試論中職學校檔案管理工作中存在的問題及對策

摘要：檔案管理是學校管理的基礎性工作，本文通過對中職學校檔案管理工作中存在問題的探討，從檔案管理的效率與質量方面展開的研究，為問題的出現與解決提出了相關的解決辦法。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；學生

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）22-0280-02

一、引言

中職學校的學生檔案管理，是對學生在入學到畢業期滿結業之間的生活、學習和社會實踐等信息的記錄，也是中職學校在今后就業與發展時重要的考核依據之一，更是每一個學生最終走向社會重要的人生履歷之一。就目前就業方面的競爭壓力，中職學校學生的檔案是畢業生從業的一項重要憑證，也起著非常重要的作用。目前中職學校的檔案管理工作還有很多弊端，對于這些弊端的出現，加強管理與改革是重要的解決方式，對學生檔案管理有著重要的意義。本文正是從檔案管理的效率與質量方面展開的研究，為問題的出現與解決提出了相關的解決辦法。

二、檔案管理工作中亟待解決的問題

1.硬件不硬。為了適應新時期檔案工作的要求，國家檔案法對基礎設施建設提出了更高要求。然而部分中職院校基礎設施、消防設施、防盜設施以及防有害生物的必要設施嚴重不足，技術設備配置不到位，設備老化或損壞等現象仍然存在。

2.管理工作不規范。即使有部分學校按照檔案法的要求，但是管理滯后甚至部分檔案分散不能集中管理，缺少專職的檔案管理人員，更談不上建立科學合理的管理制度。由于檔案意識薄弱，導致一些中職學校檔案長期不整理、不裝訂，甚至流失。

3.人員素質良莠不齊。專業技術人員少且具有專業技術職務的人更少，加之隨著新形勢的發展，即使檔案管理人員的學歷層次提高了，隨著學校檔案范圍的拓展，現代化管理要求在不斷提高，專業知識得不到及時更新，就更不用說適應檔案信息的開發和編程等檔案現代化管理要求。

4.管理方式落后。傳統的手工管理方式仍然是目前中職院校檔案管理的主要手段，這很難為學校的發展提供高速度、高水平和高精度的服務。

學校檔案工作存在的這些問題最主要的是，一直以來人們認為教學時學校的生命線居于主要地位，一切工作為教育教學服務，檔案管理只是后勤服務。二是檔案建設人力、物力、財力投入不足，導致檔案建設跟不上學校發展社會發展的需要。

三、中職學校檔案建設的建議及對策

基于遇上存在的主要問題，做好新時期中職學校檔案管理工作，應該從以下幾個方面著手。

1.學校領導要提高認識，為檔案管理工作提供組織保障。《普通中等學校檔案管理辦法》指出：“檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，學校必然把檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”學校各級領導要充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。對于學校來說，檔案真實詳細地記錄了一所學校發展成長的歷程，真實反映和客觀記載學校教教育教學管理過程中的每一個環節，它是制定學校中長期發展的重要的客觀依據。因此學校要加大財務投入，加大人力資源投入，為檔案管理信息化提供必要的硬件和軟件。同時要提高全體教職員工的思想認識，只有全體教職員工的檔案意思整體提高了，才能共同做好檔案工作。

2.遵循科學規范的原則，健全制度，完善機制，規范管理。①檔案管理必須集中統一、學校各部門形成的檔案必須有專職的檔案管理人員在檔案館（室）集中統一管理，防止分散甚至流失現象。②完善管理制度。檔案的形成過程要科學，要有嚴格的管理制度，如：檔案征集的時效性、檔案整理裝訂的規范性、檔案查找手續的完備性等。首先嚴把收集關。收集要及時準確，忌事后整理“回憶錄”；收集要全面，忌“丟三落四”；收集要系統，忌“時斷時續”。其次嚴把鑒別關。對收集的材料進行認真的鑒別審核，做到去粗取精、去偽存真，忌“眉毛胡子一把抓”。三是嚴把整理關。科學立卷、分類準確、編排有序、目錄清楚，忌“雜亂無章”。四是強化服務意識，檔案管理人員既要保證檔案管理正常有序，又要及時準確的將有關信息反饋給學校相關部門及有關個人，忌單純充當檔案“保管員”。最后要建立相關的考核考評機制，既要考核檔案管理員，也要考核主管責任人員及相關領導，把考核結果與考核評定、績效工資掛鉤。讓每一個與檔案管理有關的責任人忠實履行職責。

3.提高檔案員素質對檔案工作的成效起著決定性作用。首先要建立一支能夠適應學校實際校情有效運作的檔案管理隊伍。要確保檔案管理動作正常高效運轉，又能夠確保檔案工作的持續性和完整性。要注意培養年輕的專業管理人員，注意管理員的年齡層次分布科學，及時調整管理員崗位，確保基層檔案工作的穩定性。二是強化檔案管理人員培訓。根據需要對管理人員的基本知識、專業知識、基本技能等分階段有計劃進行業務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。

4.加強學校檔案信息化建設，推進升級達標。檔案的信息化管理離不開現今的信息技術，學校在加大資金投入改善檔案館硬件設施的同時，要以推進檔案的數字化進程為基礎，要根據新形勢新要求，充分利用網絡技術，推進檢索自動化。努力實現“網絡信息檔案”與“實物紙質檔案”相結合，這將有助于加強電子檔案管理和建設，提高檔案管理質量，使學校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。

四、結語

在中職學校檔案管理工作中，需要創新與改革的地方有很多，很多方面也存在著相應的缺陷，要想更好的提高檔案管理工作的效率與質量，就要切實的落實以上改革方案，在實際的操作工程中注意相關的問題，實現檔案的高效高質管理。

參考文獻：

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