論高校圖書館檔案管理新思路

郭振

摘 要：圖書館檔案管理是高校圖書館現代化建設的重要組成部分，本文首先闡述了高校圖書館檔案的特點，其次分析了圖書館檔案的作用，接著分析了當前高校圖書館檔案管理工作中存在的問題，最后提出了優化檔案管理的新思路。

關鍵詞：高校圖書館；檔案管理；新思路

高校圖書館檔案管理是高校圖書館工作的一個重要組成部分，是保存高校圖書館各項工作和活動原始記錄的載體，它從高校圖書館成立之日起就開始積累，隨著圖書館的發展而發展，客觀真實地記錄著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。

一.高校圖書館檔案管理的作用

（一）對讀者開展宣傳和教育的重要教材

高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學、科研、管理以及服務等各項工作，廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個圖書館的情況，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料，也是向讀者開展宣傳教育活動的重要教材。

（二）領導決策的參考依據完整的檔案資料可以為領導決策提供很多信息

高校圖書館領導在工作中需要了解館內的工作情況和一些有關圖書館發展的數據時，可參考館內保存的檔案材料；其次，學校領導想要了解學生的讀書喜好，掌握學生的學習動態，也可以通過參考圖書館保存的學生借閱方面的檔案來獲取一定的信息。同時，針對舊有管理制度的問題提出建議，不斷完善圖書館各項規章制度。

（三）做好圖書館服務、提高工作效率的依據

隨著時代的發展，高校圖書館的工作內容也發生著變化，其中，為廣大讀者提供優質的服務是當前圖書館工作的一項重要內容，也是未來高校圖書館的重點發展方向。其中，圖書館的檔案管理對做好服務工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務工作的探索過程中，檔案管理人員完整地收集并記錄服務工作發展過程的重要文件資料，如服務工作思路、組織情況、經驗和教訓等。這些資料可以為圖書館改進服務質量提供可靠的信息價值。

（四）檔案是高校文化建設的需要

檔案是一個學校文化建設的歷史記憶，是傳承學校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分，作為學校的文化發展和展示窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案建設具有重要的文化價值，對高校文化建設發展有著很重要的意義，同時也是國家和民族文化建設的重要組成部分。

二.高校圖書館檔案管理的新思路

（一）增強檔案管理意識

一定程度上說，圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考價值，因此，上至高校領導、圖書館領導，下至圖書館檔案管理工作人員都應該重新認識檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領導認同的基礎上，逐步將圖書館檔案管理工作規范化。筆者認為，確定固定的檔案管理員編制負責全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎環節。

（二）健全檔案管理制度

高校圖書館檔案管理業務包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用等八個具體環節。如此眾多的環節，如不制定具體的規章制度給予規范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好檔案管理工作的前提條件。

（三）提高檔案管理人員的素質

選擇優秀的檔案管理人員。最好選用事業心強、并有較高學歷的人才，具有檔案專業學歷的人才更好。檔案人員一經落實，應保持相對穩定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩定性和持續性。其次，為使管理水平跟上不斷發展變化的檔案管理工作新形勢，應該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業培訓，讓他們學習新知識、新技術。

（四）優化檔案結構

高校圖書館應當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續關注。圖書館檔案工作還應重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。

（五）科學鑒定檔案

對需要歸檔的檔案進行逐一鑒定，區別不同檔案的性質和價值，然后根據檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔，這樣才能使檔案存放科學合理，節省存放空間，節約管理費用，同時也便于檔案的查找、開發和利用。

（六）充分開發利用檔案信息

檔案的開發和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館檔案才有存在的價值，檔案管理工作才有意義。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：一是檔案管理人員應積極配合高校及館內領導決策，根據工作需要及時準確提供相應的檔案資料，為圖書館發展做好服務，實現檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案信息利用率。傳統的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發揮。因此，應該更新管理觀念，加強對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。

（七）大力推進管理手段的現代化

現代化的管理設備和管理手段是現代化圖書館檔案管理工作所需，也是時代發展的要求。筆者認為，要實現檔案管理手段的現代化，應該建立起開放檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數據庫，這是管理手段現代化的基礎。

總之，檔案是高校圖書館管理工作的基石，圖書館的許多工作都離不開檔案管理工作的支持。不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好地發展。■

參考文獻

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