辦公在“云”端

羅樂　劉真真

核心提示：聯合辦公作為一種新生態的辦公形式，能夠幫助企業降低辦公成本，同時創造良好的交流環境，還能提升工作效率。企業在“云”時代可以獲得更多的發展機遇。

也許你已經對“云計算”耳熟能詳，但是對于“云辦公”呢？

在美國佐治亞州亞特蘭大以北約25英里的郊區村，有一個叫“漫游亞特蘭大”的“云辦公”場所。這里，你可以申請一張桌子，預定會議室，共享辦公設備和服務，甚至從咖啡館購買食品。而“亞特蘭大果凍”是這里小有名氣的一個辦公組合，他們并不屬于同一個公司，甚至不在同一個行業，但是每到周三，他們就會一同前往“漫游亞特蘭大”工作。

布萊恩是“果凍組合”中的一員，他曾是IBM的一名電腦工程師，同時也是“漫游亞特蘭大”的創始人。“在為IBM工作的11年間，我都在家里獨立辦公，我想，如果有一個更為開放、能夠社交的工作場所，那就太棒了。”布萊恩說。

的確，在這里辦公的人們，起初都是為了一張辦公桌或者高速的通訊網絡而來，他們因為公司業務拓展需要被派到附近，但由于公司無法或者不想支付高額的房租及辦公設施而被迫在家中工作，成為 SOHO一族。事實上，在這里工作的公司職員，每年可以為公司節約1億美金的固定資產支出。

后來他們發現了“漫游亞特蘭大”，陸續搬了進來，并形成了獨特的多元化社交圈。現在，他們中大部分人不僅會為了工作到這里辦公，還會因為其他的事務而來——不同行業之間總有很多學習或合作項目的機會：布萊恩就經常在這里和平常很難見到的教授面對面交流。

流動的辦公場所

“云辦公”——說得通俗點，就是聯合辦公，是一種為降低辦公室租賃成本而進行共享辦公空間的辦公模式，來自不同公司的個人在聯合辦公空間中共同工作，在特別設計和安排的辦公空間中共享辦公環境，彼此獨立完成各自項目。同時，辦公者還可與其他團隊分享信息、知識、技能、想法和拓寬社交圈子等。

雷杰思（Regus）就是一家提供這種服務的企業，它由英國企業家Mark Dixon于1989年在布魯塞爾創辦。多年前，Dixon前往比利時首都布魯塞爾旅行，當時，他注意到很多商務旅客因為找不到專業的辦公地點，而不得不在酒店里工作。于是，他在當地開設了一家商務中心，為旅途中或在家辦公的人士提供更好的工作方式。

Dixon的初衷，就是通過將辦公空間的需求統一外包給服務供應商，從而改變公司管理全球不動產需求的方式。

后來，強烈的市場需求使Dixon 快速地在全球建立了配套齊全并提供專業服務人員的辦公室網絡，從此，客戶公司可以根據實際需要租用辦公場所。 今天，半數以上的財富 500 強企業和成千上萬的中小型公司都將他們的部分辦公室需求外包給雷杰思。研究表明，這些公司的設施成本顯著降低，員工工作效率大大提高，也可以有更多精力專注于他們的核心業務。

聯合辦公更省錢

雷杰思在武漢有一處服務辦公室，李琳娜是這里的總經理，她告訴記者：“我們在武漢天地5號樓的辦公室，進駐企業基本都是世界500強和一些國內大型企業。”

入駐這里的企業可以享受到各種行政服務：高速網絡、打印機、復印機、會議室、會客廳，甚至是清潔辦公室、訂餐、免費咖啡、雙語前臺服務……“我們的辦公室齊全，可以說是拎包入住，這省去了許多麻煩。如果是租賃傳統的寫字樓，就必然面對各種固定投資成本開支——租賃一個面積為100平方米的寫字樓辦公，那么這100平方米的裝修、水電、人力資源，甚至前臺的成本，都足夠讓一家希望試水新市場的企業望而卻步。而會客廳、會議室這些辦公必備但卻使用效率相對低一些的項目設施，就把邊際成本變得更高了。”

不僅如此，李琳娜還算了一筆更精細的賬：“如果選擇聯合辦公的租賃模式，那么當企業不確定將來的業務的時候，例如在未來可能要擴展辦公室，擴展第二間第三間，也依然沒有成本投入，直接就可以使用。但是客戶若租了傳統的寫字樓，如果要擴展業務，那就要拿下另外一個寫字樓的地方，既不方便，而且裝修新辦公室又得花錢。”

聯合辦公的妙處就在于，入駐企業——不管是固定的還是流動的，分擔了用于固定資產采購、人力資源服務的成本，這大大降低了單個企業的運營成本。這有點像專業化的酒店——只不過這是提供辦公服務的“酒店”。

“若遇上業務收縮，企業更能夠體會到聯合辦公的優勢。”李琳娜說，他們接待了一些外資銀行客戶，但是由于種種原因，其業務開展并不好。此時銀行就遇到了更為現實的問題：銀行一方面要向銀監會申請關閉業務，一方面要向已經辦理業務的客戶做交接手續，同時還希望在減員減支的情況下不給自己的服務打折扣，“聯合辦公的方式，讓他們只需投入少量的費用，就可以保障員工的正常辦公，甚至不會降低他們的對外服務質量——我們配備有專業的前臺以及行政服務人員。”

而更為先進的聯合辦公企業，可以為他們的客戶能在全球任何一個有服務點的地方提供相同的辦公服務，這就好比你有了一個可以移動的辦公室——如果你在上海租賃了聯合辦公的辦公室，偶爾出差到了新加坡，而當地恰好有服務點，那么你的辦公室就搬到了新加坡，在這里你可以像往常一樣和客戶談生意、收發郵件、準備談判文件，這可比星巴克、酒店、餐廳正式多了。

“云文化”正在釋放威力

“云”概念的價值，更多在于資源互通、價值共享的多贏策略，聯合辦公也是如此。比起小單間，聯合辦公區更傾向于開放的辦公條件設置，這非常有利于相互的交流和協作。在這種“云辦公”場所里，有些人可能喜歡在固定的角落里辦公，而有些人則喜歡定期交換位置，以獲得不同的工作伙伴，帶來更多的資源價值。

在北加利福尼亞，有一家叫“自動化家”的軟件公司，他們的銷售和編程部門設在德州奧斯汀一個名為“時機”的聯合辦公區內。在那里，公司的員工能夠和一些用戶一起工作。“自動化家”選擇聯合辦公并非因為資金或物流的原因，而是文化。

眾所周知，程序員的工作十分枯燥，甚至會讓他們脫離市場，更不用談配合銷售部門改進服務以獲得更好的客戶滿意度，從而提升效益。而聯合辦公讓程序員能夠直接到銷售地點工作，也許今天在這個區域，明天在那個區域，無論在哪里，他們都能夠及時地和當地銷售人員以及客戶溝通，有時候甚至僅僅只是工作之余的閑聊、喝咖啡時的抱怨，就能夠幫助程序員更好地理解市場的需求。這種企業內外的互通，是一座固定的辦公大樓、固定的辦公室所不能提供的。

而悉尼麥格里銀行則將這種互通文化發揮到了極致，他們把自己擁有的辦公場所劃分出一部分，作為開放式的辦公區域，提供給不同部門的員工使用，甚至會邀請其他的公司入駐這里，為的就是能夠獲得更多的資源信息，幫助企業挖掘更大的發展空間。

對于聯合辦公的影響力，Gangplank（一家美國聯合辦公企業）的聯合創始人德里克·內伯斯認為：“21世紀經濟體，將受廣義資本推動而不僅是貨幣資本，這意味著，隨著我們從工業經濟向知識經濟轉移，影響力資本——或者說是社交資本、人力資本，將變得更具威力。”他說，這種趨勢讓自由工作者和美國企業學到很多東西，關于人和人之間如何互動、在創造過程中如何提高自己的效率，并且也正在定義企業未來如何進行更深層次的互動。

彈性辦公正走入現實

當然，并不是所有的人都喜歡聯合辦公。至少對于一些年長的、元老級的經理來說，私人辦公室更能夠迎合他們的工作方式。不過，更多的擔憂來自對于商業機密的保護——在公共的辦公空間中，可能不經意間就會讓競爭對手獲取價值連城的商業信息。

在中國，人們的這種擔憂更為明顯。“中國人的社交方式沒有國外那么主動開放。一方面，我們很難在這樣的公共辦公場所形成社交區域。另一方面，企業雇主也會格外擔憂公共場所的信息保護。”一位聯合辦公負責人坦誠地說，“畢竟沒有企業愿意和別人分享自己的成功訣竅，大家都希望能夠把第一手信息捂在自己懷里——這自然沒有什么錯，不過有時候這也阻礙了企業的發展，這是一個交流的‘度的問題。”

雖然對信息的互通存在擔憂，但是這并不妨礙辦公方式的不斷進化，聯合辦公方式帶來的彈性辦公方式，或許會成為企業管理方式的發展方向——英國電信公司在管理過程中發現：采用彈性辦公方式的員工，其產能與固定辦公人員相比提高了20%。此外，采用彈性辦公方式的員工病假相對更少且工作滿意度更高。因此，英國電信公司認為，當彈性辦公方式變得普遍時，企業將可從中受益。

目前，微軟公司已將目光瞄準至全息臨場技術，這種技術能夠使用紅外線攝像機構建遠程用戶的3D全息圖，從而真正實現與會人員開展面對面會議。

也許在不久的將來，“云辦公”的理念將讓彈性辦公取代“朝九晚五”的工作方式——在一個獨立的辦公區域內，你可以通過全息影像和公司同事交流。這種趨勢可能會催生這樣的辦公場景：在不同的地點，公司召開遠程會議，此時會議室和與會人員的3D數碼影像真實呈現在你周圍，而開完會，你又進入了另外一個辦公環境——和你的客戶、合作伙伴坐在同一張桌子上，探討最近的工作進展。（支點雜志2013年9月刊）