少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案管理初探

摘要：高等院校成人教育學(xué)籍檔案記錄著每個接受成人教育的學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)生活的真實(shí)面貌，是學(xué)生就業(yè)、招聘、晉升、提拔、調(diào)動、考證的有力憑據(jù)，是高校檔案管理的重要組成部分。然而受地理位置、經(jīng)濟(jì)條件及傳統(tǒng)觀念等諸多因素的影響和制約，少數(shù)民族地區(qū)的群眾學(xué)籍檔案意識淡薄，沒有認(rèn)識到它的作用和價值，影響了成人教育學(xué)籍檔案的生存和發(fā)展。當(dāng)前成人學(xué)籍檔案利用率呈上升趨勢，已越來越受到人們的重視，因此有必要加強(qiáng)少數(shù)民族地區(qū)群眾對成人教育學(xué)籍檔案的認(rèn)識，使人們真正了解它的內(nèi)涵和價值所在，挖掘它的社會服務(wù)功能，為促進(jìn)當(dāng)?shù)匚幕逃聵I(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

關(guān)鍵詞：少數(shù)民族地區(qū)；高等醫(yī)學(xué)院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G720 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）44-0025-03

最近幾年，成人教育事業(yè)發(fā)展迅速，報考人數(shù)和錄取人數(shù)逐年攀升，呈現(xiàn)一片喜人景象。然而與這股潮流相伴產(chǎn)生的許多成人學(xué)籍檔案并沒有引起人們的足夠重視，特別是少數(shù)民族高校，這種現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。事實(shí)上，成人學(xué)籍檔案和普通高校學(xué)籍檔案同等重要，它記錄著每個接受成人教育的學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)生活的真實(shí)面貌，是學(xué)生就業(yè)、招聘、晉升、提拔、調(diào)動、考證的有力憑據(jù)，是高校檔案管理的重要組成部分。在新的歷史條件下，如何加強(qiáng)管理和加大宣傳力度，使少數(shù)民族地區(qū)的群眾增強(qiáng)學(xué)籍檔案意識，改變傳統(tǒng)觀念，更新思想，與時俱進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)高校學(xué)籍檔案的健康發(fā)展成為少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校需要探討和研究的問題。

一、少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

1.認(rèn)識不足。眾所周知，少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校一般地處邊遠(yuǎn)山區(qū)，交通較為閉塞，經(jīng)濟(jì)較為落后，因此群眾的檔案知識底子薄、基礎(chǔ)差，學(xué)籍檔案對很多人來說只是個模糊概念，更不用說了解其真正的含義和價值了。另外人們對成人高等教育的看法帶有偏見性，認(rèn)為成人高等教育的學(xué)歷文憑含金量低，學(xué)籍檔案的價值不大，可有可無。

2.重視不夠。少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案的管理部門——成人教育學(xué)院或繼續(xù)教育學(xué)院，一般是學(xué)校的二級學(xué)院。在很多人眼里，成人高等教育只是普通高等教育的附屬品，因此在學(xué)校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中一般都側(cè)重普通高等教育，而忽略了成人高等教育。經(jīng)費(fèi)投入不足、硬件配置不精的情況時有發(fā)生，影響了成人教育學(xué)籍檔案管理工作的開展。

3.人員不整。少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育主管部門往往擔(dān)負(fù)著招生、教務(wù)、學(xué)籍、學(xué)生管理的任務(wù)，管理人員兼職過多，工作任務(wù)非常繁重，常常是顧此失彼，平時沒有時間收集和整理材料。到了移交檔案的時間，兼職檔案管理員才不得不匆忙上陣，突擊整理，臨時抱佛腳應(yīng)付了之，這種狀況嚴(yán)重影響了檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

4制度不全。對于檔案的整理歸檔問題，各個高校早就出臺了相應(yīng)的規(guī)章制度和管理措施，但主要是針對普通高等教育的情況而定的。雖然普通高等教育和成人高等教育在學(xué)籍檔案的管理上有許多共同之處，但由于少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校的成人高等教育起步較晚，而且在學(xué)習(xí)形式、教學(xué)管理以及授課方式上與普通高等教育相比存在差異，因此在整理歸檔的細(xì)節(jié)和方法上還是有區(qū)別的。再者，現(xiàn)在實(shí)行的檔案管理制度已制定多年，當(dāng)時是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代發(fā)展的需要。因此有必要對原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充和修改，使之更加合理，更加完善。

5.監(jiān)督不力。建立和建全規(guī)章制度是做好學(xué)籍檔案管理工作的關(guān)鍵，為檔案管理規(guī)范化和制度化提供依據(jù)。但少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校各職能部門的材料整理大多是由兼職檔案員負(fù)責(zé)，由于專業(yè)水平有限，檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化得不到保證。因此有必要建立一個有指導(dǎo)性質(zhì)的監(jiān)督部門，歸學(xué)校綜合檔案室管理，這樣檔案室在接收學(xué)校各職能部門歸檔材料的同時，還要加強(qiáng)對立檔單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，以保證檔案的質(zhì)量。

二、做好少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案管理的對策

1.加強(qiáng)宣傳，提高人們對成人高等教育學(xué)籍檔案的認(rèn)識。少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校一般地處后發(fā)達(dá)地區(qū)，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和教育基礎(chǔ)相對薄弱，人們的傳統(tǒng)觀念根深蒂固，在獲取和接受信息方面比較滯后。要在這樣欠發(fā)達(dá)地區(qū)使學(xué)籍檔案的觀念深入人心，就必須在全校范圍內(nèi)加強(qiáng)宣傳成人學(xué)籍檔案的內(nèi)涵和價值，轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗τ凇俺扇私逃边@個概念的錯誤看法。首先，可以通過校園網(wǎng)、編寫簡易手冊、講座、知識問答、板報、圖片和廣播等多種方式宣傳它的內(nèi)涵和價值，使人們了解成人教育學(xué)籍檔案所記載的內(nèi)容就是一個學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、生活及社會實(shí)踐等各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng)人才的第一手資料，也是用人單位選拔聘用人才的重要依據(jù)，是人事檔案的一部分[1]。只有讓人們認(rèn)識到，成人教育學(xué)籍檔案與就業(yè)、晉升、提拔、調(diào)動、職稱評定等諸多切身利益息息相關(guān)，才能引起人們的廣泛關(guān)注。其次，要轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗τ凇俺扇私逃边@個概念的錯誤看法。一直以來，高等院校成人教育未能得到應(yīng)有的重視，有的地方只是當(dāng)作學(xué)校的創(chuàng)收渠道。要使人們改變這種看法，一方面成人高等教育管理人員要愛崗敬業(yè)，忠于職守，團(tuán)結(jié)協(xié)作，爭優(yōu)創(chuàng)先，樹立良好形象，潛移默化地影響周圍的人們。另一方面要在工作中注意宣傳成人教育的有關(guān)政策法規(guī)、成人教育的管理制度以及未來發(fā)展的前景。其實(shí)，在國家教育部對我校進(jìn)行教育教學(xué)水平評估當(dāng)中，成人教育也被納入評估的指標(biāo)行列。由此可見，成人高等教育在教育領(lǐng)域里占有一席之地。正如1993年黨中央和國務(wù)院發(fā)布《中國教育改革與發(fā)展綱要》的文件中指出：“成人教育是傳統(tǒng)學(xué)校教育向終身教育發(fā)展的一種新型教育制度，對不斷提高全民族素質(zhì)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展具有重要作用。”只有人們真正了解成人教育的地位和作用，成人教育學(xué)籍檔案才有可能走進(jìn)人們的心里，受到應(yīng)有的重視，發(fā)揮其真正的價值。

2.加強(qiáng)管理，健全規(guī)章制度成人教育學(xué)籍檔案關(guān)系到每一個接受成人教育學(xué)生的切身利益，它將伴隨人的一生，對以后的提拔、調(diào)動、考評、職稱評定都有直接關(guān)系。隨著我國高等教育的飛速發(fā)展，各個高等院校的成人教育不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，作為記錄成人學(xué)生在校學(xué)習(xí)全過程的成人學(xué)籍檔案，已越來越受到人們的關(guān)注。因此，作為少數(shù)民族地區(qū)的高等醫(yī)學(xué)院校，加強(qiáng)對成人教育學(xué)籍檔案的管理已刻不容緩。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持是做好檔案工作的重要保證，只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把好方向，制定符合時代發(fā)展需要的檔案管理制度，并隨著形勢的變化而不斷補(bǔ)充和修改。比如，成人教育擴(kuò)招后出現(xiàn)了許多聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)，成人招生網(wǎng)上錄取，高等院校實(shí)行的學(xué)籍學(xué)歷電子注冊，還有辦公自動化等情況的相繼出現(xiàn)，產(chǎn)生了許多新的檔案形式，如電子檔案、電子相片、圖片、光盤等，這是以前檔案管理規(guī)定所沒有包含的內(nèi)容。高等醫(yī)學(xué)院校應(yīng)本著與時俱進(jìn)的精神并結(jié)合本校的實(shí)際情況，不斷充實(shí)和完善管理制度，這樣檔案管理才有章可循，有據(jù)可依。其次，要加強(qiáng)管理，明確責(zé)任。學(xué)校綜合檔案室作為管理學(xué)校檔案的主要職能部門，在學(xué)校檔案的管理過程中要發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)的作用，要不辭辛勞地深入學(xué)校各系部檢查和指導(dǎo)工作，從源頭抓起。各系部的檔案管理員要按照學(xué)校的檔案管理規(guī)定和綜合檔案室的要求，對本部門的檔案進(jìn)行整理和歸檔，并按規(guī)定的時間和流程上送材料。最后，獎罰要分明。學(xué)校要用制度管理人，同時也要為檔案管理員創(chuàng)造一個舒適的工作環(huán)境和可以施展才華的平臺，要建立建全考核制度，每年依據(jù)各部門移交檔案的情況進(jìn)行評比，對表現(xiàn)優(yōu)異和成績突出的檔案管理員給予表彰和獎勵，激發(fā)他們的積極性和主動性，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校檔案工作的正常開展。

3.加強(qiáng)建設(shè)，提高工作效率。由于少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育管理人員兼職過多，擴(kuò)大招生后又增加了許多工作量，面臨的壓力更大，繁重的工作任務(wù)使兼職檔案員心有余而力不足。面對這種狀況，只有借助計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能使管理員從煩瑣的工作中解脫出來，照目前情況看我國高等教育的檔案管理逐步向信息化、網(wǎng)絡(luò)化階段過度是必然趨勢，因此加強(qiáng)少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已迫在眉睫。目前少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校由于資金短缺，無力給成人教育購買先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，只能沿用舊的管理模式，雖然配備了電腦，但只是單機(jī)操作，網(wǎng)絡(luò)平臺得不到充分利用，教學(xué)管理資源得不到共享，各管各的工，無謂地重復(fù)，工作效率低下。要扭轉(zhuǎn)這種局面，必須爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，引進(jìn)校外專業(yè)軟件公司開發(fā)的成套教學(xué)管理系統(tǒng)，或高校本身組織人員開發(fā)適合成人教育特點(diǎn)的管理系統(tǒng)，它要集教務(wù)管理、學(xué)生管理、學(xué)籍管理于一身，各個功能相對獨(dú)立，內(nèi)容相互銜接，操作相互通用，通過該系統(tǒng)不僅能使成人教育教學(xué)管理更加規(guī)范、更加科學(xué)，能實(shí)現(xiàn)資源共享，減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，而且也能促使學(xué)籍檔案管理工作的有效進(jìn)行。學(xué)籍科可利用該系統(tǒng)的學(xué)籍管理功能，把學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的信息儲存其中，比如學(xué)生的錄取名單、報到名單、學(xué)籍異動情況、成績表和畢業(yè)生名單等，其他部門和聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)也可在授權(quán)的范圍內(nèi)瀏覽、查閱、下載和提交相關(guān)的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，這樣學(xué)生在校期間的學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)了動態(tài)管理，方便成人教育教學(xué)管理部門的日常管理，提高工作效率。更為重要的是順應(yīng)時代發(fā)展的需要，為以后成人教育學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化打下良好的基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的前提是人才現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠完成新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新工作，同時要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)[2]。這是檔案管理未來發(fā)展對人才的要求，而少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校由于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，人才流失嚴(yán)重，專業(yè)人才匱乏，在相當(dāng)長的時期內(nèi)兼職檔案員依然是學(xué)校學(xué)籍檔案管理的重要力量。因此少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校當(dāng)務(wù)之急應(yīng)是下大力氣對現(xiàn)有的兼職檔案員進(jìn)行全方位教育和培訓(xùn)，而且要把它當(dāng)作長期的工作任務(wù)來抓。首先是思想政治方面，要使他們正確認(rèn)識學(xué)籍檔案在社會中的地位和作用，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案的法律法規(guī)，熱愛檔案事業(yè)，堅決維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。其次在工作中要強(qiáng)調(diào)愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，精益求精，本著為學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案的收集、分類、歸檔、保護(hù)、移交等常規(guī)操作。時刻牢記學(xué)籍檔案是一件功在當(dāng)代、利在千秋的事情，要求檔案內(nèi)容必須真實(shí)客觀，不能弄虛作假，要體現(xiàn)以人為本，增強(qiáng)服務(wù)意識。最后就是對他們進(jìn)行檔案知識、計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，并定期檢查和考核，不斷提高業(yè)務(wù)水平。鼓勵他們用先進(jìn)的管理理念指導(dǎo)工作，更新思想，勇于創(chuàng)新，探索符合本校實(shí)際的管理方法，促進(jìn)少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。

5.加強(qiáng)監(jiān)督，保證檔案的質(zhì)量。學(xué)籍檔案是社會交流的重要渠道，它直接面對的是用人單位，因此檔案的質(zhì)量如何，直接關(guān)系學(xué)校的聲譽(yù)，關(guān)系檔案的信譽(yù)度，也關(guān)系學(xué)生的就業(yè)和前途。因此保證檔案的真實(shí)性和完整性是檔案管理員的神圣職責(zé)，也是高等院校義不容辭的責(zé)任。規(guī)章制度的建立是保證檔案真實(shí)性和完整性的重要依據(jù)，但為了執(zhí)行過程中制度不走樣，職責(zé)不變通，設(shè)立一個監(jiān)督部門是非常必要的，學(xué)校要給予人力、物力和財力上的支持。成人教育學(xué)籍檔案分布廣泛，成分復(fù)雜，時間跨度大，收集和整理比較困難，監(jiān)督員要定期深入學(xué)籍管理部門第一線檢查和指導(dǎo)工作，了解成人教育學(xué)籍管理的工作內(nèi)容、工作方法、工作流程，對不同階段、不同時期形成的檔案要了如指掌，并有針對性地進(jìn)行多方面檢查，比如整理是否及時、材料是否收齊、分類是否合理、編排是否正確、紙張是否合格等，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。學(xué)校檔案職能部門要深入實(shí)際，從源頭抓起，把好第一關(guān)，保證檔案的質(zhì)量，改變以往坐在辦公室“等”檔案的傳統(tǒng)模式變成深入各系部“整”檔案的新模式，對確保檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性起著非常關(guān)鍵的作用。

總之，民族地區(qū)高校要提高自身的核心競爭力，不可忽視檔案信息資料的輔助作用，必須推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程[3]。盡管目前少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校的經(jīng)濟(jì)狀況和文化氛圍還不盡如人意，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還有相當(dāng)長的一段路要走。但只要大家堅定信心，同心同德，發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗、自強(qiáng)不息的精神，乘著我國教育教學(xué)改革的東風(fēng)，實(shí)現(xiàn)少數(shù)民族地區(qū)高等醫(yī)學(xué)院校成人教育學(xué)籍檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化是指日可待的。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂亞軍.淺談少數(shù)民族地區(qū)高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理存在的問題及建議[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2009，25（10）：157-159.

[2]吳熱.關(guān)于民族地區(qū)高校檔案管理工作的思考[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)學(xué)院學(xué)報（綜合版），2008，6（4）：92-95.

[3]徐艷芬.民族地區(qū)高校檔案管理現(xiàn)代化之我見[J].百色學(xué)院學(xué)報，2010，23（3）：114-116.