高校人事信息管理方式探討

摘要：高等學(xué)校人事管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，良好的人事管理能夠提升高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量，人事信息是高校人事管理工作的基礎(chǔ)與依據(jù)，一方面是教職員工辦理各項(xiàng)事務(wù)的前提，一方面為高校決策層提供準(zhǔn)確科學(xué)的依據(jù)，管理人事信息的合適與否關(guān)系著高校能否快速、高效、和諧發(fā)展。本文介紹了四種高校人事信息管理方式，分析了四種方式的特點(diǎn)，結(jié)合高校人事工作實(shí)際，提出應(yīng)根據(jù)工作事務(wù)性質(zhì)不同采取多種方式交叉結(jié)合的人事信息管理模式。

關(guān)鍵詞：人事信息；管理方式；交叉

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）23-0006-03

高校人事信息管理工作是高校人事管理的基礎(chǔ)性工作，也是促進(jìn)人事管理科學(xué)化、提高管理水平的關(guān)鍵。高校人事信息包括教職員工的基本信息、工資福利、考核考評(píng)、職務(wù)評(píng)聘、人才支持計(jì)劃、培訓(xùn)進(jìn)修等，涉及面廣、類型多樣、信息量大。高校人事信息需在高校部門(mén)間、教職員工與工作人員間共享，且具有數(shù)據(jù)時(shí)效性、準(zhǔn)確性以及保密性要求。高校人事信息管理指人事管理工作中信息的維護(hù)與應(yīng)用，例如，教職員工個(gè)人信息查詢、變更，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)支持等。目前，人事信息管理根據(jù)人事信息應(yīng)用方式以及信息管理工具可主要分為文本記錄管理方式、EXCEL數(shù)據(jù)管理方式、數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式以及人事管理信息化方式四種。

近年來(lái)，我國(guó)高等教育深化改革、快速發(fā)展，著力推進(jìn)人事制度改革與創(chuàng)新，高等學(xué)校人員組成、人事關(guān)系等呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)，人事信息類型逐步增加，信息量快速增長(zhǎng)。全球化高等教育的競(jìng)爭(zhēng)不僅是教學(xué)能力、科學(xué)研究、硬件設(shè)施等方面的競(jìng)爭(zhēng)，更是管理水平、服務(wù)質(zhì)量等方面的競(jìng)爭(zhēng)，高校管理者需為學(xué)校制訂科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，教職員工需要便捷人性的服務(wù)，人事信息是高校管理者進(jìn)行決策的依據(jù)，也是教職員工辦理各項(xiàng)事務(wù)的必要因素。人事信息自身動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)以及在高校發(fā)展中的重要作用，對(duì)高校的人事管理工作，尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求。探討分析不同人事信息管理方式，可以提升人事工作效率以及信息使用效益。

一、人事信息管理方式

1.文本記錄管理。文本記錄管理方式指的是以紙張作為信息存儲(chǔ)介質(zhì)，人工記錄（添加、刪除、編輯各項(xiàng)信息）。此種方式是傳統(tǒng)的人事信息管理方式，簡(jiǎn)單直接，人事工作人員不需培訓(xùn)即可進(jìn)行操作；隨著信息量增長(zhǎng)以及信息類型增加，檢索信息越來(lái)越不方便，目前很少高校使用此種方式進(jìn)行人事信息管理。

2.EXCEL數(shù)據(jù)管理。EXCEL數(shù)據(jù)管理方式指的是以計(jì)算機(jī)為信息存儲(chǔ)介質(zhì)，使用辦公軟件Microsoft EXCEL對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、檢索以及統(tǒng)計(jì)分析。此種方式曾經(jīng)應(yīng)用最廣泛，簡(jiǎn)單直觀，只需對(duì)人事工作人員進(jìn)行相對(duì)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)即可；EXCEL數(shù)據(jù)管理方式安全性、信息規(guī)范性較差，但由于EXCEL軟件使用的易用性、普遍性，目前部分高校仍使用此種方式進(jìn)行人事信息管理。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)管理。數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式指的是以計(jì)算機(jī)為信息存儲(chǔ)介質(zhì)，使用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、檢索以及統(tǒng)計(jì)分析。此種方式應(yīng)用較為廣泛，簡(jiǎn)單直觀，需對(duì)人事工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)操作培訓(xùn)，才能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析；相對(duì)EXCEL數(shù)據(jù)管理方式，此種方式設(shè)定了信息項(xiàng)的存儲(chǔ)類型，操作人員不能隨意修改數(shù)據(jù)存儲(chǔ)類型，規(guī)范性較強(qiáng)；目前部分高校采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式，由于人事數(shù)據(jù)量相對(duì)較小，統(tǒng)計(jì)分析較為簡(jiǎn)單，應(yīng)用便捷、操作簡(jiǎn)單且界面直觀的DBF格式數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用較廣泛。

4.人事管理信息化。人事管理信息化方式指的是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為依托，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，對(duì)高校各種人事信息進(jìn)行收集、維護(hù)以及統(tǒng)計(jì)分析，利用人事管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與高校教職員工的交互。人事管理信息化能夠促進(jìn)人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到數(shù)字化管理、主動(dòng)型管理的轉(zhuǎn)變，能夠提高人事管理的效率和決策水平。面對(duì)人事信息量的迅猛增長(zhǎng)、人事信息類型的多樣化以及教職員工參與人事管理的迫切需求，各個(gè)高校都在推進(jìn)人事管理信息化，正在建立或者已經(jīng)建立人事管理信息系統(tǒng)。

二、人事信息管理方式間對(duì)比

1.高校人事信息特點(diǎn)。高校人事管理工作包含教職員工的各項(xiàng)人事事務(wù)辦理、高校生存和發(fā)展方向的分析與規(guī)劃、人事工作人員提供的各項(xiàng)服務(wù)，這些工作始終離不開(kāi)準(zhǔn)確有效的人事信息。對(duì)教職工員工是否能夠提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)，對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)層是否能夠提供正確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，關(guān)系到高校的健康生存與快速發(fā)展，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息是人事工作的前提和依據(jù)。高校人事信息一般具有以下特點(diǎn)：（1）信息量大，信息類型多。人事信息涉及與教職員工相關(guān)的方方面面，需分類型小粒度式存儲(chǔ)；大多數(shù)高校教職員工數(shù)量一直處于增長(zhǎng)趨勢(shì)，由于數(shù)量以及信息類型的增大，信息量逐步增長(zhǎng)。（2）需可追溯。人事工作中需使用教職員工當(dāng)前的個(gè)人信息，同時(shí)教職員工的發(fā)展過(guò)程（即教職員工的歷史信息）同樣重要：一方面是學(xué)校決策的需要，高校決策層、人事工作人員在做分析、決策時(shí)需要多個(gè)時(shí)間點(diǎn)的高校人事結(jié)構(gòu)；一方面是上級(jí)部門(mén)報(bào)表的需要，上級(jí)部門(mén)在做決策時(shí)，同樣是需要?dú)v史時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，而不是最新?tīng)顟B(tài)。（3）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。由于人事工作人員具有一定的流動(dòng)性，需保持人事信息規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能夠較為方便快捷地進(jìn)行工作交接。（4）信息敏感。因人事工作涉及的都是教職員工的個(gè)人信息，屬于敏感信息，需在進(jìn)行人事信息管理工作中對(duì)信息注重保密。

2.人事信息管理方式優(yōu)劣勢(shì)。（1）文本記錄管理。優(yōu)勢(shì)：簡(jiǎn)單直接，工作人員不需培訓(xùn)；無(wú)較大花費(fèi)，便宜；不易涂改，信息不易被竄改。劣勢(shì)：傳送信息復(fù)雜，紙質(zhì)存儲(chǔ)，不易傳送；檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率較低；信息量增大時(shí)，存儲(chǔ)、檢索將會(huì)變得越來(lái)越困難；紙質(zhì)存儲(chǔ)不易保存。文本記錄管理方式適用于存儲(chǔ)非常重要的需單獨(dú)保存的信息，對(duì)于平常的人事業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，效率較低。（2）EXCEL數(shù)據(jù)管理。優(yōu)勢(shì)：簡(jiǎn)單直觀，只需對(duì)工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)；無(wú)較大花費(fèi)，易用；能夠進(jìn)行一定的統(tǒng)計(jì)分析工作。劣勢(shì)：數(shù)據(jù)安全性較差；信息類型容易被修改，規(guī)范性較差。EXCEL數(shù)據(jù)管理方式適用于一般的人事信息管理工作，不能夠?qū)崿F(xiàn)與教職員工間的交互。（3）數(shù)據(jù)庫(kù)管理。優(yōu)勢(shì)：簡(jiǎn)單直觀；有一定花費(fèi)，易用；數(shù)據(jù)格式規(guī)范；能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作，尤其是能夠迅速完成上級(jí)部門(mén)要求的報(bào)表工作。劣勢(shì)：需對(duì)人事工作人員進(jìn)行操作培訓(xùn)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式適用于一般的人事信息管理工作，能夠較為及時(shí)準(zhǔn)確地提供可靠的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)供管理層決策，但與EXCEL數(shù)據(jù)管理相同，不能夠?qū)崿F(xiàn)與教職員工間的交互。（4）人事管理信息化。優(yōu)勢(shì)：實(shí)現(xiàn)與教職員工間的交互，提高人事工作效率，規(guī)范、統(tǒng)一人事事務(wù)流程；操作簡(jiǎn)單，只需對(duì)工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)。劣勢(shì)：數(shù)據(jù)不可追溯；因上級(jí)報(bào)表動(dòng)態(tài)變化，不易進(jìn)行及時(shí)反應(yīng)，靈活性較差；由于不能直接面對(duì)數(shù)據(jù)，人事工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析時(shí)的效率較低；實(shí)現(xiàn)信息化需經(jīng)費(fèi)支持，有一定的開(kāi)發(fā)周期。

人事管理信息化方式包含了大部分的人事信息工作，能夠?qū)⑷耸鹿ぷ魅藛T從大量日常瑣碎的重復(fù)性事務(wù)中解脫出來(lái)，確實(shí)能夠較大地提升工作效率以及提升教職員工的滿意度，但不能滿足人事信息可追溯性以及高效進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

三、交叉結(jié)合管理方式

高校人事管理工作經(jīng)歷了從最初的文本記錄管理方式到人事管理信息化方式的過(guò)程，此過(guò)程也是人事信息管理與人事工作相協(xié)調(diào)的過(guò)程，其目的是為教職員工提供滿意服務(wù)，為管理層提供及時(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持，以及降低人事工作人員的工作量，提升其工作效率。高校教職員工希望能夠查詢自己的個(gè)人信息，自助辦理各項(xiàng)事務(wù)性工作，人事管理信息化方式能夠滿足教職員工的需求；高校管理層希望能夠查看時(shí)間點(diǎn)上的學(xué)校人員總體結(jié)構(gòu)以及發(fā)展趨勢(shì)，需人事工作人員提供及時(shí)可靠的信息，EXCEL數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式能夠滿足此項(xiàng)需求，大部分已建立的人事管理信息系統(tǒng)不能滿足此項(xiàng)需求；高校人事工作人員希望提供滿意服務(wù)與可靠數(shù)據(jù)支持的同時(shí)，降低工作量，數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式能夠滿足及時(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持工作，人事管理信息化方式能夠降低工作量。

人事信息的用戶不同，需求不同，可采用的管理方式也可隨之不同。根據(jù)人事工作的實(shí)際情況，可交叉采用文本記錄管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、人事管理信息化三種方式。針對(duì)非常重要的不可輕易修改的信息，采用文本記錄管理方式；針對(duì)個(gè)人信息業(yè)務(wù)，可采用人事管理信息化方式，建立人事管理信息系統(tǒng)，教職員工能夠在系統(tǒng)中查看本人信息，且能辦理與自身相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)；針對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作，可采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式，人事工作人員可編寫(xiě)一定的程序進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，需要?jiǎng)討B(tài)調(diào)整時(shí)效率也較高；針對(duì)數(shù)據(jù)回溯，可采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式，人事工作人員在進(jìn)行信息修改時(shí)做好備份。使用此種交叉結(jié)合管理方式需注意人事信息系統(tǒng)信息與數(shù)據(jù)庫(kù)信息始終保持一致。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事信息管理方式的發(fā)展是為了更加方便學(xué)校人員的工作，推動(dòng)學(xué)校管理和服務(wù)的高效規(guī)范，采取合適的管理方式能夠達(dá)到人力資源的效益最大化。本文提出的交叉結(jié)合管理方式在達(dá)到人事管理工作要求的前提下，能夠降低人事工作人員的工作量，提升效率，具有實(shí)際應(yīng)用意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]路遠(yuǎn).C/S和B/S雙模式下高校人事信息管理系統(tǒng)的研究與構(gòu)建[J].中國(guó)教育信息化，2011，（3）.

[2]夏希，高冀穎.高校人事管理系統(tǒng)建設(shè)探討[J].文教資料，2010，（33）.

[3]楊賽.高校人事管理信息化存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].教育界，2012，（18）.

[4]賴初榮，楊東梅，齊家陽(yáng)，任杰.加強(qiáng)高校人事管理打造人事信息化平臺(tái)[J].中國(guó)教育信息化，2010，（1）.