企業檔案室的定位與管理要點

[摘 要]企業檔案室作為企業的內部組織機構，為企業的各項管理和職能活動提供信息支持，伴隨市場經濟形勢的不斷變化，企業檔案管理方式和手段不斷豐富和更新，也促使我們應準確把握企業檔案室定位，突出檔案工作重點，積極應對信息化時代檔案管理特點，才能更好地發揮企業檔案的信息資源作用。

[關鍵詞]檔案；保管；利用

[中圖分類號]C93 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2013）30-0086-02

1 企業檔案室的定位

1.1 企業檔案室管理和服務職能的確立

企業檔案室首先要明確的職能是管理與服務。檔案工作一定要冠以“管理”的帽子，而不是被動的接收資料，應根據本企業工作重點，提出檔案工作規劃，編制檔案工作年度計劃；監督和指導各部門整理歸檔，安全有效提供檔案服務等管理職能。如果說檔案管理是投入的話，那么檔案服務即是產品。只有加強檔案管理，檔案服務才有源源不斷的完整、齊全、準確的檔案資源。

1.2 企業檔案室應把握的三個定位

（1）信息資源中心。企業檔案室保管本企業的全部檔案，是企業成長的真實寫照，涵蓋了企業所有發展和管理的“蛛絲馬跡”，可以說是一個名副其實的信息資源中心。定位為企業信息資源中心，加大相關設施設備的配備和信息專業優勢的檔案人員培養，對企業檔案室建設將具有重要的戰略意義。

（2）科技服務中心。檔案工作的最終目的是提供利用。檔案室工作人員應開展有針對性地分析和調研，了解企業和職工對檔案的需求，及時發布檔案室最新室藏情況，引導他們積極利用企業檔案解決實際工作中的難題，可通過電話調卷、現場服務、網絡共享等多種形式，使檔案室成為企業科技咨詢和信息服務中心，更好地為企業生產建設服務。

1.3 教育宣傳中心

檔案作為企業干部職工艱苦創業的原始記錄，既具有憑證和史鑒作用，又具有隨時可參考的經濟技術價值。企業檔案室可以根據需要提供最具代表性的檔案資料，以展覽或專題的形式展示企業的壯大歷程和員工的精神風貌，作為企業宣傳和員工教育培訓的素材，增強企業員工的凝聚力和自豪感，激發他們為企業積極奉獻的工作熱情。

2 企業檔案室的管理

企業的檔案管理主要包括“實體管理”與“信息開發利用”兩大方面。伴隨企業在市場經濟形勢下管理模式的優化和結構方式的調整，有些企業會出現：①因體制變化，合資、合作或者重組后檔案全宗的界定。②檔案信息化時代基礎業務管理和開發利用方式如何及時更新。③信息化程度淺顯，網絡共享程度不高。④存在部分企業檔案人員的知識機構單一，其專業技能和理論素養迫切需要得到全面提升的狀況。針對此，筆者認為可從三個方面來應對。

2.1 把握檔案管理過程中的四個重點

由于企業檔案室所收集保存的檔案門類涉及企業的生產經營、產品開發、設備資料以及管理工作的全過程，把握其中收集、整理、保管和利用的四個重要環節可以更好地對整個檔案管理進行全過程的控制，促使基礎業務管理工作得到更好的提升。

（1）收集全面。沒有收集的檔案工作就是“無源之水”，做好“收集”的首要條件是制定符合本企業特點的檔案歸檔范圍，特別是針對紙質文件資料和電子文檔的雙重歸檔模式，重視“紅頭”文件、輕視“非紅頭”文件的做法，應進一步明確企業各部門及相關人員的崗位職責，確保文件和材料的初始形成直到最后歸檔的全過程進行有效的管理和控制。

應根據所在單位的工作重心側重于具有企業特色的收集重點。以日照港下屬單位為例，若公司的主營業務為裝卸生產，那么收集范圍應重點圍繞貨源業務和生產管理，若公司屬于建設工程類，那么圍繞工程項目的開工、施工直至竣工過程的資料則應列為收集重點；相對應服務單位，針對服務品牌的打造和服務質量的管理提升的相關舉措將是收集的重點。

（2）整理規范。在檔案的整理工作中，確定檔案全宗是一個關鍵的環節。但是形成機構行政結構的變化經常使一個全宗的邊界模糊不清，如日照港集團下屬的股份一公司、三公司、建設集團等單位就因機構的體制變化而存在幾個檔案全宗的狀況。如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，也能夠完整體現一個單位自成立、發展全過程的活動情況和歷史面貌。

檔案整理的依據就是本單位的檔案分類方案，根據國家最新頒布的《企業檔案規范》，企業檔案可分為十個大類，以日照港現有檔案分類管理現狀來看，職工管理類檔案歸口在集團人力資源部管理，其他類別分別按照ABCD等英文大寫字母的編號作為一級類目管理。

企業檔案還會產生照片、錄音帶等載體的聲像檔案，獎杯、證書等實物檔案、電子檔案。作為十大類之外的這三類檔案，它是全宗檔案的重要組成部分。筆者認為可以作為一級類目的補充單獨設置類目，與相應的十大類內的檔案資料設互見號，以備查考。

（3）保管安全。企業檔案安全保管工作包含檔案的實體安全與涉密安全。首先是庫房的硬件設施管理必須達標，其次借閱利用環節是涉密檔案保管工作的關鍵環節，應嚴格遵循檔案借閱規定進行；要有應對特殊季節、氣候下的檔案安全措施，應考慮重要檔案備份后的異地保管，防止意外情況的發生。

企業檔案鑒定應具備歷史的眼光，對于一時難以確定去留的檔案，要遵照“保管從寬，銷毀從嚴”的精神，以確保檔案安全。

（4）利用廣泛。受網絡信息技術的影響，企業利用檔案信息的要求提高，傳統檔案通過查閱目錄、進庫、調卷的利用方式，有其優勢的同時但也受到時空、地域和服務方式單一等因素的制約。企業檔案室應根據自身單位特點，在傳統檔案利用的基礎上結合企業信息化發展趨勢，利用數字檔案館和企業信息網的網絡優勢，構建網絡利用平臺，推廣檔案的信息利用方式和手段。

日照港集團公司“十一五”期間累計投入經費70余萬元開展檔案數字化工作。至2010年年底，館（室）保存數據案卷級已達35684條，文件級297732條，原文258295條，22個基層單位檔案室已實現檔案目錄級檢索，利用人員可隨時登錄企業的檔案網站查閱經授權的檔案信息，實現網絡利用的高效便捷，這也將是信息時代檔案利用的趨向。

2.2 積極應對檔案信息化時代的到來

在電子檔案隨著信息技術而降臨的今天，當人們可以把成百上千本書存在一張不到1盎司的光盤中時，信息時代的信息數字化及由此提出的數字信息的管理模式，已經深刻影響著檔案管理全過程。企業檔案室應創新管理理念、健全制度，加快檔案數字化建設積極應對檔案信息化時代的到來。

（1）創新管理理念。信息化環境下，檔案工作逐漸由手工操作為主的保管、編目、查找、利用變為計算的機輔助自動編目、標引、鑒定等。企業檔案部門已不僅僅是檔案實體管理部門，更是一個信息供應部門，企業檔案工作重心也由原來的以實體管理為主向信息開發、信息服務方面轉移。企業檔案人員必須及時轉變觀念，具備檔案信息化的管理理念。

（2）健全管理制度。順應信息化時代的發展特點，企業檔案管理工作進入了一個新的階段，企業原有的管理標準已經不能完全適應目前的新情況和新挑戰，國家檔案局也在逐步出臺有關電子文件的安全管理、檔案數字化光盤標識規范以及電子檔案遷移指南等指導性文件，企業應在完善原有管理制度的基礎上，結合企業特點進一步健全有關電子文件的收集歸檔以及安全管理等制度。

（3）加快檔案數字化建設。我們現在所稱的“檔案數字化建設”，其主要目標是使現有的檔案文件資料全部實現數字化處理，建立數字檔案數據庫提供安全、高效的管理和利用，實現真正的資源共享。

企業檔案室的應在以下幾個方面加快檔案的數字化建設：①檔案數字化。將以紙張作為載體的檔案材料轉換成以光盤作為載體的檔案。②圖像壓縮與管理。因圖像文件占的存儲空間則較大，這就需要圖像壓縮，節省圖像文件的存儲空間。在瀏覽時，可以實行比例放大或縮小還原?？梢越⒁粋€圖像庫和一個索引文件，把圖像全部放在這個圖像庫中，然后在索引文件中指出每個圖像文件在圖像庫中所在的位置。③光盤刻錄。將完整的檢索程序、數據庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上，實行多份備存、異地保管的方式確保檔案安全。④檔案的數據庫管理。應開發具有企業特點的檔案數據庫建設，實現檔案數字化后的存貯、查閱、網絡化利用功能的實現，建立企業信息資源的共享平臺。

2.3 全面提升企業檔案人員素質能力

企業在市場經濟條件下的發展壯大，對信息量的需求會逐步增大，快速的信息傳遞手段和網絡共享利用方式賦予了廣大檔案人員更高層次的職業需求。

（1）強化職業道德和服務意識。企業檔案的收集范圍涵蓋企業的各個層面，涉及企業產權、戰略管理決策和企業保密數據等內容，應強化企業檔案人員職業道德建設，準確掌握企業檔案信息的公開利用和保密界限的劃分標準，確保企業重要信息的安全。檔案人員還應增強積極采用現代化手段開展檔案服務工作的意識，大膽地進行編研更新，促進檔案管理工作跟上企業前進的腳步，更好地為企業服務。

（2）提升專業技術理論和操作能力。檔案工作者不僅要掌握檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。適應信息技術和檔案事業的發展，抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，以適應信息技術發展的需要。

參考文獻：

[1]陳亞蘭.試論人事檔案管理工作的重要性[J].中國市場，2012（14）.

[2]楊曉峰.對企業開展檔案數字化建設的思考[J].中國市場，2012（49）.