企業(yè)辦公室工作探討

【摘 要】對于企業(yè)來說，辦公室作為一種工作機構(gòu)，處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的中樞地位，是領導工作的輔助性機構(gòu)。無論哪一級的辦公室，除了具有服務、輔助、執(zhí)行、管理等特征外，還有其鮮明的政治性和綜合性。辦公室工作的性質(zhì)、任務決定了在企業(yè)工作中它將發(fā)揮較大作用。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗對如何做好企業(yè)辦公室工作進行了探討分析，期有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】企業(yè)；辦公室；工作；問題；措施

辦公室作為一個綜合部門，其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。最大限度地調(diào)動辦公室工作人員的工作積極性，發(fā)揮辦公室工作人員的整體合力，開創(chuàng)一種團結(jié)向上、積極奉獻的工作氛圍。進一步轉(zhuǎn)變工作作風，改進工作方式。加大服務力度，提高服務質(zhì)量，提升自身素質(zhì)始終是企業(yè)辦公室管理工作的努力方向。

一、企業(yè)辦公室工作常見的問題

企業(yè)辦公室工作它不僅是領導的參謀和助手，而且還是溝通上下左右的橋梁和樞紐。辦公室工作是否管理有序，直接影響著領導工作、機關工作的水平，直接關系到基層工作的開展。但在實際工作中，由于不少企業(yè)的各項工作是以生產(chǎn)和經(jīng)營為中心，往往忽視了企業(yè)辦公室應有的作用，導致了企業(yè)辦公室工作存在許多薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。一是忙于應付多。主動服務少。由于辦公室人員少，事務多，要求嚴，很多時候疲于應付，往往處于一種被動的狀態(tài)，工作的層次、質(zhì)量和效果不太理想。二是提供一般情況多，提供有分析、有建議、有重要參考價值的情況少。三是事務服務多，決策服務少。事務性工作是辦公室工作的基礎，但是輔助性決策卻是辦公室工作的高級形式。四是對上服務多、對下服務少。許多辦公室的同志錯誤地認為，只要把對上面的工作做好了，主要問題就解決了。五是忽視信訪工作。企業(yè)的信訪接待工作一般在辦公室，而信訪事件的發(fā)生在一定程度上影響著企業(yè)的穩(wěn)定和構(gòu)建和諧企業(yè)的進程。

二、做好企業(yè)辦公室工作的方法措施

1.樹立超前意識，充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地開展工作。超前意識是辦公室人員在領導決策之前的思維活動和心理感受，它受辦公室人員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。辦公室人員科學、準確的超前意識，可以對領導決策發(fā)揮積極的推動作用；反之。則有可能影響領導決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是辦公室人員樹立超前意識的前提。增強主動性。首先要超前準備。做到籌備醞釀超前，調(diào)查研究超前，檢查落實超前，思想觀念、知識和材料準備超前。計劃要早安排。要把握工作的規(guī)律性。超前做好常規(guī)性工作。要善于發(fā)現(xiàn)苗頭性甚至潛伏性的問題，準確把握事務發(fā)展的趨勢，做好重大事項的預測。并對可能出現(xiàn)的事態(tài)提出預防性、控制性預案，為領導決策提供前瞻性的預案。要善于安排和利用時間，抓住開會或外出的空隙來安排一些超前準備工作。增強主動性，還必須快速反應。堅持工作的規(guī)范化，堅持到手即辦，不推不拖，堅持突發(fā)事件和緊急信息報告制度要區(qū)分輕重緩急，加強中心，突出重點。增強主動性。還要精細運作。要做好崗位分工，責任落實到人。要搞好綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。要堅持預案制度，對工作進行預先設計和安排。要堅持工作提醒制度和事前復查復核制度，對遺漏和偏差進行彌補和糾正。

2.要深入群眾，開展調(diào)查研究，堅持理論與實踐的結(jié)合。調(diào)查研究是為領導提供決策服務的重要手段，客觀上要求辦公室人員要發(fā)揮貼近領導、了解全局的優(yōu)勢，貼近中心工作，把功夫更多地花在分析問題、提出建議上，為領導決策提供服務。主要抓好“四個方面”：一是貼近實際；二是深入基層；三是優(yōu)質(zhì)出精；四是高效快捷。

3.要堅持正確的政治立場，養(yǎng)成學習的習慣。能否堅持正確的政治立場，對于辦公室人員來說是十分重要的。因為我們的工作歸根結(jié)底是為企業(yè)服務的。所以，必須站在較高的立場來想問題、辦事情，在事關大局、事關政治方向、事關根本原則的問題上，一定要毫不含糊地站穩(wěn)正確的政治立場，與企業(yè)的中心工作保持高度一致。要堅持把鄧小平理論作為一切工作的根本指針，堅持黨的基本路線、基本方針；在大是大非面前，一定要旗幟鮮明，要站穩(wěn)腳跟；對損公肥私、違法亂紀等腐敗行為，要旗幟鮮明地自覺抵御；在個人利益、局部利益和集體利益、全局利益發(fā)生矛盾的時候，要做到自覺維護集體和全局利益，做到個人利益服從集體利益，局部利益服從全局利益。總之，不管在任何情況下。都要在政治上、思想上、行動上與黨中央與企業(yè)保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。加強理論學習是提高思想政治素質(zhì)的基礎環(huán)節(jié)。政治上的堅定來自理論上的堅定。所有辦公室人員，都要持之以恒地學習理論，運用理論，把加強黨性鍛煉和加強思想政治修養(yǎng)貫穿于理論學習的全過程。學習理論首先要用鄧小平理論、三個代表重要思想武裝頭腦，深入學習科學發(fā)展觀和十八大精神，提高自己的理論素養(yǎng)。人生有限，學海無涯，現(xiàn)代社會不學習就意味著生活的停滯。辦公室人員要端正學習態(tài)度，養(yǎng)成學習的習慣。同時，要注意學習的系統(tǒng)性。辦公室強調(diào)學習的系統(tǒng)性主要體現(xiàn)在三個方面：一是不斷注意充實理論基礎。打牢理論根基，提高理性思維的能力。二是突出加強經(jīng)濟知識學習的系統(tǒng)性。三是隨時注意對上級精神的學習、理解和把握。這對辦公室工作尤其重要。

4.多年來，雖然作為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大的發(fā)展，但文書檔案管理隊伍的建設，特別是文書檔案管理隊伍及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，應該從以下幾個方面加強隊伍建設。第一，以辦公室人員基本素質(zhì)要求為條件，在配備辦公室人員時，應選調(diào)那些有專業(yè)特長的有關人員；第二，對在崗的專業(yè)人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業(yè)務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求；第三，在所屬業(yè)務管理部門的指導下，對機關文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進行定期考核。

5.以團隊式管理倡導一種無私奉獻集體主義精神。企業(yè)辦公室工作無論大小，都必須一絲不茍，不得有懈怠，更不得有差錯。雖然時間上沒有定數(shù)、任務 沒有定量，都不得憑工作論報酬，需要的是無私奉獻。這種品質(zhì)的形成，不是任何指令所能做到的。辦公室的工作人員應盡量創(chuàng)造一種和諧、溫暖、健康的工作環(huán)境，把大家引導到熱愛集體，維護整體利益的層面上來，有計劃地開展一些團隊活動，給大家在有益的整體活動中增進了解，加強意識，以所在集體為榮，以所在集體為樂，愿意為了集體的利益努力工作，無私奉獻。同時，著力于引導大家樹立強烈的事業(yè)心，讓大家在工作中達到默契，共同創(chuàng)造一種通力合作、群策群力的工作環(huán)境。

6.認真對待職工來訪，做好企業(yè)信訪工作從某種程度上來說也是反映企業(yè)是否穩(wěn)定的“晴雨”表。做好企業(yè)信訪工作在構(gòu)建和諧社會這一戰(zhàn)略中，起到舉足輕重的作用。企業(yè)的辦公室部門要加強調(diào)查研究，做好預防工作，充分利用一線監(jiān)管信息，掌握公司內(nèi)部的情況，對重大信訪問題和有集體上訪苗頭的案件，上下互通信息，及時上報情況，把問題解決在基層，把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。

隨著當前金融危機對實體經(jīng)濟的影響開始逐步顯現(xiàn)，在當前國有企業(yè)改制力度不斷加大，步伐不斷加快以及生產(chǎn)與經(jīng)營形勢日益嚴峻的形勢下，作為國有企業(yè)的辦公室人員也遇到種種挑戰(zhàn)，面臨新的困難。在新形勢下，辦公室人員要在黨的十八大精神指導下，與時俱進、不斷探索、緊緊圍繞企業(yè)的重點工作，努力為領導、為機關、為基層服好務，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，少說空話，多辦實事，繼續(xù)開創(chuàng)團結(jié)向上、積極奉獻的工作氛圍，努力樹立辦公室的新形象。