清華大學圖書館非書刊特藏文獻捐贈管理系統設計

晏凌 張蓓

【摘要】

針對高校圖書館捐贈工作和非書刊特藏文獻的特點，界定書信、筆記、手稿、講義、題詞、卡片、文章、海報、會議紀要、書法、繪畫、照片/幻燈、影集、證書、獎狀等各種類型的非書刊文獻，設計實現清華大學圖書館非書刊特藏文獻捐贈管理系統。系統設計涵蓋基于特藏專題聚類的工作流程、多層級的非書刊捐贈文獻元數據方案、用戶導向的系統功能模塊等方面。

【關鍵詞】

非書刊文獻 捐贈 多層級 元數據方案 系統設計

特藏資源具有的稀缺性、獨特性、傳承性等特點，決定了圖書館特藏建設可由購買、系統積累和接受捐贈三種途徑實現。高校圖書館經費緊張但人脈豐富，使得捐贈成為其特藏建設高效、便捷的重要途徑[1]。

清華大學圖書館接收的捐贈品種類繁多，類型豐富：除傳統的圖書、期刊之外，還有手稿、照片、字畫等非書刊文獻[2]。如何甄選并有效管理捐贈獲得的非書刊文獻，使之最終發展成圖書館真正的特藏？這是清華大學圖書館面臨的問題。其中非書刊特藏文獻的管理是最迫切需要解決的問題。理由有三：①圖書和期刊管理在目前高校圖書館已是非常成熟的日常工作，而對手稿、字畫、書信、筆記等非書刊文獻的管理，國內外圖書館都還在探索中；②非書刊特藏文獻相比圖書和期刊文獻，圖書館更難獲得，因此非書刊特藏文獻更顯珍貴和稀缺；③高校圖書館的根本目標是為教學科研服務，對專業研究人員來說，非書刊文獻一般是非正式出版物，通過正常途徑很難獲得，因此也更有研究價值和資料價值。

筆者借鑒圖書和期刊文獻管理的經驗，結合圖書館捐贈工作和非書刊特藏文獻的特點，設計了清華大學圖書館非書刊特藏文獻捐贈管理系統。

系統分析

1.1基于特藏專題聚類的工作流程

非書刊文獻是指除圖書（含隨書光盤、磁帶）、期刊以外的各類文獻資源，之所以定名為文獻，主要與“瓷器”等實物資源區分。

清華大學圖書館的非書刊捐贈文獻類別繁多，形式各異。為了便于管理和深入挖掘有價值的特藏文獻，筆者依據內容將非書刊文獻按專題聚類，形成“保釣統運”、“地方文獻”、“國際貨幣基金組織（IMF）”、“世界銀行（WB）”、“亞洲開發銀行（ADB）”、“世界各國中央銀行（CB）”、“清華院士”、“校友”、“學生作品”、“國內外圖書館”等特藏專題，每個專題指定專人負責整理和服務。負責捐贈工作的館員收到非書刊文獻捐贈品后，首先判定其所屬的特藏專題，直接交由該專題的責任館員，完成收登、初挑、入藏、統計及往來文件、信件回復等工作；若不能確定所屬專題，統一交由特藏部處理。清華大學圖書館非書刊文獻捐贈工作流程圖如圖1所示：

1.2需求分析

捐贈工作的特點決定了系統數據需分成4個層級進行管理，即捐贈者信息、捐贈單信息、捐贈品基本信息、捐贈品復本（件）信息。該問題將在2.2節予以進一步說明。

系統對同類型資料應能區分出所屬的特藏專題，并實現將同一特藏專題的不同類型資料集中匯集抽離出來的功能。

設置捐贈品名稱、捐贈品編號、捐贈人（單位）名稱、特藏專題名稱、去向等檢索項，要求支持模糊檢索。

可按以下字段統計：文獻類型、特藏專題名稱、登記時間（具體某個日期或是某段時間）、捐贈人（單位）名稱、去向、記錄登記人等，并能按一定格式輸出到打印機或文件。

錄入數據基于權限分級管理。記錄一經確認，將不容許隨便修改，如確要修改，需填寫說明，交系統管理員存檔后，由系統管理員統一修改。

多層級的非書刊捐贈文獻元數據方案

對各種非書刊文獻，現在已經有不少成型的元數據規范，如“CDLS：中國數字圖書館標準規范建設項目”中對會議論文[3]、地方志[4]、家譜[5]、拓片[6]等都形成了完整的元數據方案[7]。但管理捐贈途徑獲得的非書刊文獻除了需要考慮文獻本身的特點外，還必須考慮捐贈的相關信息，如捐贈者信息、捐贈時間、地點、起源等。筆者抽取資源的本質特點，在借鑒現有元數據規范的基礎上，設計實現了多層級的非書刊捐贈文獻元數據方案，全面深入地揭示捐贈物品，以便合理組織信息，有效利用捐贈物品，為高校教學科研提供資源保障。

2.1非書刊文獻的類型界定

按本文1.1節對非書刊文獻的定義，非書刊文獻除了主要包括技術報告、政府出版物、會議文獻、學位論文、專利文獻、技術標準、產品樣品等常見類型外，還包括書信、筆記、手稿、書法等特種文獻。為保證非書刊特藏文獻捐贈管理系統中信息的規范化，筆者將日常工作中容易產生歧義的非書刊文獻類型了明確的界定。如表1所示：

2.2多層級的非書刊捐贈文獻元數據方案

根據元數據的內涵和作用，可將元數據劃分為管理元數據（administrative metadata）、描述元數據（descriptive metadata）、分析元數據（analytical metadata）、權限管理元數據（rights management metadata）和技術元數據（technical metadata）等類型[8]。

清華大學圖書館非書刊特藏文獻捐贈管理系統中的元數據方案是典型的描述元數據，該方案全面描述系統中與捐贈資源相關的各類特征和屬性，包括捐贈者特征、捐贈品特征、復本（件）特征以及系統在實現功能過程中所要求的其他語義信息等。同時，該元數據方案還清晰地展現了捐贈者、捐贈單、捐贈品、捐贈品復本（件）之間的層級關系。

例如：“張三”在2012年5月11日、2012年9月5日分別捐贈了兩批非書刊文獻，文獻中含有字畫、講義、書信等類型，其中2012年9月5日批次中有一種《線性代數講義》是油印的，有3個同樣的復本，則該表述的元數據結構如圖2所示：

圖2 多層級的非書刊捐贈文獻元數據結構示意

2.2.1“捐贈者”元數據項及簡單說明

2.2.2“捐贈單”元數據項及簡單說明

2.2.3“捐贈品”元數據項及簡單說明

2.2.4“復本（件）”元數據項及簡單說明

用戶導向的系統功能模塊

根據面向的用戶不同，非書刊特藏文獻捐贈管理系統設計包括后臺管理、服務展示兩個子系統，功能模塊劃分如圖3所示：

圖3 非書刊特藏文獻捐贈管理系統模塊

3.1后臺管理子系統

該系統使用者是圖書館館員，側重于捐贈品管理以及相關工作流的建立。系統目標為：①基于非書刊捐贈文獻元數據方案，更好地對相關資源進行描述，便于電子化管理；②基于清華大學圖書館在非書刊文獻捐贈工作上的實踐，建立規范合理的工作流，推動工作規范化、程序化進程。

3.2服務展示子系統

該系統的使用者是捐贈者和普通讀者，側重于非書刊捐贈文獻的使用和對捐贈工作的展示。系統目標為：①實時發布捐贈信息，使捐贈者能及時了解捐贈品的狀況，調動捐贈者的積極性，吸引更多捐贈；②有效揭示捐贈品，使讀者了解圖書館所藏，促進非書刊文獻的利用；③宣傳非書刊文獻捐贈工作，為圖書館特藏建設添磚加瓦。

結語

筆者設計的“清華大學圖書館非書刊特藏文獻捐贈管理系統”于2013年1月開發完成，2013年3月進入系統試用和調試階段，目前已經積累數據約5 000條。系統運行良好，希望本文的介紹能為圖書館非書刊文獻的管理起到借鑒作用。

[參考文獻]

[1] 晏凌.基于捐贈的清華大學圖書館特藏建設[J].圖書館雜志，2010，29（2）：44-45，56.

[2] 晏凌，張蓓.基于捐贈的高校圖書館特藏建設關鍵問題研究——系統管理、特色資源發掘模式及服務機制[J].圖書情報工作，2010，54（21）：88-92.

[3] 孫坦，曾燕，張建勇，等.會議論文元數據規范[EB/OL].[2012-02-18]. http：//cdls.nstl.gov.cn/ mt /blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-025會議論文元數據規范.pdf.

[4] 徐周亞，王薈，肖禹，等.地方志元數據規范[EB/OL].[2012-02-18]. http：//cdls.nstl.gov.cn/mt/blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-021地方志元數據規范.pdf.

[5] 周秋芳，顧燕，陳建華，等.家譜元數據規范[EB/OL].[2012-03-6]. http：//cdls.nstl.gov.cn/mt/blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-015家譜元數據規范.pdf.

[6] 胡海帆，湯燕，姚伯岳，等.拓片元數據規范[EB/OL]. [2012-12-23]. http：//cdls.nstl.gov.cn/mt/blogs /2nd/archives/docs/CDLS-S05-017拓片元數據規范.pdf.

[7] “中國數字圖書館標準規范建設”項目組.CDLS：中國數字圖書館標準規范建設：技術報告[EB/OL].[2012-01-13]. http：//cdls.nstl.gov.cn/2003/Whole/TecReports.html.

[8] IFLA Cataloguing Section Working Group. Guidance on the structure，content，and application of metadata records for digital resources and collections[EB/OL].[2013-05-06]. http：//www.ifla.org/VII/s13/ guide/metaguide03.pdf