教學檔案的收集與歸檔

趙振武

摘 要：文中首先分析了檔案的收集與歸檔存在的一些的問題，接著著重分析了改進教學檔案收集與歸檔的方向，包括加強檔案觀的宣傳教育；加強檔案隊伍建設，提高檔案員素質；改變單純采用定期收集檔案的方法，采用定期與不定期相結合的收集方法；強化檔案制度建設，建立權責分明的檔案收集管理制度等方面。

關鍵詞：檔案；收集；歸檔；宣傳教育；隊伍建設

近年來，我國教育改革力度不斷加大，各所高校每年所產生的教學檔案也越來越多。檔案的立卷歸檔工作與收集的教學檔案的質量有很大的關系，檔案質量對于學校資源的使用以及改革發展有一定的制約作用。所以在大學本科教學評估中，對教學檔案進行有效的收集、立卷與歸檔非常重要。

1 檔案的收集與歸檔存在問題

教學檔案基本上是因教學活動所產生的，檔案的收集是一項較為繁瑣的工作，要想做好就需要講究方式方法和多花心思，因為檔案的種類和來源各式各樣，內容比較豐富，且具有多種特性，如復雜性、動態性、多樣性等等。大多數的高校的教學秘書同時又擔任教學檔案基層工作人員，他們本身工作就比較繁忙，花在教學材料收集、整理以及歸檔方面的時間相對就比較少了，除此之外，高校的教學活動基本上是以年度劃分的，可以按年度定期對平時教學活動中產生的教學材料進行收集，但是在這個過程中還是會出現很多比較具有代表性的文件材料，因此需要及時對這些分散的資料進行收集、整理以及歸檔，不然這些資料很可能會遺失。因此，使用定期對資料進行歸檔的固定傳統的方式，不僅工作任務繁重，時間緊迫，另外由于基本上這些工作都是兼職人員來完成，必然會有人不認真對待，應付了事，這樣也就會使歸檔的資料存在混亂、缺失以及不準確等問題。

2 改進教學檔案收集與歸檔的方向

2.1 加強檔案觀的宣傳教育

由于缺乏與時俱進的檔案管理理念以及對檔案管理工作的忽視，造成了教學材料收集困難的局面。高校相關領導對于檔案管理工作應加以重視，改變成舊傳統的檔案觀念，向相關工作人員宣揚正確的檔案觀與意識。通過多種途徑對師生進行教育，如校刊、網絡、團體組織等進行宣傳教育，相關人員有責任和義務對檔案進行收集與歸檔，在整個教學管理體系中，檔案管理占據著很重要的地位，它是高校教學活動得以開展的重要參考依據，對于教學評估、檢查以及教學水平的提高有著重要指導作用，它富含著這大量有用的信息資源。通過多種宣傳途徑，讓相關人員真正認識到檔案管理工作的重要性；同時也可以通過一些反面教材來警示大家，樹立正確的檔案觀與意識。

2.2 加強檔案隊伍建設，提高檔案員素質

對檔案進行收集的對象是檔案員，檔案收集工作的質量直接受檔案員的職業素養和能力的影響。所以要通過相關培訓來提升他們的整體素養與能力。他們要具有良好的職業道德和責任感，并且熱愛檔案收集，這樣才能做好這份工作。對于他們的工作和生活要多給予關心，為他們提供一個良好的工作環境。

2.3 改變單純采用定期收集檔案的方法，采用定期與不定期相結合的收集方法

根據教學計劃管理來開展檔案收集工作，對檔案資料進行定期收集，不要錯過最佳時機，收集工作要及時，隨時對教學動態了如指掌。像職稱評級、教學質量評估、成果鑒定以及優秀評選等，都會致使很多有用信息的資料產生，因此一定要把握好時機，對所有論文、成果作品以及相關材料進行分類、整理及歸檔。像外地學習的人員帶回的學習資料或借出的資料比較容易丟失，一定要做到及時發現，并將其收集與歸檔。特別是被修改多次并且經常用于教學中的文件材料，檔案員一定要加倍注意保管，等這些材料補充完整后再進行編號歸檔，避免出現遺漏的情況，保證其完整。

3 強化檔案制度建設，建立權責分明的檔案收集管理制度

要使高校檔案管理工作順利進行，制定出一個完善的管理體系是非常有必要的。要對檔案收集工作進行明確的分工，合理的劃分各部門職責，就需要制定一套合理有效，具有一定約束力的管理制度。對相關人員的工作進行明確分工，使檔案員、老師與學生之間的檔案材料共享渠道保持順暢，實現教學檔案管理工作網絡信息化。相關責任部門要有效合理的管理教學檔案，實施對檔案收集工作與其他教學活動進行統一管理，做好教學檔案管理制度建設的各個環節，在實施的過程中對于制度中所存在的問題要持續改進，真正的做好監督與指導工作，為教學以及相關人員提高良好的服務。教學材料相關部門應任命一個檔案管理的負責人，其根據檔案管理制度及時對平時所產生的教學材料進行收集、整理以及歸檔。

4 小結

教學檔案管理是國家檔案的組成部分，也是學校常規管理過程中的重要組成部分。但是在學校檔案收集歸檔工作中，目前還存在一定的問題，需要進一步對其進行改進和規范。文中對教學檔案的收集與歸檔研究，顯然具有一定的實際意義。

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