關于加強高校醫學科研檔案管理的思考與建議

摘要：科研檔案是指在科學研究活動中形成的、經過整理的、具有保存價值的、可歸檔保存的文字、圖表、數據等各種形式和載體的歷史記錄。隨著我國市場化進度的加快，科學技術成果對生產力的推動作用越來越大。在當今的形勢下，如何加強高校的醫學科研檔案管理，更好地發揮科研檔案的自身價值，促進檔案資源的開發利用，已成為一種迫切的需要。本文通過闡述高校醫學科研檔案的重要性，針對高校醫學科研檔案管理的普遍現狀，提出了具有現實意義的對策和建議。

關鍵詞：醫學科研檔案；高校；管理；對策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）15-0010-03

一、高校醫學科研檔案管理的重要性

1.醫學科研檔案是醫學研究的基礎和條件。醫學科研檔案直接反映高校醫學研究水平層次、國內外學術地位、人才、設備、學科發展主攻方向、整體醫療、科研、教學發展規模、科研輻射范圍等情況。醫學工作者特別是中醫藥高校科研工作者搞科研，“傳承”與“發揚”緊密關聯，通過繼承前人科學研究的成果，吸取有益的經驗教訓，并在此基礎上有所創新和發展，這些都離不開利用檔案資料的信息資源。因此，科研檔案是科學研究的基礎和條件。

2.醫學科研檔案是保持醫學研究延續性的有力工具。醫學科學研究是建立在前期工作的基礎上，吸取和借鑒已有的成果，優化科研設計，以前人未解決的醫藥關鍵問題為研究對象，開展更深層次的研究。在醫學的科研活動中，必須要有完整準確的科研檔案作為支撐，以便科研人員最大限度地利用科研檔案這一繼承、借鑒、傳遞和交流的工具，指導醫學研究向著高層次發展。做好對科研檔案信息的挖掘和利用，有利于把新的科研成果加以推廣、應用于臨床，讓精神財富轉化為物質財富，對提高醫院科研水平和核心競爭力，促進我國醫療衛生事業的發展，保障人民群眾的健康具有重要的意義。

3.醫學高校科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據。醫學科研檔案不僅記錄了科研活動的最終成果，同時也記載著科研活動的研究過程、科研人員承擔的科研任務、科研項目完成后發表的學術論文以及獲得的成果獎勵等信息。因此，醫學科研檔案的系統性、客觀性、完整性、真實性和連續性，能夠幫助高校考核部門對科研工作人員各方面的素質深入了解。高校在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫療、教學量化考核指標以外，醫學科研檔案更是作為對科研人員考核的重要依據。

4.醫學高校科研檔案有利于推動社會發展。在產、學、研一體化的今天，科研成果最重要的是要轉化為生產力，要推動科技事業的進步，推動社會的進步。一套完整的醫學科研檔案不僅可以真實、完整、準確地記錄該項目的研究過程，更重要的是在社會醫學科技的轉化和推廣中起著重要作用。因此，加強醫學高校科研檔案的管理，不僅僅是對醫學科研成果的轉化，更是對一種巨大的社會資源的積累與利用。以我校為例，校市合作和產學研基地建設有力推進，先后與清遠、陽江、中山、東莞等市政府簽訂合作協議，建立中藥規范化種植基地16個，輻射帶動種植面積20多萬畝，新增產學研基地14個，簽約橫向項目394項，合同總額7426.25萬元，使得校市產、學、研合作邁出堅實步伐，這些成果，都離不開我校對醫學科研檔案的密切跟蹤和有效管理。

二、高校醫學科研檔案管理普遍存在的問題

1.醫學科研檔案管理意識有待增強。目前高等醫學院校檔案管理工作普遍存在科研人員缺乏歸檔意識的現象，通常認為科研檔案是自己多年科研工作的心血和結晶，把自己的研究成果視為個人私有財產，許多珍貴資料不愿上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存；另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便。這些都直接影響了科研檔案的內在質量，既不利于后續研究的創新，也不利于國家知識產權的保護。

2.醫學科研檔案管理制度執行不得力，科研材料歸檔不完整。醫學科研檔案管理工作與科研項目申報、科研成果申報工作相比，不能引起醫科院校領導重視，盡管有一些具體的管理制度和辦法，但缺乏切實有效的制約手段，還未能實現有效的管理，導致科研檔案材料通常具有如下特點：（1）存檔材料多為成果性材料，缺乏過程性材料；（2）一般性材料較多，缺少創新性的關鍵技術材料；（3）歸檔材料類型單一，多數為紙質文檔，其他載體的材料少；（4）人才培養、教育技術教育、教育教學研究、人文社科類等科研項目收集較難。在科研成果歸檔工作中，盡管《檔案法》明確規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”但實際上項目負責人交與不交管理人員無法控制。項目負責人提交什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔也只能在口頭上作一些要求說明、解釋而不能強求，監管力度不夠大。造成很多管理制度形同虛設，執行和落實力度都不足。

3.科研材料集中統一管理難，歸檔質量還有待進一步提高。隨著我國社會經濟的高速發展，科技、教育事業的突飛猛進，政府加大了在高校整合、拆分的投入和建設。以廣州大學城為例，大學城校區的投入使用（有些學校是主體遷入），辦學條件整體水平突飛猛進的同時，現實的問題也相繼顯現，大學城的規劃使得高校及其附屬院校及機構（醫藥院校的附屬醫院）分離太遠，加大了建檔歸檔的難度，科研人員為方便研究利用，有意保留一些重要的關鍵性技術材料，導致材料收集不完整，難以集中統一管理。另外，科研檔案反映的是科研人員開展科研工作所取得的成就，其質量的高低盡管在很大程度上取決于科研人員開展科研的質量與水平，但也與檔案管理工作有著較為直接的關系。目前，科研檔案專項管理人員不能確保專人專管，大多數身兼多職，無法對項目進行系統的監控跟蹤與收集，造成科研過程中的材料流散缺失。然而，對于科研檔案質量總的要求包括：研究水平在有一定高度，數據準確，研究方法設計科學，材料齊全，格式規范，案卷歸類合理，標識完善準確。在實際當中由于上述原因，無論是科研檔案的內容質量，還是案卷質量，都存在著不夠規范、不完整的問題。

三、加強高校醫學科研檔案管理的建議

1.加強宣傳與交流，提高醫學科研人員的檔案意識。醫學科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強檔案意識。因此，組織和開展高校醫學科研檔案協會學術交流與合作，積極開展科研檔案知識的宣傳活動，通過知識講座、板報宣傳等多種形式，使科研人員明確科研檔案歸檔的范圍，強化其科研檔案歸檔意識，使他們真正認識到將醫學科研材料毫無保留地交給檔案部門是自己應盡的責任。

2.完善醫學科研檔案管理制度，提升醫學科研檔案管理水平。完善醫學科研檔案管理制度是提高醫院科研檔案管理水平的保障。高等醫學院校的科研管理部門、檔案部門和科研課題組成員應密切配合，建立一套完善的《科研檔案歸檔制度》，進一步明確歸檔范圍，保證科研文件和合同的完整性、系統性和時效性。高校的科研管理部門應根據國家有關檔案及科研資料管理等有關規定，制訂詳細的歸檔范圍和歸檔的各種要求及相應的檔案管理實施細則。一方面要充分利用計算機信息技術，在利用傳統手段管理科研檔案的同時，加大經費投入，保障硬件設施建設，建立相配套的現代化設備，如辦公自動化設備和專業軟件等，建立科研原始檔案數據庫、科研成果檔案數據庫、科研立項文件、論文、獎勵等數據庫，利用檔案管理系統，推進科研項目檔案歸檔說明、項目重要文件信息全文檢索，逐步實現檔案工作的現代化管理。

3.利用檔案法規加強統一管理，提高歸檔科研材料質量。在實際歸檔工作中，加大對歸檔工作的重視，切實執行《科學技術研究檔案管理暫行規定》，根據規定制定適合自己的一套科學的管理制度、辦法和相應的制約手段。普及檔案管理的信息化與現代化，對于高校與附屬機構及醫院的項目檔案統一管理問題，可采用電子認證的方法，對歸檔材料進行掃描和認證，統一上傳電子數據庫，以減少科研人員因提取、利用歸檔材料帶來的不便，提高科研人員提交檔案的自覺性。另外，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定》第九條：“凡重點科研項目鑒定、驗收，按照專業分級管理的原則，其檔案應由相應的檔案管理部門審查驗收。未經檔案部門驗收的科研項目，各級科技管理部門不予承認。”建立完善的醫學科研人員考核評價體系，增加專職檔案管理人員，規范其職能范圍，把科研檔案的收集和管理納入考核范圍，各檔案管理部門對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。總之，應強化科研人員在從事科研過程中檔案整理和存檔意識，激發其重視科研檔案的主動性和積極性，切實提高高校醫學科研檔案質量。

參考文獻：

[1]國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定[Z].國檔發[1987]6號.

[2]陳兆，和寶榮.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，1996.