出于以下考慮：一是避免檔案人員辦公時間難以保障。收尾階段幾乎沒人愿意留下承擔竣工檔案歸檔整理，人員少，人心渙散。二是辦公地點和設備難以保障。結算期為節約成本，不少單位會退租或改租較小辦公場所，存在“不嚴肅、不正規、保密性差”等諸多弊端，因陋就簡，草率應付，安全環境大打折扣。留下的小型辦公設備一旦有故障，直接影響檔案工作質量和進度。三是辦公效果難以保障。人員更替使之前傳達的精神無法落實，業主和監理就需要花更多時間精力指導。個別單位甚至會因結算合同談判運走全部竣工檔案，要挾變更審批，檔案實體安全及整理質量進度更無從保障。

2 采取措施，分三步保障集中辦公效果

所謂“建設項目檔案工作人員集中辦公”，是指參建各方以節約成本、提高效能為目標，將各參建單位檔案工作人員集合到統一地點（同一大樓或大院），進行集中辦公和管理的工作模式。此舉能加強溝通、提高效率，為竣工資料迅速按標準整理成檔案提供方便，外觀及內在質量統一，提高項目檔案整體質量效果顯著。

此模式主要分三步推行，一是解決兩個“問題”。首先解決思想接受問題，讓參建單位認識集中辦公的好處，消除抵制思想。其次解除留守人員后顧之憂。廣梧高速公路（馬安至河口段）項目結算期業主與各參建單位集中一個大院吃住辦公，共用辦公設備和會議場所，十分便利。湛江海灣大橋則相對集中，創新地給集中辦公的檔案人員發放津貼。本地人員就近上班，外地人員在營運中心免費住宿，伙食優惠，目的是讓檔案員安心剩余的整理工作。二是明確“三個重點”。為防止辦公不積極，自覺性不強，對集中辦公檔案工作人員明確三個重點內容：（1）抓緊未完部分檔案資料整理組卷；（2）細心核查竣工圖編制是否到位。（3）對已同步形成的檔案質量反復檢查、整改、優化，達到優質工程檔案目標。三是堅持做到“三有”。一有“考勤”。實行考勤制度，廣梧高速公路（馬安至河口段）項目要求留守領導每周至少有一天集中辦公，無故缺勤將不予優先結算。二有“監督指導”。集中辦公對各參建單位檔案存在問題及時檢查指導，反饋迅速，能第一時間避免不良行為對原始材料損害；還便于各方互相學習，利于全線項目檔案統一。三有“兌現”。湛江海灣大橋項目按工作天數核發檔案津貼，成員積極性高，歸屬感強，促進工作開展。

3 推行集中辦公模式效果明顯

一是方便業主與施工、監理單位直接溝通，提高效率。同一地方辦公，遇到問題及時解決，省時省力，比電話和網上溝通更直觀；具體細節可以手把手教。二是方式轉變和情感交流促進工作效果。集中辦公增加了公開性和透明度，對原來下去檢查或施工單位搬資料上門請教進行改變；檔案集中由業主臨時保管，直至符合要求才按程序移交，保證安全，不易散失。業主也從原來的檢查指導角色，轉變為同事和伙伴關系，更好體察檔案員工作生活情況，感同身受的情感交流消除檔案員孤獨感，積極性得到提高，更樂意主動做好工作。三是促進檔案管理水平。溝通暢順帶來高效率，為移交和驗收留出更多時間，案卷內外質量精益求精。四是成績顯著。從上述兩項目實踐看，集中辦公對促進檔案管理效果明顯，均被評為廣東“全省重大建設項目檔案工作質量優秀項目”。湛江海灣大橋項目獲得“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”，是對項目檔案工作質量和管理水平的最好肯定。

綜上所述，要加強建設項目檔案管理，不但要重視檔案集中管理，更要加強對人員集中管理。集中辦公這種行之有效的模式可供有條件的單位嘗試推行，只有盡可能為檔案工作提供良好的大環境，才能更好地為項目檔案提供保障和有效服務。

（作者單位：港珠澳大橋管理局 來稿日期：2013-02-19）