淺議采購(gòu)流程的優(yōu)化控制

[摘 要]近年來，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，隨之帶來各個(gè)領(lǐng)域的極大發(fā)展。而作為企業(yè)發(fā)展的重要因素之一的采購(gòu)也越來越受到企業(yè)和社會(huì)的關(guān)注。而采購(gòu)流程的規(guī)范以及優(yōu)化控制也開始引起企業(yè)的重視。本文就采購(gòu)的基本特點(diǎn)和流程，圍繞著如何編制詳細(xì)的采購(gòu)需求和采購(gòu)計(jì)劃、建立健全的采購(gòu)申請(qǐng)制度、優(yōu)化供應(yīng)商的基本選擇制度、采購(gòu)合同的管理以及采購(gòu)價(jià)格的管理等方面進(jìn)行詳細(xì)的探討和分析，希望能夠有一個(gè)大體符合企業(yè)需求的采購(gòu)流程供參考，從而能夠幫助企業(yè)做出更完善的整體的資金統(tǒng)籌以使企業(yè)更好地運(yùn)行及順利地發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)；供應(yīng)商；企業(yè)

[中圖分類號(hào)]F252 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2013）30-0025-02

1 編制詳細(xì)的采購(gòu)需求以及采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)流程的第一步就是要編制詳細(xì)的采購(gòu)需求以及采購(gòu)計(jì)劃。下面就簡(jiǎn)單地闡述一下如何才能編制詳細(xì)的采購(gòu)需求以及采購(gòu)計(jì)劃：

第一，要做到了解和評(píng)估物資需求情況。作為采購(gòu)人員，首要做到的就是了解企業(yè)或者公司對(duì)采購(gòu)物資的需求情況以及企業(yè)或者公司的生產(chǎn)銷售計(jì)劃，甚至企業(yè)公司的物資庫存情況以及所剩余訂單情況，根據(jù)這些而確定大概的采購(gòu)量。

第二，要確定基本采購(gòu)數(shù)量。對(duì)于一個(gè)企業(yè)或者公司來說，適當(dāng)?shù)奈镔Y采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間對(duì)于滿足企業(yè)或公司生產(chǎn)的用料需求有著直接重大的影響。就目前企業(yè)或公司生產(chǎn)的特點(diǎn)而言，采購(gòu)的大部分物資是數(shù)量少，品種多而雜，采購(gòu)的分布面廣，時(shí)間要求緊，質(zhì)量要求高，所以，確定一個(gè)基本的采購(gòu)數(shù)量對(duì)公司或企業(yè)的生產(chǎn)有著不可估量的影響的。而要做到這個(gè)基本數(shù)量的確定，那么首先就應(yīng)該將公司的生產(chǎn)需求和市場(chǎng)需求綜合后轉(zhuǎn)變成生產(chǎn)計(jì)劃，把綜合后的生產(chǎn)的需求量減去已存在產(chǎn)品的數(shù)量。其次要精確的計(jì)算可用庫存量，以便采購(gòu)時(shí)能夠準(zhǔn)確地掌握采購(gòu)的信息。再次要計(jì)算剩余的訂單數(shù)，這樣才能夠更加準(zhǔn)確的根據(jù)需求確定數(shù)量，不至于因采購(gòu)過多而浪費(fèi)，又要保證正常的生產(chǎn)需求。通過這三者的了解和計(jì)算，對(duì)采購(gòu)數(shù)量做到一個(gè)基本的確定。

2 建立健全的采購(gòu)申請(qǐng)制度

要做到公司或企業(yè)的采購(gòu)能夠規(guī)范以及采購(gòu)流程能夠做到最大程度的優(yōu)化，那么健全的采購(gòu)申請(qǐng)制度那就是必不可少的。而對(duì)于采購(gòu)而言，可分為兩種，一種是正常態(tài)勢(shì)的采購(gòu)，另一種是非正常態(tài)勢(shì)的采購(gòu)。

第一，正常態(tài)勢(shì)的采購(gòu)。所謂正常態(tài)勢(shì)的采購(gòu)，那就根據(jù)公司或企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃和進(jìn)度以及生產(chǎn)的順序所提出的采購(gòu)申請(qǐng)而進(jìn)行的采購(gòu)。這樣的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)由申請(qǐng)人（部門）提出申請(qǐng)計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)本部門及計(jì)劃等相關(guān)部門和公司或企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，交由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)，采購(gòu)部門要根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)先行利庫，依據(jù)庫存量的大小、物資的儲(chǔ)存年限，采購(gòu)的難易程度和采購(gòu)周期以及庫存的基本平衡點(diǎn)或最小儲(chǔ)備量，編制詳盡的采購(gòu)計(jì)劃，交由采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)。這些程序雖然繁瑣，但是基本能做到采購(gòu)的公司內(nèi)部公開化以及專業(yè)化。

第二，非正常態(tài)勢(shì)的采購(gòu)。也就是指訂單的加急或者材料的預(yù)算錯(cuò)誤等其他導(dǎo)致生產(chǎn)過程中需要的緊急采購(gòu)。這樣的采購(gòu)申請(qǐng)本著分清輕重緩急，急事急辦的原則，直接有生產(chǎn)部門將所需材料報(bào)知采購(gòu)部門，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后直接進(jìn)行采購(gòu)。這樣就能做到特事特辦，不影響企業(yè)的生產(chǎn)和采購(gòu)。

3 優(yōu)化供應(yīng)商的基本選擇制度

采購(gòu)不僅僅只包括物資的采購(gòu)，對(duì)物資供應(yīng)商的基本選擇制度也是很重要的。

對(duì)供應(yīng)商選擇的前提是供應(yīng)商的身份，即供應(yīng)商通過國(guó)家的質(zhì)量體系考核認(rèn)證以及公司或企業(yè)的審核標(biāo)準(zhǔn)，這是首要的。

同時(shí)要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。應(yīng)分為重點(diǎn)供應(yīng)商和一般供應(yīng)商兩大類分別管理，同時(shí)每年應(yīng)該對(duì)所有供應(yīng)商的供貨情況如質(zhì)量、價(jià)格、供貨周期及售后服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核和篩選，根據(jù)實(shí)際情況增選新的合格供應(yīng)商和淘汰不合格的供應(yīng)商。

4 建立供方評(píng)價(jià)選擇體系

4.1 企業(yè)建立供方評(píng)價(jià)選擇的原則、目的原則：量大從優(yōu)、質(zhì)好從優(yōu)、穩(wěn)定從優(yōu)（成分穩(wěn)定、供貨穩(wěn)定）、優(yōu)勝劣汰

目的：建立長(zhǎng)期合作的供需伙伴關(guān)系，穩(wěn)定供貨渠道，增強(qiáng)防御市場(chǎng)變化能力，實(shí)現(xiàn)供需“雙贏”。企業(yè)建立供方評(píng)價(jià)、選擇體系的必要性，建立供方評(píng)價(jià)、選擇體系是加強(qiáng)采購(gòu)管理、穩(wěn)定供貨渠道的需要，供方評(píng)定是質(zhì)量貫標(biāo)對(duì)采購(gòu)管理的具體要求，評(píng)定對(duì)方是對(duì)供方評(píng)估和再認(rèn)識(shí)的過程，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，讓供方在競(jìng)爭(zhēng)中不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量，更好滿足企業(yè)需要。推動(dòng)企業(yè)采購(gòu)管理更趨規(guī)范、公開、透明，有利于堵塞管理漏洞，降低采購(gòu)成本。物資采購(gòu)供應(yīng)發(fā)展方向是低庫存管理，低庫存最直接的經(jīng)濟(jì)效益是減少資金占用，降低企業(yè)總體投入，當(dāng)然這是要在保障正常生產(chǎn)的前提下。

4.2 供方評(píng)價(jià)、選擇體系基本設(shè)想

合格供方具備條件（具備其中之一即可）：①通過ISO 9000質(zhì)量體系認(rèn)證，具備有效的資質(zhì)證書。②在長(zhǎng)期交往中產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、交貨及時(shí)、價(jià)格合理、能提供良好的售后服務(wù)。③經(jīng)考察，生產(chǎn)工藝穩(wěn)定，檢測(cè)手段齊全，抽檢產(chǎn)品合格的供方。④能按技術(shù)要求，提供合格產(chǎn)品的供應(yīng)商。

4.3 合格供方項(xiàng)目考核百分制考核、單項(xiàng)計(jì)分

單項(xiàng)一般應(yīng)包含供貨合格率、合同執(zhí)行率、供貨價(jià)格、資質(zhì)評(píng)估、用戶滿意度等（以此五項(xiàng)內(nèi)容說明問題，企業(yè)可根據(jù)自身需要增加或減少單項(xiàng)內(nèi)容，下同），具體單項(xiàng)分值所占權(quán)重，企業(yè)可根據(jù)自身要求而定，但不易頻繁變換。具體內(nèi)容：供貨合格率按季度所供物資合格產(chǎn)品與產(chǎn)品總量計(jì)算，退貨產(chǎn)品計(jì)入不合格產(chǎn)品；合同執(zhí)行率按季度實(shí)際進(jìn)貨總量與計(jì)劃進(jìn)貨量計(jì)算；供貨價(jià)格按季度加權(quán)平均價(jià)格計(jì)算；資質(zhì)評(píng)估應(yīng)包含企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、生產(chǎn)能力、企業(yè)信譽(yù)度等；用戶滿意度包含售后服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等。

4.4 合格供方計(jì)分方法

（1）供貨合格率由質(zhì)量檢驗(yàn)部門提供，按季度或月實(shí)際檢驗(yàn)合格率，從高到低排出名次；

（2）合同執(zhí)行率由負(fù)責(zé)考核的管理科室提供季度或月執(zhí)行率，按公式100[1-（1-x%）]（其中x%是實(shí)際合同執(zhí)行率）計(jì)算，從高到低排名；

（3）供貨價(jià)格由采購(gòu)部門提供實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，按價(jià)格從低到高排名；

（4）供方資質(zhì)情況由采購(gòu)部門和檢驗(yàn)部門根據(jù)供方設(shè)備能力、生產(chǎn)能力、近期效益等諸因素打分，按分從高到低排名；

（5）用戶滿意度由使用單位根據(jù)產(chǎn)品性能及供方售后服務(wù)等諸因素打分，按分從高到低排名。

4.5 對(duì)合格供方進(jìn)行分類管理

合格供方管理依據(jù)物資的品種規(guī)格和年終總評(píng)分?jǐn)?shù)，對(duì)合格供方按品種實(shí)行A、B、C升、降三級(jí)動(dòng)態(tài)管理，其比例可定為2∶5∶3（也可視企業(yè)自身需要調(diào)整），即A類供應(yīng)商占20%，B類供應(yīng)商占50%，C類供應(yīng)商占30%，季度考核、年底綜合，以綜合分?jǐn)?shù)為主要依據(jù)分類排名，A類供應(yīng)商的后兩名（或視參評(píng)供應(yīng)商總數(shù)和單位情況而定淘汰名額，下同）降為B類供應(yīng)商，B類供應(yīng)商的后兩名降為C類供應(yīng)商，C類供應(yīng)商的后兩名淘汰出合格供方；反之，B類供應(yīng)商的前兩名升為A類供應(yīng)商，C類供應(yīng)商的前兩名升為B類供應(yīng)商，不斷吸收新的供方納入C類供方。同時(shí)建立供方信息庫，將C類淘汰出的供方，以及前來推銷產(chǎn)品的供方，或從各種渠道了解到的供方的基本情況、聯(lián)系方式等，盡可能詳盡納入供方信息庫。對(duì)A、B、C三類實(shí)行不同的管理政策，A類供應(yīng)商可以在進(jìn)貨量、結(jié)算期限上給予一定優(yōu)惠條件；B類供應(yīng)商維持正常業(yè)務(wù)關(guān)系；C類供應(yīng)商在進(jìn)貨量、結(jié)算期限等給予必要的約束，也可結(jié)合企業(yè)自身狀況，推出合適激勵(lì)和約束政策。

4.6 對(duì)企業(yè)或公司進(jìn)行年度考核企業(yè)或公司應(yīng)根據(jù)以上方法每年年底對(duì)合格供方進(jìn)行年度考核，增加或刪除供方名單，編寫下一年度合格供方名錄，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效執(zhí)行。同時(shí)要求采購(gòu)部門應(yīng)在已經(jīng)批準(zhǔn)的合格供方名單中進(jìn)行采購(gòu)，特殊情況下要在合格供方名單外采購(gòu)的應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可實(shí)施采購(gòu)，并嚴(yán)格控制，只有這樣才能保證和控制物資采購(gòu)的質(zhì)量以及價(jià)格。

5 結(jié) 論

總而言之，采購(gòu)流程的優(yōu)化對(duì)企業(yè)來說有著其獨(dú)特的作用。一個(gè)好的采購(gòu)的流程對(duì)于企業(yè)公司的物資采購(gòu)及管理，都具有極其重要的意義。好的采購(gòu)流程還能做到公司財(cái)務(wù)的透明而減少經(jīng)濟(jì)事故的發(fā)生。不僅如此，采購(gòu)流程的優(yōu)化還能使公司的物資運(yùn)轉(zhuǎn)以及采購(gòu)都能夠形成一種特定的風(fēng)格。另外，這還能減少合同的糾紛和采購(gòu)的貪腐事件的發(fā)生。這對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及企業(yè)完善整體資金統(tǒng)籌也是極其重要的。

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