淺析工程檔案管理的現狀與提效策略

[摘 要]工程檔案是項目建設發展的真實記錄。提升工程檔案管理工作水平必須融入精細化管理理念，才能保證檔案管理的高品質和高附加值，為全面鑒定工程質量和日后查明事故原因、追究事故責任提供重要依據。本文在分析研究當前影響工程檔案管理工作問題的基礎上，對工程檔案精細化管理的有效途徑進行了積極探索。

[關鍵詞]精細化管理；工程檔案；有效途徑

[中圖分類號]C931.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2013）30-0046-02

工程檔案是項目建設等各項管理活動中直接產生和形成的原始記錄，它真實記錄了項目建設發展的全過程。提升工程檔案管理工作水平必須融入精細化管理理念，才能保證檔案的終身質量，為全面鑒定工程質量和日后查明事故原因、追究事故責任提供重要依據。

1 粗放型管理制約工程檔案工作科學化進程

由于思想認識不到位、人才的欠缺以及管理制度不規范和設施的滯后等原因，目前不少單位的工程檔案長期處于粗放型管理狀態。這種傳統的檔案管理模式嚴重制約了工程檔案工作的規范化、科學化進程。

1.1 管理思想不到位導致檔案缺失由于施工任務重，項目多，一些工程建設單位往往存在重建設輕檔案的思想，檔案資料不能隨時記錄整理，為應付工程驗收，在工程完工時，再突擊補錄檔案，導致工程竣工檔案資料質量不能保證；有些單位有日常記錄，但不能及時分類、整理、歸檔，使得檔案雜亂無序，檔案作用無法體現；個別單位對重大工程的原始資料及證明材料不注重積累和保存，不積極追尋容易散失、遺漏的資料，造成檔案資料的殘缺、丟失、變質，使工程檔案無法為項目建設和管理提供有效服務，從而喪失了檔案應有的價值。

1.2 管理人才缺乏導致檔案管理工作水平不高工程檔案管理要求從業人員在工程建設過程中，隨時填寫施工技術表格、保存施工材料、整理竣工圖紙，對資料和文件進行專業分類組卷、歸檔等，所以檔案管理人員必須精通工程建設專業技術知識和檔案專業技術知識，熟知各級主管部門制定的工程檔案法規。從目前來看，不少單位的檔案管理人員缺少這些相關的知識，根本無法滿足工程檔案管理工作的需要。個別單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由一些工程技術人員來兼任，這樣整理出來的工程檔案良莠不齊，質量可想而知。

1.3 管理制度不健全導致檔案不規范

制度的不健全必然造成檔案管理無章可循。不少單位沒有制定較為完善的工程檔案立卷、歸檔、保管等制度，對檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準等問題沒有作出強制性的具體規定，再加上一些工程項目建設周期長、參建單位多，資料分散于工程技術科、試驗室、合同管理等多個部門，這種情況造成了一些檔案收集不齊全、整理不規范，檔案編制質量參差不齊，給以后檔案資料的保管和利用帶來不少的難題。

1.4 管理設施滯后導致檔案管理水平不高

目前，很多部門的檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備、技術落后，耗費了大量的人力、財力，卻不能保證檔案的完整、精確、實用、美觀，現代化的管理技術和手段還沒有得到廣泛應用，嚴重影響了檔案管理的信息化進程。

2 工程檔案精細化管理的有效途徑

如何實現工程檔案由粗放型管理向精細化管理轉變，關鍵就是要對工程檔案工作的各個環節進行細化分解，歸納總結各個環節的最優工作方法，最終實現檔案服務功能的最大化。具體應在以下幾個方面努力：

2.1 加強檔案組織管理——精細化管理的前提

一是加強組織領導。工程檔案管理是一項非常細致且專業性很強的工作，必須齊抓共管，群策群力，才能忙而不亂，疏而不漏。因此要首先明確檔案業務的管理權歸屬，這是實行檔案精細化管理的有力保障，各單位要及時調整、充實檔案管理工作的領導力量和組織機構，成立由分管領導、責任科室主任、專職檔案管理員組成的檔案工作領導小組。同時把檔案管理工作作為日常工作的一個重要內容列入工作計劃，提上議事日程，通盤考慮；列為年終績效考核重要內容，定期對各工程項目的檔案立卷歸檔、檔案交接、檔案保管等情況進行檢查考核，及時發現違反檔案規定的現象，并限期整改，實現檔案工作與其他業務工作同部署、同檢查、同考核，確保檔案工作各項管理措施落實到位。

二是強化檔案責任。檔案工作領導小組切實履行好對檔案的監督、檢查和指導職責；各單位干部職工都要認真學習宣傳《檔案法》及上級檔案管理部門的有關規定，充分認識檔案工作的重要性和緊迫性，積極配合檔案工作；作為檔案管理人員在具體工作中，要及時收集檔案，進行科學分類、規范整理，使檔案管理工作常態化，逐步形成人人重視檔案、嚴格管理檔案的良好氛圍。

2.2 提升檔案管理人員的素質與能力——精細化管理的根本

檔案管理人員素質的高低直接影響到檔案工作的質量和水平。隨著工程建設的飛速發展，檔案的規模不斷擴大，數量不斷增多，內容不斷豐富，而檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾也就日益突出。培養和造就一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理的復合型人才，才能為檔案工作的健康發展提供強大的技術支持和人才保證。

一是要精心挑選檔案管理專職人員。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，工作人員必須具備相關的專業技能。因此，各單位在配備檔案管理工作人員時，要選擇精通檔案管理知識、具備檔案管理能力且又能愛崗敬業的人員，以壯大專業力量，提升專業水平。

二是要注重加強教育培訓。對現有檔案管理人員有計劃有步驟地開展檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等多種形式的教育培訓，提高其檔案管理意識和管理水平。重點加大信息技術培訓力度，重視網絡技術教育，以適應新時期檔案工作的需要。通過教育培訓，豐富檔案管理人員的知識結構，提升他們的檔案管理技術。

三是加強工作協調與業務交流。工程檔案一般牽涉面廣，頭緒繁多，需要多部門的協調配合才能完成，檔案管理人員的協調能力決定著檔案資料的完整性。如何才能得到各方面的支持，除了靠相關的規章制度外，更重要的是靠檔案工作者自身專業能力的發揮。因此，檔案管理人員要學會與有關部門、有關人員打交道，注意加強與各部門的關系協調，定期到各工程項目部對檔案工作進行監督、指導，讓相關人員及時提供檔案原始材料，以便檔案資料的收集整理歸檔，促進各部門檔案管理的協調統一。此外，還應注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。組織有關人員到同行業單位觀摩、學習，加強單位與單位之間的溝通，學他人之長，補己之短，通過交流學習，促進檔案管理工作水平。

四是要健全激勵機制。態度決定一切。檔案工作好壞取決于檔案管理人員的工作態度。要充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，就要健全激勵機制，使檔案管理人員端正工作態度，默默無聞、任勞任怨地從事此項工作，不斷創新檔案管理工作方式，提高工作效率和工作質量。

2.3 嚴格檔案管理制度——精細化管理的重點

管理的依據是制度。做好檔案管理首先要建立健全各項規章制度，以制度化、規范化、程序化來保證檔案工作的科學化，嚴格制定落實制度、完善機制、規范行為。

一是要建立健全相關法規制度，形成一整套完備的檔案法規體系。健全完善《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》以及《檔案人員工作職責》和《檔案管理人員考核辦法》等制度辦法，形成檔案工作議事決策、溝通協調、責任落實、效能評價、獎懲激勵等系統機制，以適應單位檔案管理的需要，更好地發揮制度的指導和規范作用。

二是要完整準確規范建檔，確保資料“顆粒歸倉”。要在工程檔案完整性上下功夫，做到歸檔文件、門類、項目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率；要在工程檔案系統性上下功夫，根據工程檔案歸檔范圍，分清界限，對不同門類、不同載體、不同保管期限的公路工程檔案分別排列，統一編號，確保工程檔案資料的完整性、系統性；要在工程檔案組卷上下功夫，嚴把工程檔案質量關，不合格檔案不得進入檔案室，對原有不合格的工程檔案資料，要重新按照標準要求裝訂、整理、排架，規范編制，保證工程檔案案卷的合格率。同時，制定不同類別的工程檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，統一工程檔案管理工作標準，使工程檔案管理工作逐步走向制度化、規范化。

三是要強化軟硬件建設，確保檔案安全保管。加大資金投入，強化工程檔案室基礎設施建設，改善檔案保管設施和保管條件，為檔案的安全保管提供硬件支撐；搞好日常安全檢查，定期組織工程檔案人員進行庫房工程檔案資料保管情況的排查，做好庫房溫濕度記錄，及時進行降溫和除濕，做好庫房衛生，防止工程檔案的遺失、變質；建立工程檔案數據庫，通過計算機管理，將各類資料的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理相互銜接，實現檔案信息系統的統一管理和信息的共享。同時做好檔案信息化過程中的檔案實體安全和信息安全保障工作，確保檔案的絕對安全。

四是要善于開發利用工程檔案價值。工程檔案管理的最終目的在于檔案的開發利用。要善于多角度、深層次地開發和利用工程檔案價值，充分運用檔案信息資源編研成果，主動為領導決策和企業發展提供檔案信息服務，為政府部門、公司企業和老百姓解決難題，為經濟社會發展助力保航。

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