對主張檔案業(yè)務(wù)外包的反思

摘 要：近年來，檔案領(lǐng)域引入業(yè)務(wù)外包，學(xué)者們對檔案業(yè)務(wù)外包進(jìn)行了探討，以支持為主。但就目前我國實際而言，除已開放檔案的數(shù)字化業(yè)務(wù)外，其余檔案業(yè)務(wù)不宜大力外包。從內(nèi)部看，檔案業(yè)務(wù)外包存在安全隱患，不利于檔案部門業(yè)務(wù)開展和隊伍建設(shè)，同時，是否節(jié)約費用有待商榷；從外部看，檔案業(yè)務(wù)外包市場不夠規(guī)范，外包機(jī)構(gòu)不夠成熟，從業(yè)人員水平不夠理想。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)外包

1 理論研究及實踐現(xiàn)狀簡析

在理論上，學(xué)者們對檔案業(yè)務(wù)外包的可行性、存在問題、改進(jìn)措施等方面進(jìn)行了研究。社會信息化要求的促使、檔案部門信息技術(shù)和資金的短缺、人力資源的匱乏、檔案業(yè)務(wù)的繁重以及提高工作效率的需要等均是目前學(xué)者們提出支持業(yè)務(wù)外包的主要原因。通過選擇可靠檔案中介機(jī)構(gòu)、健全檔案業(yè)務(wù)外包法規(guī)、加強(qiáng)監(jiān)督與管理、發(fā)展檔案中介機(jī)構(gòu)等方法來解決安全無保障、法制不健全、市場不完善、機(jī)構(gòu)不成熟等問題。

在實踐上，主要問題是檔案業(yè)務(wù)外包內(nèi)容過于寬泛。企業(yè)外包業(yè)務(wù)主要有檔案的保護(hù)、數(shù)字化、日常使用、后勤、人員培訓(xùn)、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)等。高校主要以檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)為主。黨政機(jī)關(guān)外包業(yè)務(wù)越來越多涉及檔案的整理與維護(hù)、信息化建設(shè)、開發(fā)、后勤管理和檔案人員培訓(xùn)等。[1]實際上，檔案業(yè)務(wù)外包是隨著檔案館數(shù)字化建設(shè)而產(chǎn)生，但業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，不可避免地出現(xiàn)檔案部門將所有業(yè)務(wù)拿出來外包的問題。

2 檔案業(yè)務(wù)外包的弊端分析

2.1 從內(nèi)部看，業(yè)務(wù)外包不利于檔案事業(yè)的發(fā)展

2.1.1 安全性不高，保密問題令人擔(dān)憂。首先，從依法治檔的角度看，檔案業(yè)務(wù)外包有悖于《中華人民共和國保守國家機(jī)密法》，尤其是黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)和高校。該法規(guī)定“國家秘密的知悉范圍，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要限定在最小范圍”。[2]然而，檔案業(yè)務(wù)外包使得非本單位人員有可能接觸到本單位產(chǎn)生和保管的國家秘密，知悉范圍無形中不斷擴(kuò)大。其次，檔案信息的外泄問題不容忽視。一般而言，數(shù)字化保存并備份的檔案相當(dāng)重要，尤其是黨政機(jī)關(guān)的涉密檔案，企事業(yè)單位涉及專利申請、產(chǎn)品研發(fā)的檔案等。在外包過程中，由于接觸人員的復(fù)雜性和不確定性，僅靠雙方簽署的安全協(xié)議來確保檔案信息的保密性恐怕很難實現(xiàn)。最后，檔案部門信息系統(tǒng)安全值得關(guān)注。目前，檔案業(yè)務(wù)外包集中于信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行和維護(hù)上，外包從業(yè)人員一般被授予訪問檔案部門信息系統(tǒng)的權(quán)限。如果權(quán)限的管理與控制措施不夠及時和嚴(yán)格，訪問者可使用外部計算機(jī)侵入其服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，造成病毒傳入、非法復(fù)制和惡意攻擊內(nèi)部系統(tǒng)等一系列安全問題。

2.1.2 不利于檔案部門業(yè)務(wù)的開展。檔案工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性較強(qiáng)，從文件的歸檔到檔案的整理和利用都環(huán)環(huán)相扣，既要求工作者了解各卷宗檔案的外部特征，又要掌握其內(nèi)在聯(lián)系。外包從業(yè)人員因不了解檔案內(nèi)容而只能進(jìn)行形式上的編排，難以充分體現(xiàn)內(nèi)容上的有機(jī)聯(lián)系。同時，檔案工作者因未直接參與檔案數(shù)字化而不能全面掌握數(shù)字化的過程和結(jié)果，尤其是重要數(shù)據(jù)庫的詳細(xì)內(nèi)容，導(dǎo)致后期的檔案工作，如數(shù)據(jù)庫的整理、數(shù)字化信息的二次開發(fā)以及檔案的編研和利用等難以順利高效地開展。[3]所以，即便是已開放檔案的數(shù)字化工作也不能完全放手于外包機(jī)構(gòu)，有必要加強(qiáng)檔案部門工作人員的適當(dāng)參與和有效監(jiān)督。

2.1.3 不利于檔案工作者的進(jìn)步。目前，檔案隊伍中檔案和計算機(jī)的專業(yè)人才為數(shù)不多，整體的知識水平和業(yè)務(wù)能力有待提高。但是，正因如此更應(yīng)該加快檔案隊伍建設(shè)，以適應(yīng)信息時代的檔案工作。業(yè)務(wù)外包雖然在一定程度上緩解了檔案工作者在知識和技術(shù)上的緊張狀態(tài)，但同時也使其失去了知識更新和技能提高的機(jī)會，削弱了其學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力，阻礙了新技術(shù)和日常業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合。長此以往，將嚴(yán)重阻礙檔案工作者的進(jìn)步和檔案隊伍的建設(shè)，也在一定程度上限制了檔案工作的有效開展和檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.1.4 是否節(jié)約費用有待商榷。有學(xué)者認(rèn)為，單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量較少，從管理成本上看并不經(jīng)濟(jì)，為減少資源消耗，故選擇檔案中介機(jī)構(gòu)代為管理。[4]可是，既然管理量不大，無需消耗過多的人、財、物，那么，資源合理調(diào)配基本可以解決問題，何必高額外包呢？另有學(xué)者提出，部分基層檔案館為達(dá)標(biāo)升級，因人員、設(shè)備和技術(shù)不具備，不得不花一定數(shù)量的費用將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，實屬無奈之舉。[5]試問，在目前外包收費較高的情況下，對檔案部門而言，數(shù)字化外包是否真正降低成本呢？也許，目前看似如此，但從長遠(yuǎn)看，把有限的資金大量地投入外包上，是否會增加檔案部門的運行成本和數(shù)字檔案館的建設(shè)成本，有待商榷。[6]

2.2 從外部看，檔案業(yè)務(wù)外包不合時宜

2.2.1 檔案外包市場缺乏有效規(guī)范和管理。第一，立法方面。自上世紀(jì)80年代江浙地區(qū)成立檔案中介機(jī)構(gòu)至今，二十余年國內(nèi)尚未形成適用于檔案中介領(lǐng)域的完善bdc693ac37d63e26985b2b560e7c2761的法律體系。以江浙地區(qū)為例，《江蘇省檔案管理條例》（1998年8月）對檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的立法竟然是盲點；《杭州市檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)管理工作指導(dǎo)意見》（2009年12月）也只是對檔案中介服務(wù)業(yè)進(jìn)行政策性的指導(dǎo)規(guī)劃，對執(zhí)行準(zhǔn)則并未提出明確要求。可見，目前我國對檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范仍停留于宏觀層面，僅對設(shè)立和管理作部分規(guī)定，不夠全面和嚴(yán)密；微觀層面少有涉及，在執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)規(guī)則、人員素質(zhì)、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)；對于檔案業(yè)務(wù)外包幾乎沒有明確的法律法規(guī)可言。

第二，管理方面。由于尚未構(gòu)建有效的行政管理和行業(yè)協(xié)會自律管理相結(jié)合的管理模式，檔案中介機(jī)構(gòu)基本處于中間地帶，行政管理放手不管，行業(yè)協(xié)會自律管理滯后，對其經(jīng)營行為和業(yè)務(wù)操作流程無法實施有效的監(jiān)管。不少檔案中介機(jī)構(gòu)以科技公司的名義開辦檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，游離于行政監(jiān)管之外。如江蘇立鼎科技作為具有一定規(guī)模的數(shù)字化企業(yè)進(jìn)入檔案行政部門的推薦名錄，但卻在檔案行政部門的管轄之外。[7]

2.2.2 檔案中介機(jī)構(gòu)發(fā)展不成熟。從總體上看，檔案中介機(jī)構(gòu)經(jīng)營分散，行業(yè)水平不高。除北京、深圳、上海地區(qū)外，我國大部分地區(qū)中介機(jī)構(gòu)分布零散，機(jī)構(gòu)間缺乏合作和資源共享，難以形成行業(yè)集中發(fā)展的態(tài)勢，仍處于初創(chuàng)時期和探索階段。從個體上看，檔案中介機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)模小，綜合實力弱。如江蘇省檔案事務(wù)所因資金短缺、技術(shù)落后，業(yè)務(wù)范圍難以擴(kuò)大，業(yè)務(wù)手段難以多元化。而民辦檔案中介機(jī)構(gòu)更受到流動資金、專業(yè)人員、先進(jìn)設(shè)備的限制，只能承接復(fù)制、掃描等機(jī)械化工作，無法滿足檔案業(yè)務(wù)信息化、專業(yè)化需求。[8]

2.2.3 外包從業(yè)人員整體水平不高。外包從業(yè)人員是檔案中介機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵所在，但當(dāng)前其知識結(jié)構(gòu)和能力水平并不理想。第一，由于檔案中介機(jī)構(gòu)處于發(fā)展初期，運作資金不充裕，人事制度不健全，人員配備不充足，往往一個人身兼多職，具體操作人員更換頻繁，或臨時從社會上招募人員，以應(yīng)付暫時繁忙的業(yè)務(wù)。第二，目前，尚無檔案中介從業(yè)人員資格制度，從業(yè)人員的資格審查不嚴(yán)格，考核、教育和培訓(xùn)又跟不上，使得從業(yè)人員的整體水平難以滿足檔案業(yè)務(wù)外包專業(yè)化、信息化的實際需求。

3 結(jié)語

業(yè)務(wù)外包作為一種新的管理辦法顯示出強(qiáng)大的生命力，將其應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，須使用得當(dāng)。從當(dāng)前看，應(yīng)將其限制在已公開政府信息和已開放檔案的數(shù)字化領(lǐng)域，主要是非核心技術(shù)的操作工作。對于數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)等技術(shù)環(huán)節(jié)上的工作以及檔案的管理、編研和利用等工作仍不宜外包。總之，檔案業(yè)務(wù)外包從無到有，從稚嫩到成熟必須經(jīng)歷一個長期的發(fā)展過程，只有當(dāng)內(nèi)外部條件都符合時才能大力開展，目前仍需謹(jǐn)慎。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：鄭州大學(xué)信息管理系 來稿日期：2013-02-18）