初任高校教學秘書的認知、心得與使命

摘要：教學秘書是高校教務管理的主要參與者、服務者，對教學工作能否順利進行起著至關重要的作用。因此，如何更好、更快地認識教學工作、融入教學工作及承擔起教學秘書的使命成為初任高校教學秘書的重中之重。

關鍵詞：高校教學秘書；認知；教務管理；認知與心得

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）04-0033-03

作為高校教學管理的參與者、服務者，教學秘書是緊密連接教與學、教師和學生的重要橋梁。作為新入職的教學秘書，如何在短時間內認識、了解、熟悉教學工作，如何很好地承擔起教學秘書的重大責任是保證高校管理工作高效運行的重要環節。

一、初任高校教學秘書的認知

1.教學秘書工作的主要內容。教學秘書是學校教務處管理下的院（系）的教學管理人員，是反映高校教學質量好壞、衡量教學水平高低的重要文明窗口之一。因此，作為新入職的教學秘書，必須首先清楚并熟悉教學秘書的工作：①常規工作：開學情況日報表反饋、教學任務的分配與協調、提前考試申請及審核、三學期制教材征訂與核對、學生選課疑難問題解決與匯總、課程認定與抵充、監考安排、考試周試卷抽查、畢業設計（論文）及實踐課程的安排與協商、畢業生畢業審核、延長學籍學生檔案管理、試卷歸檔、學生大檔案及小檔案歸檔管理等。②非常規工作：教師出現臨時意外狀況調課及代課、教師申請教室、教師對學生學習反饋；學生漏錯選課、學生辦理病緩考、學生成績查詢及教學工作中其他臨時性工作等。同時，作為高校的教學秘書，需要協調好與輔導員及其他部門管理者的關系，其中在日常生活中輔導員是和學生聯系最緊密的人員，輔導員可以更好地從思想及生活中影響學生、教育學生；相對于教學工作，輔導員可以提供學生有關學習的相關情況，保障教與學順利地進行。

2.教學秘書工作的特點及對策。①工作繁雜瑣碎。教學工作具有不定時不定量的特征，工作內容繁雜瑣碎，但與教師及學生的利益息息相關，教學工作能否順利進行關系著整個學校的教學環節能否順利開展1]。面對常規工作及非常規工作，新入職的教學秘書要做到以下幾點：首先，一定要認真、細致，對教學工作有整體的了解和認識，同時了解院（系）學科分類、熟悉專業特點；其次，從身邊其他專業的教學秘書那吸取經驗，聆聽他們的工作感想，邊工作邊總結邊學習；最后，教學秘書要適應在信息化時代計算機的使用，通過教務處平臺和學院平臺，高效、正確、無誤地處理教學工作。如利用計算機可以更好地安排日常教學工作中教材征訂、主監考優化安排、學生畢業歸檔等。②服務對象的多樣性、特殊性。作為本科生的教學秘書主要接觸的是知識淵博、治學嚴謹的高校教師；充滿活力、個性張揚、追求創新的新生代；學生家長及親屬等。同時教學工作中的畢業審核關系到學生能否順利畢業，一旦延長學籍會影響學生就業，從而影響學生的職業規劃等。這就要求教學秘書具有較好的協調溝通能力，同時在踏實工作的基礎上，把《教育學》、《心理學》、《管理學》等課本中的知識靈活地運用到教學工作中，站在教師和學生的角度用心去工作，對待工作真誠、熱情。③工作的重復性。“愛一行，干一行；干一行，愛一行”說的都是同一個道理。在周而復始的學期中，教學工作具有明顯的重復性、單調性和規律性。這就要求教學秘書具有良好的心態和較高的職業素養，從平淡中吸取工作的精華，在工作中邊學習邊總結，不斷地提高工作效率，在服務師生的過程中實現作為一名教學秘書的社會價值。

二、教學工作中的心得與使命

教學秘書作為教學管理工作中的重要角色，其工作的核心和宗旨都是更好地服務于師生。在工作中，教學秘書要充分領會四種身份、四種意識、四種用心、四種能力。

1.四種身份：參與者、領導者、服務者、管理者。教學秘書熟悉教學計劃安排，是教學工作的重要參與者，在工作中要及時地通知教師及學生有關教學工作中的安排或者變化，如高校里面實行的三學期的選課制度，有部分新生不熟悉教學計劃或者不熟悉選課系統，教學秘書作為領導者要發揮引導作用，使得學生有計劃地進行選課和學習；在平常的教學工作中，教師和學生面臨疑難問題，教學秘書要及時發揮好服務者的作用，第一時間為他們解決問題；每學期的考試試卷整理、每學年畢業生信息的審核、日常工作內容匯總等都會有大量的資料和信息，教學秘書需要準確無誤地整理、分類，教學秘書必須成為一個好的管理者。

2.四種意識：主動意識、奉獻意識、團結意識、保密意識。初任高校教學秘書，面對教師和學生，要急師生所急、急師生所需，站在教師教學、學生學習的立場去主動參與教學工作，而不是被動、按部就班地工作；教學工作具有瑣碎繁雜、重復性等特征，教學秘書要有很好的奉獻意識，熱愛工作、樂于奉獻，在工作中收獲快樂和成長；作為教學秘書會經常接觸教學院長、教學主任、其他專業的教學秘書、輔導員等，這就要求教學秘書具有良好的團結意識，較高的團隊協作精神；教學秘書在日常工作中會接觸到教師及學生的隱私信息及上級下發的重要文件，這就要求教學秘書具有較強的保密意識，在工作中做好保密工作。

3.四種用心：耐心、細心、愛心、責任心。教學秘書是高校教務管理的主要參與者、服務者，對教學工作能否順利進行起著至關重要的作用。要想把教學工作做好，教學秘書必須認真仔細、有耐心，如學生在選課時沒有按照教學計劃中的課程號來選課，從而造成選課錯誤或者選的課不能認定學分，此時需要教學秘書耐心地講解教學計劃及及時幫學生解決選課的問題；教學工作瑣碎繁雜，小到一個通知大到整個學校的教學秩序，教學秘書對待工作必須細心、細致，工作中的點點滴滴都不能出現差錯；教師是園丁、學生是祖國的花朵，教學秘書在工作崗位上，熱愛工作，熱愛教師及學生，如：給予新進教師指導或者教學工作中的注意事項，幫助新進教師盡快進入角色，在學生遇到困難時給予學生鼓勵和關懷，做學生的知心朋友，站在學生的角度上去思考問題和工作，具有太陽般的愛心，通過自己的一言一行為教育事業做貢獻；教學秘書是高校教學工作的主要參與者、服務者，是連接教與學、教師和學生的重要橋梁，教學秘書要有較強的責任心、較好的職業素質，從而更好地為師生服務。

4.四種能力：良好的溝通能力、較好的管理能力、不斷創新的能力、信息計算機的運用能力。教學秘書在和教師及學生接觸的工作中，需要具備良好的溝通能力，很好地處理日常工作；教學秘書作為教學工作的主要參與者、服務者，對教學工作能否順利進行起著至關重要的作用，使得教學秘書必須具備較強的管理與創新能力：教學秘書要聽從領導的工作安排，統籌教師的上課安排，協調教師與學生間教與學的關系，同時教學秘書要保持頭腦清醒、工作思路清晰、把握教學中的最新動態、努力更新知識、不斷地發現新規律、不斷地拓寬視野以適應新時期形勢發展的需要；在信息化時代，快捷的計算機取代紙質辦公方式使得教學工作更加高效、快捷，如：提前考試申請及審核、學期教材征訂與核對、課程認定與抵充、監考安排、畢業設計（論文）及實踐課程的安排與協商、畢業生試卷歸檔，學生檔案管理、電子郵件等都借助于計算機進行，這需要教學秘書具有較好的計算機運用能力。

初任教學秘書，在日常工作中一定要時時刻刻用行動去證明、去領會、去應用四種身份、四種意識、四種用心、四種能力，相信一定可以將教學工作做得有聲有色，保證教學管理工作的良好運行。

參考文獻：

[1]楊雪.高校教學秘書工作淺談[J].才智，2011，（32）.

作者簡介：許萬美（1986-），女，上海人，上海大學理學院大類通識教學教學事務中心、數學系教學秘書。