優化館藏的思考

馬保生

圖書館收集的各種類型文獻資料的總和，簡稱館藏或藏書。是圖書館賴以存在的物質基礎，是滿足讀者需求的根本保證。圖書館館藏是與一定時期的文獻生產和使用方式緊密聯系的。現代圖書館收藏的文獻資料包括圖書、期刊、政府出版物、小冊子、學位論文、報告、照片、電影片等。

優化館藏就是將檔案館所珍藏的檔案，逐步趨優化，使檔案館藏結構合理，內容豐富，并通過開發利用，提供有效服務。從目前縣級檔案館館藏來看，盡管是各有千秋，各具特色，然而由于歷史的、現實的種種原因，從總體來講，館藏結構不盡合理，館藏內容不夠豐富。因而，“優化館藏”的問題，不是單純的業務問題，而是一個事關檔案館能否履行職能，為社會提供優良服務的大課題。

一、館藏建設的主要內容

1、館藏規劃指圖書館根據文獻老化和新陳代謝的規律，對館藏的文獻作多次的選擇，剔除或提存那些過時無用或已經殘損的文獻，使館藏文獻更為精悍實用。是要確定館藏發展的目標，即建成具有何種功能的知識體系，具體體現于館藏體系與館藏結構之中。在館藏規劃中還要明確實現目標的步驟和具體計劃。

2、文獻選擇和文獻收集，是根據發展規劃的要求精心選擇收集，不斷充實館藏，增加其必要的完備程度和支持研究決策的能力。

3、館藏的復選，指圖書館根據文獻老化和新陳代謝的規律，對館藏的文獻作多次的選擇，剔除或提存那些過時無用或已經殘損的文獻，使館藏文獻更為精悍實用。

4、館藏組織和管理，是館藏建設的重要方面，合理的館藏組織和科學的管理使用戶更便于利用館藏。

區縣級綜合檔案館作為一個保存本地區綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質量的高低是檔案館能否生存的關鍵所在，這一點在社會主義市場經濟體制下，在改革開放的實踐中，已被檔案界的同仁們所承認。然而，目前絕大多數區縣級綜合檔案館的館藏由于種種主、客觀的原因，并不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直在低谷中徘徊。本文擬就館藏現狀及優化館藏的對策談點粗淺的認識。

二、從現有館藏看其結構的不合理性

根據《中華人民共和國檔案法》及有關文件的規定，區縣級綜合檔案館所保存的是本地區黨政機關，人民團體及企事業單位在各種社會活動中形成的有保存價值的各種門類的檔案。然而由于諸如建制時間較短及區縣檔案局館多由區縣委、政府檔案科室發展而成等原因，使很多檔案館的現有館藏很難適應現代化社會發展的需求，館藏的結構存在著很多不合理性。這些不合理性表現為：

1、館藏信息陳舊，利用效果不佳。根據《檔案館通則》第七條中“省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”的規定，各區縣檔案館館藏信息揭示的是10年前本地區的社會發展狀況。這些信息作為歷史記錄，對今后了解和研究社會發展是很有意義的。但是我們必須看到，我們正處在一個大變革的時期，十年的變化可能是天翻地覆的。試想，館藏中的那些反映計劃經濟的歷史記錄，對今天的資產重組和國有大中型企業向股份制邁進能有多少幫助？可以說檔案信息陳舊是檔案館門可羅雀的癥結所在。

2、檔案種類單調，文書檔案所占比重過大。檔案是“國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的”歷史記錄。從這個概念理解，檔案除黨政檔案，即文書檔案外，還應包括反映各機構、各部門主要業務職能活動的科技檔案和專門檔案。

3、檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有一定數量的編研產品但大部分為應付升級達標匆匆而就質量不高實用性不強利用范圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒有發揮其應有的作用。

4、利用效率不高

這里所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準率而是指利用者進出檔案館大門的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務設施的不完善、閱覽環境雜亂等一系列問題導致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。

上述問題很多館都存在，使館藏質量大打折扣。解決問題的辦法：

第一，加強《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《山東省檔案管理條例》等法律、法規的宣傳力度，從源頭上為豐富和優化檔案館館藏打下堅實的基礎。同時，加強檔案業務指導工作，提高專、兼職檔案人員隊伍業務素質，為豐富和優化檔案館館藏提供技術支持。檔案的收集、整理、立卷都是由專、兼職檔案人員完成的，他們的業務素質高低直接影響到檔案的質量，應經常組織專兼職檔案人員學習檔案法律、法規和檔案專業知識，提高檔案業務水平。

第二，轉變城建檔案收集重點，完善館藏結構

“十一五”期間城建檔案收集重點應注重門類齊全，并體現地方特色。象工業建筑類的小廠房資料可以不收，設置一個較高接收起點。而能體現地方和時代特點的工程檔案要想盡一切辦法去征集。比如世人矚目的“杭州灣跨海大橋”，她將是未來連接寧波和上海的主動脈，在規模、設計、施工、工藝等方面都體現了新時代的特色，我們要努力爭取大橋資料進館，優化館藏。

第三，加強電子文件接收

《中華人民共和國電子簽名法》已于2005年4月1日起實施。該法中明確規定可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力，偽造、冒用、盜用他人的電子簽名，構成犯罪的，依法追究刑事責任。有了《電子簽名法》的保駕護航，城建檔案館應該加強電子文件的接收工作，為數字檔案館建設奠定基礎，同時也能優化館藏，改變館藏結構單一現象此外，在做好以上幾點的基礎上，應該考慮走檔案、情報一體化的道路。這在我國沿海、開放地區已有成功的例子，日本的一些公文書館中也有類似的做法。

第四，建立信息聯網實現檔案信息資源共享

檔案作為一種信息若要充分發揮其作用必須進入信息高速公路進入社會的大信息網絡這是實現檔案館社會功能的最佳手段。筆者認為目前應做到兩點第一檔案系統內盡快實現三級聯網。即市館、區縣館、檔案室三級聯網使檔案信息在較為廣泛的范圍內得以交流為檔案價值的實現創造條件。第二盡快加入公共信息網使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發揮檔案館的社會功能。

總之，優化和豐富館藏是檔案館基礎建設的重要任務，是事關檔案館工作全局和長遠發展的重要工作。只要我們深化認識，加大檔案宣傳和接收的力度，積極開展館藏檔案的鑒定銷毀工作，拓寬館藏的信息服務領域，就能盡快建設一個內容豐富，結構合理的館藏體系，為經濟建設和各項事業作出應有的貢獻。