淺談企業檔案對企業文化建設的作用

何偉

摘 要：現代企業檔案工作和企業文化建設關系密切，作為企業文化積累之一的企業檔案，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性，為弘揚企業精神，推進企業文化建設，塑造企業形象起積極的作用，因而，企業檔案工作是現代企業文化建設中的重要組成部分。就企業檔案對企業文化建設的促進作用及如何使其得以發揮進行探討。

關鍵詞：企業；檔案；文化建設；企業發展

企業檔案是企業在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，它詳細真實地記錄了企業發展的歷程，記錄了企業優秀的文化思想。企業文化建設是現代企業管理的重要內容，是建立現代企業制度的有利保證，企業文化建設離不開企業檔案，二者關系密切，并且相互促進發展。

1 企業文化建設與企業檔案的內在聯系

企業文化建設和企業檔案管理都是現代企業管理的重要組成部分，雖然是不同的分屬范圍，但二者之間既有內在區別，又有著不可分割的內在關聯。企業文化不僅可以通過豐富具體的內容來表現其精神文化內涵，還可以通過各種形式來體現企業文化的獨特性。盡管企業檔案具有多種門類，各不相同的載體，但其都以具體的物質形態實實在在地存在，具有直觀性、形象性的特征。企業檔案具有文化特性，企業文化通過企業檔案記載的完整豐富內容充分表現出來。企業文化與企業檔案之間的內在關聯，決定了二者對促進企業的健康發展起著積極的保障作用。

企業文化是企業在長期的科研、生產、管理建設等方面中形成的，能為全體員工普遍接受和共同遵循的思想信念、價值觀和行為準則。企業文化并不是自發形成的，它是企業經營者根據企業經營、管理、發展的實際需要而有意創作、宣傳、貫徹、引導和執行的。企業文化的形成不僅是企業經營者的管理需求，也是員工的一種工作需求。企業的經營理念是企業文化的內涵核心組成，是企業大發展之魂；企業對外形象是企業文化的綜合反映和外在體現，是企業的無形資產。

企業檔案是企業在科研、生產、經營管理等各項活動中形成的以各種載體真實記錄的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料，是企業的重要信息資源和無形資產，是企業生產、經營管理的支撐和保障。企業檔案工作是企業經營管理工作的重要組成部分，是維護企業的合法利益，記錄企業文化和發展歷程真實面貌的一項重要的基礎工作。以我公司為例，多年來，公司檔案管理人員堅持認真學習、貫徹《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《文書檔案管理》、《企業檔案工作規范》等一系列檔案法規，通過公司內部報刊和內部交流平臺向員工進行檔案的宣傳教育，使公司全體員工的檔案意識得到了提高，養成了及時歸檔的好習慣，也促使公司檔案基礎業務建設得到了加強，檔案管理工作取得了長足的進步，進一步推動了公司檔案工作的良好發展。公司新廠房建立時，公司領導為檔案基礎設備建設投入了大量的資金，配備了先進的檔案管理用具，為公司檔案的安全保管、有效利用創造了最好的條件。

公司員工足不出戶通過內部管理軟件系統就可以方便快捷查找到檔案室保存的相關資料，為查找資料節約了大量的時間，他們深刻體會到檔案工作與企業發展的密切關系，也真正認識到檔案工作的重要性，積極與檔案室相互配合，使公司檔案室的庫藏越來越多，涉及收集的門類也越來越豐富。

企業檔案不僅為企業文化建設提供了大量詳實的真實資料，而且也是做好企業文化建設必不可少的歷史借鑒和參考，企業檔案工作是企業文化建設的重要組成部分，它強有力地推動著企業文化建設的不斷完善和發展。企業文化建設也需要企業成長歷程的真實記錄，需要有關企業經營理念和企業精神文化宣傳的記載，而企業檔案能為企業文化建設提供寶貴的原始材料，是企業文化建設的有力保障。同時企業檔案也需要企業文化建設的新內容來不斷地進行充實和豐富。二者之間有著一種內在的必然聯系，相互促進，相互發展。

2 企業檔案在企業文化建設中的地位和作用

企業需要重視企業文化建設，不斷提升與同行企業的競爭力和加強內部員工的強大凝聚力。

通過企業文化建設，把企業營造成家的氛圍，讓員工感受到家的溫暖。企業檔案則記載了企業的成長的歷程，為企業文化建設提供了真實、可靠的原始記錄資料，成為企業文化建設的“添加劑”。把平常看不到、摸不著的東西更加形象直觀地以文字、圖片、影音資料、實物等各種形式呈現出來。企業檔案作為企業的各項活動的真實記錄，應該積極參與到企業文化建設中來，為企業的發展更好地服務。

2.1 企業檔案是企業豐富文化的積累

企業檔案真實記錄了企業的創業、發展的全過程，企業文化思想也被真實地記錄在企業檔案之中。企業檔案是企業文化的積累，是企業的寶貴財富。以我公司為例，在公司領導高度重視檔案的收集工作下，制定了相關的歸檔制度，從上至下嚴格按制度要求來執行。公司要求各部門每年把工作中形成的各種門類的檔案資料進行集中歸檔，由檔案室負責統一整編管理。現在，檔案室保存的檔案為公司快速地發展提供了有力的服務支持。

2.2 企業檔案充分體現企業的特點，也決定著企業文化的特色

企業檔案在企業生產經營活動中同樣起著不可估量的作用。它全面記述和反映了企業的發展概況、經營現狀、財務狀況、人力資源狀況、工作業績、文化思想；它詳細記錄和展現了企業的科技研究成果、技術能力、獲批專利項目等重要內容。企業的歷史和發展目標是企業文化建設的根本和源泉。

2.3 企業形象的完美塑造離不開企業檔案

企業形象的塑造對于現代企業來講非常重要。塑造企業形象可以促使企業了解市場供求形式、掌握客戶的具體需求、擴大企業在本行業里的綜合影響力，提高企業在市場競爭中的經濟地位和社會地位。比如我公司： 通過利用公司檔案資料，統一制做了公司制服、車間工作服、公司商標、公司產品宣傳手冊、產品使用手冊、公司對外網頁等方面大力宣傳，讓國內外更多的客戶了解我們，選擇使用我們的研發產品。這些工作的開展都離不開公司的聲像檔案、電子檔案、科技檔案、綜合檔案資料的協助。

3 企業文化建設對企業檔案管理工作的影響

企業文化學作為現代企業管理學的新理念，將企業管理納入到深層次的意識形態，以致于在企業管理的各項活動中，文化因素都顯示出巨大的功效。企業文化建設對于推動和促進企業檔案管理工作具有十分重要的指導意義：

3.1 企業文化建設可以改善企業檔案管理工作

企業檔案管理工作的外部環境，實際上就是通常所說的企業全員檔案意識。企業其他各項管理工作對企業檔案管理工作的支持、配合的程度，將關系到企業檔案管理規章制度的嚴格實施和執行，直接影響到企業檔案是否能實現集中統一管理。優秀的企業文化能給企業管理工作帶來新的動力，進一步改善企業檔案管理工作的外部環境，使企業檔案管理工作的各項活動順利完成。現代企業，隨著辦公自動化的推廣應用，形成了大量的電子文檔、電子文件、數碼相片、數據庫文件應用軟件等新的檔案載體的不斷出現，檔案管理者的現代檔案管理認識要比以往更為重要和緊迫，檔案管理者必須嚴格要求自己，不斷學習，接受新的管理知識，做到開拓進取、與時俱進。

3.2 企業文化建設可以提高企業對檔案的利用

企業檔案管理的目的是為企業各項工作活動提高優質服務，而檔案優質服務是否能實現必須具備兩個必要條件：一 是檔案可以隨時查看借閱；二是要有利于推進檔案工作的發展。企業管理者的文化水平高低，決定了人的素質，也決定了檔案的利用能力。優秀的企業文化在調動企業團體積極性時，也使員工的文化素質大大提升，同時也提高了企業對檔案的利用能力。

由此而知，隨著企業文化的不斷補充創新，企業的先進管理、生產的自動化水平、員工文化素質水平和技術水平都將得到逐步提高，進而追求一種更高地、更好的精神文化，這也就會對企業檔案管理工作提出更高的目標和要求。在這種發展形勢下，企業檔案管理工作只有努力尋找全方位的發展，才能盡可能滿足其來自各方面的不斷要求。建設企業文化對現代企業檔案管理工作既是機會，更是挑戰。現代企業檔案管理者應當充分發揮庫藏檔案本身的文化價值作用，為服務好企業文化建設和企業健康快速的發展做出積極的貢獻。

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