試論高校檔案工作的社會文化服務功能

潘毅文

摘要：高校檔案工作是高校文化體系的重要組成部分，在高校文化建設中有著重要地位。高校檔案蘊涵著巨大的文化能量，充分發揮高校檔案工作的社會文化服務功能，對推動社會主義文化大發展大繁榮具有重要意義。

關鍵詞：高校檔案工作；社會文化；服務功能

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1008-6269（2013）06-0094-03

胡錦濤在黨的十八大報告中明確提出：“文化是民族的血脈，是人民的精神家園。全面建成小康社會，實現中華民族偉大復興，必須推動社會主義文化大發展大繁榮，興起社會主義文化建設新高潮，提高國家文化軟實力，發揮文化引領風尚、教育人民、服務社會、推動發展的作用。”[1] 高校是一個國家和民族人文精神創造、融合、升華的重要陣地，是社會主義先進文化的重要組成部分，要承擔起推動社會主義文化大發展大繁榮的重要任務。檔案是文化傳承的重要載體，是保存史料的基地，檔案事業是文化大發展大繁榮的基礎之一。高校檔案館是高校的文化事業部門，不僅具有收集、保管、利用檔案的基本功能，而且還有保存人類文化遺產、維護歷史本來面目、繁榮科技、發展經濟和開展宣傳教育等多方面的作用。高校檔案工作只有主動順應文化大發展大繁榮的新形勢，更新觀念，積極作為，才能擴大高校檔案工作的影響，實現自身的跨越式發展。

一、主動適應新形勢，著力提升高校檔案工作競爭力

高校檔案館是高校綜合信息的匯聚地，是高校發展歷程中最重要的記錄載體，是直接參與校園文化建設的重要力量。高校檔案工作經過30多年的改革、發展與創新，在保存學校史料、傳播檔案信息、發揮文化服務功能等方面都發揮了獨特的作用。在推動社會主義文化大發展大繁榮的背景下，如何使高校檔案工作更好地為高校和社會發展服務是值得探索的問題。

（一）狠抓檔案業務，夯實檔案工作的基礎

首先，要加強基礎業務工作。要扎扎實實做好傳統的、嚴格意義上的檔案收集、整理、鑒定、編目及保管保護以及計算機管理、利用等基礎工作；要以《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等為依據，不斷提高檔案管理的規范化、科學化水平，提升檔案工作者的服務形象。

其次，要樹立“大檔案”的思想。豐富多彩的、具有文化特色的館藏是高校檔案館具有文化意義的根基。根據高校的不同特點，檔案館要建造反映高校文化特色的檔案館藏結構。在做好基礎收集工作的同時，應借助各種渠道和媒介，鼓勵師生及社會人士以主動捐贈、代存及出讓等多種形式，將與學校有關的、有收藏利用價值的檔案收集進館。要用豐富的館藏資源滿足利用者的各種需求，展示檔案館的形象，擴大檔案資源對社會的影響。

再次，要大力宣傳館藏內容和普及檔案知識。要大力宣傳學校的優勢特色館藏，彰顯學府深厚的文化積淀和人文精華。高等學校檔案館肩負著管理檔案和普及檔案知識的重任。培養和增強師生員工特別是青年學子的檔案意識，增進師生員工對檔案信息資源價值的認同，使廣大師生充分認識學校檔案和檔案工作的重要性，主動維護檔案和檔案信息的安全，是提高檔案工作競爭力的重要環節。

（二）深化調整轉型，適應信息化對高校檔案工作的挑戰

首先，要實現高校檔案管理模式的改變。高校檔案管理部門必須從封閉走向開放，從單一的保管檔案和對機關服務的職能向信息收集、管理和主動開放檔案服務社會等職能的轉變，實現檔案管理模式由以檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化、信息化和對社會提供利用服務為重心的轉移。

其次，要實現高校檔案工作者角色的轉變。高校檔案工作者必須在思想認識上主動應對信息化的挑戰，改變以往被動服務的局面，充分發揮主觀能動性，善于挖掘、整理、編輯檔案中的信息資源，形成系統的檔案信息體系，保持較高的檔案信息利用率和更新率，實現檔案館藏資源的共享和檔案信息服務效益的最大化。同時，要對網絡和其他渠道的信息進行多角度的分析，避免盲目性和片面性，做好信息時代賦予的“信息導航員”的新角色。

再次，要實現高校檔案利用方式的改變。實現檔案信息化后，檔案館應充分利用豐富的檔案信息資源和先進的網絡技術，建設具有高校檔案信息特色的各類信息數據庫和網絡信息平臺。高校應充分利用其得天獨厚的人才資源、專業學科和科研優勢，打造“橫通縱點”的信息中心，建立規范、內容豐富的高校檔案信息服務體系和檔案館與利用者互動式的交流平臺，更好地開展檔案信息的查詢服務工作，使檔案工作進入一個全新的環境和持續發展的良性循環中。學校檔案館將成為展現學校形象的一個新窗口。

為此，高校檔案管理者應該做到以下幾點。一是要加強職業道德修養。在信息時代，高校檔案工作者要想更快、更好地適應檔案事業發展的新要求，必須不斷加強自身的職業道德修養。二是要拓展檔案專業知識和業務技能。高校檔案工作者必須及時了解檔案工作領域的現狀和發展動態，運用檔案科學新知識和信息化學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作[2]。三是要不斷提高自身的信息素養。高校檔案工作者必須自覺接受檔案信息化建設的教育培訓，逐步形成信息活動的修養與能力[3]。四是要確保檔案的安全。要以高度的職業道德和責任感以及熟練的專業技能，維護檔案的安全，既要保證檔案實體的安全，更要保證檔案信息的安全。

二、主動順應文化大發展，著力提升高校檔案工作生命力

（一）樹立觀念、強化意識和投入資金

首先，高校檔案工作者應當樹立開放觀念、服務觀念、效益觀念和學習觀念。開放觀念要求拓展視野，把高校檔案工作放在高等教育的大平臺、學校教學科研工作的大環境中進行全方位認識。服務觀念要求準確把握檔案工作的地位，積極主動為教學科研工作服務。效益觀念要求不斷豐富檔案資源，提高檔案質量，滿足利用需求，增加社會和經濟效益。學習觀念要求在工作中不斷學習和探索，把紙質檔案與電子檔案的管理理念結合起來，掌握和運用新知識新技術，提供更科學、更便利和人性化的檔案管理和服務。

其次，要強化“以人為本、以事為先”的服務意識。必須建立和完善服務機制。在校內外擴大服務內容和對象，使檔案由原來主要為領導決策服務轉向為滿足全校師生教學科研和其他需求服務，為全面提高教師的職業素養、業務素質和教學質量提供參考，為學生深造、就業提供依據。

再次，要加大對檔案館的資金投入。良好的物質基礎條件是高校檔案管理工作實現科學化和現代化的物質保證。高校檔案館應積極爭取學校及各部門的支持，在人力、物質等方面爭取更多投入，獲得保管檔案所必須的用房，配齊功能完備的設施，建立完善的檔案庫房溫濕度調控系統和防火、防盜系統以及必要的安全保障機制。

（二）努力建設一支學習型檔案隊伍

一是要努力創造和拓展業務發展渠道，鼓勵職工在技術業務上刻苦鉆研，提高水平，提升檔次，不斷創新。二是要強化骨干帶頭人的培養，通過組織短期培訓、外送進修深造、高級訪學等各種形式，使他們成為思想活躍、視野開闊、業務水平高、綜合素質好的全能型檔案人才。三是要進一步加大專業人才的引進力度，著重引進高層次、專業對口和緊缺型人才。四是要建立健全檔案館內部的人才流動機制，引入有效的競爭機制，充分發揮每位工作者的聰明才智，鼓勵職工在館內外合理流動，使高校檔案館成為一個能人輩出、充滿生機活力的基地，成為一個體現學校風采的展臺。

三、充分發揮檔案的文化功能，著力提升高校檔案工作影響力

第一，要加大高校檔案的開放和利用力度。大學文化建設與檔案工作相輔相成、相互促進和相互補充，在利用檔案資源推進大學文化建設方面尤其突出。近年來，檔案館的文化教育功能得到了更多的認可。檔案作為一個學校的歷史記憶，可以展示學校精神的歷史風采和傳統文化的內涵。其真實性、可靠性和直觀性，在傳承優良文化傳統和提煉校園文化精髓及宣傳教育中具有獨特的、不可替代的優勢。

第二，要舉辦多種形式的檔案展覽、檔案知識講座及相關的咨詢服務。這是高校檔案館開放檔案、發揮教育作用和開發檔案文化服務功能的重要舉措。可利用新生進校、重大節日和重要紀念日，結合主流文化、社會熱點及現代元素等進行生動形象的檔案宣傳。展覽的全過程服務使師生們加深對檔案和檔案工作的了解和認識，增強主動收集、利用和保護檔案的意識。作為檔案展覽的延伸，還可制作種類繁多的檔案宣傳品，開發多媒體宣傳軟件，開展網上專題展覽，采取短信互動等多種方式，擴大展覽的影響力。學校在每年的招生宣傳工作中，檔案館可配合開展校園建筑環境展、名師大家事跡展、歷屆杰出學子成就展及專業學科發展史展等。這既能提升學校的知名度和美譽度，又能增加社會對高校和檔案的認識。

第三，要加強高校檔案編研工作。這既是高校管理和文化建設的需要，也是社會文化發展的需求。高校檔案館在過去的幾十年里很少對檔案資源進行系統性開發，充分挖掘高校在其發展過程中積攢的具有較高文化和科學價值的檔案信息是當務之急。近些年，很多高校檔案館已經重視館藏檔案的編研工作，在校園文化建設中作出了重要貢獻。

第四，要大力加強對校史研究成果的宣傳。校史是對高校發展歷史的濃縮，是高校檔案館中各類檔案巧妙結合的成果。校史包含了學校歷史沿革、歷代創業者的艱辛、前輩老師們的學術研究成果與情懷、杰出校友在各條戰線上獲得的豐碩成果及學校在其發展延伸中取得的成就、榮譽等內容。有條件的高校檔案館應隨時開放校史館，向廣大師生定期開展校史專題講座，真實客觀地再現學校精神，使廣大師生了解學校的歷史文化、沿革軌跡，使學校的傳統、校訓、風格等得到傳承，使崇尚科學、追求真知的良好學風得以弘揚，從各方面提升學生健康的人格修養，激發師生愛校、榮校熱情以及學習和工作干勁，進而增強學校的發展活力。

第五，要發揮高校檔案館作為國內外交流和校友聯絡橋梁的功能。學校檔案既是校史的記載，也是美好而溫馨的情感記憶，其原始性和憑證價值給人們提供了相互交流的紐帶。作為禮品、紀念品，檔案史料在促進各種交流與合作中的作用越來越大。

第六，高校檔案館在建筑風格、館內設計和配置等各方面都應充分展示高校各自獨有的文化形象，體現出濃郁的文化氛圍，為利用者提供方便愉悅的閱檔條件。檔案管理人員自身的文化涵養、淵博的專業知識、真誠熱情的服務態度等都會使廣大利用者在獲得自己需要的檔案信息的時候，體會到文化的享受。

參考文獻：

[1] 胡錦濤.堅定不移沿著中國特色社會主義道路前進 為全面建成小康社會而奮斗——在中國共產黨第十八次全國代表大會上的報告[N].人民日報，2012-11-17（1）.

[2] 徐渝榕.淺談新時期檔案管理人員的角色轉變[J].學校檔案，2006， （1）：17-18.

[3] 唐紅波.高校檔案工作者信息素養及培養探析[J].經濟研究導刊，2009， （3）： 287-288.

責任編輯：林華山