信息化環(huán)境下高校儀器設備管理模式探索*

彭云

（北京語言大學 資產(chǎn)管理處，北京 100083）

一、引言

高校儀器設備管理工作作為高校資產(chǎn)管理的一項重要內(nèi)容，雖然越來越引起各級領導的重視，但從信息化和網(wǎng)絡化的角度來說，還存在一定的欠缺，網(wǎng)絡的巨大優(yōu)勢未得到充分發(fā)揮，其管理效率普遍比較低下。由于缺乏網(wǎng)絡信息技術的支撐，高校內(nèi)部資產(chǎn)管理部門、財務部門、各職能部門以及使用部門之間難以實現(xiàn)信息共享，對賬工作不能做到及時、準確和完整，儀器設備管理手段比較落后，易造成賬實不符、資產(chǎn)信息滯后失真、資產(chǎn)清查工作實施困難等問題，從而不能充分發(fā)揮儀器設備的價值和使用效益。因此，高校應充分運用現(xiàn)代信息技術，利用優(yōu)越的校園網(wǎng)硬件基礎和技術力量，充分整合資源，建立全新的、科學的儀器設備管理模式，全面提高固定資產(chǎn)管理水平。

二、RFID技術的應用

1.RFID技術簡介

無線射頻識別即RFID（Radio Frequency Identification），是一種新興的非接觸式的自動識別技術，于1948年10月被Harry Stockman提出，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數(shù)據(jù)，識別工作無需人工干預，能穿透雪、霧、冰、涂料、塵垢和條形碼無法使用的惡劣環(huán)境下閱讀標簽，并且閱讀速度極快。與條形碼相比，RFID標簽具有防水、防磁、耐高溫、使用壽命長、讀取距離大等優(yōu)點，并且標簽上的數(shù)據(jù)可以加密以確保安全，存儲數(shù)據(jù)量更大，存儲信息可動態(tài)修改，可遠距離、多目標操作。

RFID系統(tǒng)主要由電子標簽、閱讀器和射頻天線組成。電子標簽即射頻卡，由耦合元件及芯片組成，標簽含有內(nèi)置天線，用于和射頻天線間進行通信；閱讀器主要用于讀?。ㄔ谧x寫卡中還可以寫入）電子標簽信息；射頻天線主要用于標簽和閱讀器間傳遞射頻信號。目前RFID技術應用很廣，如：圖書館、門禁系統(tǒng)、食品安全溯源等。

2.應用RFID技術的意義

采用RFID技術的高校儀器設備網(wǎng)絡化管理模式，可以實現(xiàn)高校儀器設備的動態(tài)管理，解決傳統(tǒng)管理方式下賬實不符、信息失真、記錄遲緩等問題。運用RFID技術，可對儀器設備進行實時定位，跟蹤管理，防止資產(chǎn)流失，同時能夠快速高效地進行資產(chǎn)清查和數(shù)據(jù)采集工作，切實提高高校固定資產(chǎn)的管理水平。

（1）實現(xiàn)儀器設備全生命周期管理

利用RFID技術，可實現(xiàn)對儀器設備從采購驗收到處置報廢的整個生命周期的智能化全程跟蹤管理。設備購入后，管理部門入賬時加裝RFID標簽，標簽內(nèi)寫入儀器設備的信息，每次進行資產(chǎn)管理操作時，讀寫器都會自動讀取設備電子標簽并將信息發(fā)送回服務器進行處理，實時記錄資產(chǎn)的狀態(tài)，從而實現(xiàn)儀器設備的跟蹤管理。儀器設備報廢時將電子標簽信息清除后取下留作以后繼續(xù)使用。

（2）加強儀器設備的動態(tài)監(jiān)管

傳統(tǒng)模式下，儀器設備的調(diào)撥、出借、遷移等均用手工記錄，工作量大而繁瑣，很難對機構調(diào)整、職工調(diào)動、辦公室搬遷等引起的資產(chǎn)變動進行實時監(jiān)控，從而造成賬實不符、資產(chǎn)流失。

在RFID網(wǎng)絡化管理模式下，借助閱讀器和智能管理系統(tǒng)，對儀器設備的調(diào)撥、位置變動等信息進行實時有效地監(jiān)控和記錄，使管理人員及時了解儀器設備的變動情況，解決資產(chǎn)信息滯后失真、資產(chǎn)流失等問題。加強儀器設備的動態(tài)監(jiān)管，還可以實現(xiàn)教學實驗儀器設備資源共享、優(yōu)化配置，避免資源和資金的浪費，充分發(fā)揮其價值和使用效益。

（3）提高清查盤點效率

由于高校固定資產(chǎn)數(shù)量種類多、存放地點分散，有些設備存放位置隱蔽，不易被發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)模式下，資產(chǎn)的清查盤點費時費力且易造成疏漏，匯總核實工作也往往耗費很長時間。

在RFID模式下，基于其很好的穿透性和快速識別的優(yōu)點，只要電子標簽位于閱讀器所形成的磁場范圍內(nèi)，閱讀器就能夠在較短時間內(nèi)把一個房間或幾個房間內(nèi)的資產(chǎn)信息全部讀完，避免搬動設備、翻看、逐條核對等繁雜的工作，對于分散的設備則可使用手持式讀寫器進行信息采集，從而大大提高了清查盤點的效率。

（4）進行多級管理，明確管理責任

在RFID網(wǎng)絡化管理模式下，可以充分考慮每一級資產(chǎn)管理員的不用職責，并賦予其相應的操作權限，通過身份識別進行登錄操作。這樣既保證了信息的安全性和可靠性，又具有一定的靈活性，從而明確管理責任，加強資產(chǎn)管理內(nèi)部控制。

三、基于RFID技術的網(wǎng)絡化管理模式

利用RFID技術可以幫助使用單位建立起統(tǒng)一的、有效的、實時的和流程電子化的儀器設備管理系統(tǒng),通過網(wǎng)絡化集中管理的運行模式把各部門貫穿起來,從而實現(xiàn)設備從采購到報廢的全生命周期管理。

1.系統(tǒng)架構設計

基于RFID技術的網(wǎng)絡化管理模式下高校儀器設備管理系統(tǒng)選用三層B/S結構，如圖1所示。

圖1 三層B/S體系結構

在三層B/S結構中，用戶通過瀏覽器向服務器發(fā)送HTTP請求,Web服務器接收客戶端發(fā)送來的HTTP請求。對請求進行分析,如果請求的是靜態(tài)頁面,那么就將所請求的頁面發(fā)送到客戶端。如果請求的是動態(tài)頁面,那么就執(zhí)行此動態(tài)頁面,并將執(zhí)行結果發(fā)送給客戶端。動態(tài)頁面中的腳本程序可以和數(shù)據(jù)庫服務器進行交互。

2.系統(tǒng)功能設計

基于RFID技術的網(wǎng)絡化管理模式下高校儀器設備管理系統(tǒng)主要功能如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)功能模塊

（1）系統(tǒng)維護模塊

該模塊的功能包括用戶管理、數(shù)據(jù)備份等。

為保證系統(tǒng)的安全可靠，采用多級用戶管理模式。本系統(tǒng)用戶分三級：系統(tǒng)管理員、高級用戶和普通用戶。根據(jù)權限的不同訪問的功能模塊不同。系統(tǒng)管理員可以訪問所有功能模塊，對各級用戶進行權限設置。高級用戶可以查詢、打印全校范圍內(nèi)儀器設備信息，具有儀器設備變更審查、審批權。普通用戶可以查詢、打印本部門儀器設備信息，對管理轄區(qū)內(nèi)的儀器設備提出新增、報廢、變更申請，可對本部門儀器設備的部分屬性如使用人、存放地點等進行修改。

數(shù)據(jù)備份可實現(xiàn)自動備份和手動備份兩種方式。

（2）設備申購模塊

普通用戶登錄系統(tǒng)后，填寫購置申請單，通過校園網(wǎng)提交。尚未審批前可以新增、修改、刪除，進入審批流程后只可查看審批狀態(tài)。審批通過后由相關單位執(zhí)行采購程序，不通過的寫明原因發(fā)送回申請單位。

（3）基本數(shù)據(jù)管理模塊

本模塊包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)變動、數(shù)據(jù)查錯等功能。數(shù)據(jù)錄入時，按事先設定的編碼規(guī)則對新增設備進行編號，錄入后可直接打印設備驗收單及RFID標簽，同時將信息寫入標簽中的ID芯片。數(shù)據(jù)修改只能修改與統(tǒng)計無關的字段，如：型號、規(guī)格、廠家等。而數(shù)據(jù)變動可以對數(shù)據(jù)做單個或批量變動，包括單價變動、領用單位變動、單位合并或分拆等。根據(jù)用戶權限的不同，所能做的修改變動也不同。

（4）數(shù)據(jù)查詢模塊

可以實現(xiàn)對某單項儀器設備的簡單查詢，也可按領用單位、儀器設備類別、儀器設備入賬時間等進行查詢，還可根據(jù)工作需要設立組合查詢條件，可將符合條件的數(shù)據(jù)進行導出。

（5）報表打印模塊

生成各種常見的統(tǒng)計表，包括儀器設備明細表、固定資產(chǎn)增減變動情況表、普通高等學校教學科研儀器設備增減變動情況表、年代構成統(tǒng)計表等。用戶也可以根據(jù)需要自行設定條件，生成統(tǒng)計報表。報表可直接打印或?qū)С觥?/p>

（6）維修及報廢管理模塊

當設備出現(xiàn)故障需要維修時，使用部門的普通用戶登陸維修界面，提交維修申請，等待高級用戶審批，審批后由相關單位負責維修。不具有維修價值或維修成本過高，經(jīng)鑒定后可啟動儀器設備報廢程序。

按照相關規(guī)定認定需報廢的儀器設備，普通用戶登陸報廢界面，勾選申請報廢設備名稱，填寫報廢原因，生成報廢申請單，提請審批。儀器設備報廢后，需將電子標簽取下，清除上面的記錄信息后，留作以后循環(huán)使用。

（7）資產(chǎn)盤點模塊

生成相應盤點計劃列表，工作人員利用位置讀寫器或手持式讀寫器進行信息采集，核對后由讀寫器向系統(tǒng)進行反饋。不相符的數(shù)據(jù)要查明原因，進行更正，完成資產(chǎn)的快速盤點。

（8）異動報警模塊

可以實時跟蹤儀器設備的位置變動信息。當某一設備進出某區(qū)域時需經(jīng)過該區(qū)的位置讀寫器，讀寫器記錄此設備電子標簽信息，判斷出設備進出的方向，向管理計算機發(fā)送記錄和進出警示，管理員核實后及時對數(shù)據(jù)庫進行相應修改，使得設備實際位置與數(shù)據(jù)庫信息保持一致，對管理人員查找點驗資產(chǎn)帶來了極大的方便。

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