合同審核和合同管理在企業中的具體應用

［摘要］加強企業合同的審核與管理是規范經濟市場、優化資源配置的重要環節。企業合同的管理在企業管理中占據了非常重要的作用，如何才能防止合同漏洞，最好的辦法就是運用法律手段來杜絕這種現象，才能更好地管理企業。本文就合同審核與管理的一系列問題進行探討。

［關鍵詞］合同審核；合同管理；企業

［中圖分類號］F275［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2013）1-0021-02

目前，企業與企業之間的經濟聯系主要是通過合同的形式來建立的，因此，在現代企業法律顧問制度中，合同管理就成為了一個重點內容。現代企業經營管理是否成功在一定程度上取決于是否能管理好企業合同。在一項合同簽訂之前，一定要經過合同審核的程序。我們嚴格按照法律程序來審核合同，就一定會發現一些問題，這樣就能防止在合同履行期間出現合同糾紛，保障雙方的經濟利益。

1合同審核在企業中的應用

1.1合同審核的內容

合同審核主要包括四方面的內容：第一，看合同的主體是不是合法的；第二，觀察合同的形式是不是合法的；第三，研究合同內容是不是合法的；第四，判斷合同的訂立程序是不是合法的。

（1）看合同的主體是不是合法的。所謂合同主體主要指的是簽訂合同雙方當事人，根據合同他們都要承擔相應的義務和責任。判斷當事人是不是具有民事權利與民事行為的能力。①審查當事人的法人資格。我們看一個經濟組織是不是具有法人的資格主要是根據國家工商管理機關有沒有為其頒發企業法人營業執照來判定，如果有企業法人營業執照，那么就屬于合法的法人。②審查非法人當事人（其他組織當事人）的資格。對于這種組織的審查主要是看是否是有自己名稱和營業執照不具備法人資格的分公司，是否是獨立經營、有經營場所及營業執照的個體工商戶。③審查自然人的資格。對自然人的資格審查主要是對其自然狀況做進一步了解。看他是不是具有民事行為的能力。假設自然人是一種代理的身份，主要審查的就是代理人是不是具有代理的資格，看他有沒有被代理人給予的代理證書，如果有，就是合法的自然人。④審查特殊行業的當事人資格。有一些當事人主要生產和銷售一些特殊的商品，看他是不是具有資格主要是判斷他是不是具有合法的生產經營許可證。例如，炸藥和雷管等，看他是不是具有相關部門頒發的生產執照，如果有，就符合資格。有些設備修理合同需要國家有關部門頒發的修理資質，工程承包合同需建設部門頒發的相關工程資質必須符合，沒有相關資質，就不符合合同主體要求。⑤資信審查。資信審查是合同能確實得到履行的第一道防線，在市場競爭中，資信審查重點要看合同相對人資金信譽情況、企業實力、是否有履約能力、有無違約記錄、業界口碑等，必要時應要求對方提供資信證明。

（2）觀察合同的形式是不是合法的。簽訂合同的時候，既要有書面形式，還要有口頭形式或者是其他的形式，不管是哪一種形式都要與法律相符。①不需要任何特定形式的合同。當事人雙方在簽訂合同的時候在法律允許的條件下不需要使用任何一種特定的形式，這種簽訂方法不拘于形式，簽訂合同的當事人可以采用口頭協議，也可以采用書面文本的形式。在這種情況下簽訂的合同一樣具有法律效力，很多合同的簽訂都可以采用這種方法，例如承包合同、買賣合同、代理合同以及居間合同等。②需要特定形式的合同。這里主要指的是根據法律的相關規定，一定要采用書面文本的形式簽訂的合同，根據國家頒布的《合同法》，很多合同必須以書面文本形式簽訂，例如租賃合同、技術開發和轉讓合同、抵押合同、借款合同、建設合同、勞務合同等。如果當事人的雙方約定以書面形式簽訂合同，那么，也一定要簽訂書面文本的合同。

對于企業來講，簽訂合同是一件大事，并且程序比較復雜，不容易理清，為了杜絕合同糾紛發生，建議除能即時結清或在特殊情況下不能及時簽訂書面合同的，應當簽訂書面合同或者事后補簽合同。

（3）研究合同內容是不是合法的。企業簽訂合同主要還是想要達到某種經濟目的。但是，只有按照法律規定簽訂的合同才會得到法律的保護，最后才能達到自己的經濟目的。如果簽訂的合同是不合法的，那就屬于違法合同，不僅不會受到法律的保護，還會受到經濟損失。因此，研究合同內容是不是合法是每一個企業應該重點關注的內容。那么，我們主要從哪些方面來研究呢？第一，看合同內容有沒有損害國家的利益、損害他人的利益；第二，看合同內容是不是想要掩蓋一些犯罪證據；第三，看內容有沒有不利于社會公益的發展；第四，如果是通過招標確定合同一方，與中標單位簽訂合同的，合同的條款必須與中標通知書實質性內容一致。第五，看內容是不是符合法律的相關規定。如果這幾種條件都能達到的話，根據《合同法》就可以判定為合法的合同，如果違反了這幾條規定，簽訂的合同就屬于無效，不受法律保護。

（4）判斷合同的訂立程序是不是合法的。①對合同進行嚴格審查，看其是否經過主管部門的領導審批，是否需要報上級部門備案后才能生效。②涉及企業的大型采購項目或是企業的基本建設是不是經過招標的形式獲得。有沒有違反企業的相關制度規定。③看簽訂合同的當事人雙方是不是都在合同上簽了字或是蓋了章。判定蓋章的名稱是否與合同主體一致，是否加蓋的是合同專用章。再者，看簽字的人是不是企業的法定代表人或代理人。

1.2合同審核的管控措施

在合同文本擬好以后，企業一定要進行嚴格的審查。在合同審核的環節中還存在一定的風險，例如，由于合同審核人員的疏忽沒有發覺合同條款中對自己不利的因素；或是即使發現存在問題也沒有及時提出修改意見；再者是，合同的起草者沒有聽從合同審核人員給的意見進行修改等。因此，我們在進行合同審核的時候主要應該注意幾點內容：①合同審核人員要重點審核合同文本是否合法、是否經濟、是否可行、是否嚴密，不管是從合同的主體，還是從合同的內容和形式，都要進行嚴格的審核，保障當事人的利益，使合同能夠順利履行，盡量避免發生違約現象。②建立會審制度，針對一些重大的或者關系比較復雜的合同文本，企業應該把財務部門、法律顧問部門、審計部門等都結合在一起共同對合同進行審核，每一個相關部門都要嚴格按照合同履行自己的責任。③重視審核人員提出的意見，對審核人員提出的相關修改意見若沒有違反法律規定或損害其他人利益的應予以采納。

合同審核人員由一定法律專業知識的人員擔任，并進行定期培訓，學習相關法律知識、好的審核辦法和經驗，根據各企業實際形成自己一套有特色的合同審核方法。

2合同管理在企業中應用

合同具有一些與其他事物不同的特點，它與企業的經營管理或者是財務工作是不一樣的，它不僅僅是企業內部的一項重要管理內容，還是國家法律法規中的關鍵環節，對于社會關系的調節具有重要作用，其中還包含了很多專業的法律知識。

2.1建立專門的法律顧問機構，統一管理合同

在企業中建立專門的法律顧問機構是非常必要的。隨著市場經濟的發展，企業為了獲得某種經濟利益，與當事人另一方簽訂的合同屬于民事合同，這種合同規定了雙方都需要履行的權利和義務。企業雙方簽訂合同以后，，就確立了一種民事關系，而這種關系是受到法律保護的。而通過簽訂合同來確定民事關系的這種行為就屬于民事法律行為。從這一點我們就看出，合同與企業的其他事物是不一樣的，它具有自己的特點，已經處于企業界限的外部，對于社會關系的調整具有重要作用。其中很多的法律知識也是企業應該掌握的。因此，合同的管理應該交給企業的法律顧問機構，將合同正本及簽訂和履行合同過程中雙方的電傳、信函、會議記錄、對方提供的資質及其他書面憑證分類登記和歸檔保存。

2.2完善和改進規章制度

怎樣才能使企業的合同管理更加規范、合理、科學呢？第一，完善和改進管理制度。企業應該制定符合自身的合同管理制度，這樣在簽訂合同的時候我們就有充足的依據。企業合同的管理主要涉及幾方面的內容：合同的資信調查、歸口管理、審批、簽訂、備案、登記等，除此以外，還有文本示范管理、專用印章管理、合同的履行情況、統計、考核以及管理人員的培訓問題等。采取統一的管理方法，制定合理的管理制度，才能使企業的合同管理更加層次化，進一步明確了雙方的責任，而簽訂合同的程序也更加規范。這樣一來，企業合同從簽訂到執行就能減少不必要的糾紛，即使發生糾紛也很容易得到控制。

2.3加強合同管理人員的培訓工作

如果合同管理的人員素質太低，勢必會導致整個企業合同管理出現問題。因此，加強合同管理人員素質的培訓是非常有必要的，通過培訓，管理人員就要弄清相應的法律知識以及簽訂合同的技巧，一定要憑證上崗，并且也要與企業其他員工一樣接受年度考核。這樣做的主要目的一方面使管理人員的責任感增強，另一方面也提高了企業簽訂合同的法律意識。

2.4加強對重大合同的監管

企業應該把合同分為不同的類型。要嚴格對重大合同進行審查和監管。一般情況下，企業的重大合同主要涉及購并合同、擔保合同、合作協議、買賣合同等，這些合同的簽訂是非常重要的，與企業的生死存亡具有直接聯系。因此，企業在簽訂合同的時候，要對這些重大合同進行挑選，把合同的內容進行反復審閱，對于合同中單位資信、項目論證、合同文本的起草、修改、簽訂以及執行，企業的法律顧問部門都要參與其中，全程監控合同的簽訂過程，防止出現重大的合同糾紛給企業帶來重大的經濟損失，保證企業的經濟利益不受損失。

2.5加強合同監督管理

之所以要簽訂合同，主要是為了使合同的執行及時有效，避免出現當事人任一方出現違約的現象。因此，企業的法律顧問要運用好自己的監督職能，嚴格監督合同的執行情況，避免各種影響合同順利履行的因素，及時向有關部門反饋，減少違約現象的發生。除此以外，在雙方履行合同的時候，合同結算是其中一個非常關鍵的環節，因此，這就需要企業的法律顧問部門與財務部門一起合作，共同把合同結算做到準確無誤。這樣一方面可以嚴格把關合同簽訂的情況，另一方面可以監督合同的執行情況。

因此，在企業的法律顧問事宜中，合同的審核與管理是極其重要的，它與一般的約定、承諾不一樣，是一個具有法律效力的程序，也是一個合理、全面的管理過程，企業只有實施有效的合同管理，才能使自己的經濟利益得到保障。

參考文獻：

［1］董雪峰.合同審核和管理的關鍵［J］.經濟師，2012（1）.

［2］全國企業法律顧問執業資格考試用書編委會.企業法律顧問實務分冊［M］.