信息化時代高校檔案管理工作存在的問題及對策

聶曉明

隨著信息化時代的到來，高校為適應時代要求，積極開展檔案管理信息化建設，實現高校檔案管理網絡化，是數字化校園的重要組成部分，網絡信息已成為學校教育管理的一種重要資源。作為學校信息資源服務中心的檔案管理部門，應該充分利用校園網，實現檔案信息的收集、整理、管理、統計利用和服務。

一、高校檔案管理信息化發展中存在的問題

（一）基礎設施配置不盡合理

從我國目前高校檔案信息化基礎設施情況來看，其基礎設施配置還不盡合理。高校檔案軟硬件設施搭配不合理，認為配置了電腦就是信息化了，高校檔案館軟硬件配置比較盲目，不管需要與否統統配置，造成了浪費。電子檔案產生以后，有的高校接受和處理電子檔案的工具和網絡，以及處理這些信息的硬件設施和軟件設施的配備還不到位，這些都影響了高校檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理信息化的管理制度規范性存在缺失

高校檔案管理電子化的制度尚不規范，未能完全落實統一的標準和管理制度，檔案的電子化存在著很大的盲目性。檔案管理工作實際仍是由過去的檔案管理部門及檔案管理人員進行整理，學校對此方面的關注度不夠。檔案管理工作的宏觀考慮存在不足，僅僅能滿足校內各單位使用者的需求，而忽略了更為廣大的校內職能部門之外的教職工、學生及校外相關部門的潛在需求，因此檔案管理信息化僅僅是實現了初級最低綱領要求。近幾年，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案工作管理辦法》等一系列檔案管理法規的不斷出臺，各學校的檔案管理法規制度建設也取得了很大進步，但是從目前高校檔案管理工作的現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。另外從檔案管理網絡上看，有的學校沒有建立規范的部門立卷制度，沒有指定專門的檔案人員負責文件材料的收集和歸檔，出現問題時也沒辦法及時解決。從檔案材料保管利用來看，存在管理不嚴格、需要文件時亂翻、亂抽，查閱檔案、借閱檔案登記不嚴格，有的長期借用不換也沒有催要記錄，造成重要文件時有流失，對需要特殊保護的檔案沒有具體的利用和保護措施。

（三）檔案管理人員的綜合素質有待進一步提高

目前，從高校檔案隊伍來看，一些高校檔案管理人員的整體水平還不能適應信息化時代高校檔案管理工作發展的需要，部分人員學歷較低、科學知識有限、年齡偏大，思想相對比較保守。有些人還是習慣用傳統的方法來進行檔案管理工作，還不能接受信息化管理檔案，另外，高校嚴重缺乏專業的檔案管理人才和計算機人才。因此，高校檔案人員在知識結構、能力結構和人才結構等方面還有待進一步提高。

（四）檔案信息資源開發和利用不充分

高校檔案信息資源開發和利用中存在著以下幾個問題：一是對電子文件的整理歸檔不及時，有的部門形成了大量的電子文件，但并沒有及時上交，導致部分內部形成的電子文件處于自生自滅的狀態；二是在檔案數據庫的開發以及檔案網站建設方面做的工作偏少，缺少探索性的工作；三是不同高校之間對于電子檔案的管理標準不同，影響了高校檔案部門對電子檔案的開發和利用，也影響了高校之間的交流。這些現象都影響了高校檔案信息資源的開發和利用。

（五）檔案宣傳和開發力度不夠

隨著社會的發展，知識和信息化時代的到來，人們對高科技信息的需求量急劇增加，也必然形成高校檔案信息資源利用的新高潮。然而，由于檔案部門封閉保守、市場意識不強，對館藏檔案的內容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報道少，加上檔案工作者“保密保險”、“利用危險”等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機密與開放、開發利用檔案信息資源對立起來，使保密擴大化、絕對化，這在很大程度上限制了檔案事業的發展。

（六）檔案載體保存及安全存在問題

電子文件的存儲材料是磁性物質和光盤，一般的磁盤或磁帶容易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲，易于磁粉脫離。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，從而破壞記錄的數據，與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短得多，一般僅為5 到15年，電子檔案相對脆弱，非常容易受到人為及機器故障的損害，造成數據丟失。

二、促進高校檔案管理信息化發展的對策

（一）提高檔案工作人員專業技能和素質

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業務素質，檔案管理人員業務素質水平直接影響到檔案工作的質量，為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質。提高檔案工作者的素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要抓住人才入口關，注意引進招聘一些有專業知識、專業技術技能的人才充實檔案隊伍，同時，加強現有人員的繼續教育，讓他們學習現代信息技術，適應新的需要，拓寬視野，了解所涉及領域的現狀及動態，運用檔案學新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一型向多樣型和復合型轉變，把檔案工作做好。

（二）增加資金投入力度，加快高校檔案管理信息化建設

檔案信息化建設的基礎是硬件和數據庫建設，這是實現高校檔案信息化的基本前提，在高校和相關部門的大力支持下，首先要注重加強硬件建設，可根據自己的經濟能力，從實際出發，充分利用現有設備，購置適當的技術設備。同時，要加強檔案信息化標準、規范化體系建設。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學與技術性都需要標準、規范的檔案管理作支持。而電子文件形成后需要集中保管，并建立一個實用性強、大多數軟件都能接受的文件信息儲存、交換格式標準，保證校園網、校際網、檔案系統管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行。最后要加大檔案信息資源開發力度，對檔案信息化工作有一個正確把握，檔案的收集、整理和利用是檔案工作的三個主要環節。收集是主導，管理是手段，利用是目的。通過開發利用可發揮其巨大效用，把檔案信息及時傳遞給教學科研人員，可促進教學質量和科研水平的提高。

（三）構建電子檔案信息網絡的防護體系

根據電子檔案的特點和網絡結構的特點，其安全防護也應按照“分層實施，均勻防護”的原則，綜合利用各種安全防護措施，構建立體化的安全防護體系。一是網絡的安全防護，包括設立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權系統的侵入，二是加強系統的核心防護，安裝加固軟件，防止對系統安全構成威脅。三是對網絡進行安全檢測，檔案信息網絡主要是學校內部局域網，其網絡上運行大量的密集信息，除安裝各種安全防護軟件外，還應對網絡的安全運行情況進行監測。

（四）強化服務意識，拓寬服務領域

高校檔案管理要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，把檔案工作的中心轉到為信息化和各項事業的發展提供優質服務的軌道上來，使檔案管理信息化建設變被動服務為主動服務。高校檔案機構在信息化過程中應該積極提供主動的檔案服務，在高校檔案的開發利用上，高校檔案機構借助現代的計算機管理系統來分析用戶的需求，來評估利用的結果。這樣，能夠為高校檔案信息資源的開發和利用提供目標支持和需求導向。

（五）轉變高校檔案管理模式，更新管理理念

信息化時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念，促進檔案管理的轉變，主要包括由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變；由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變，實現從信息管理向知識管理的轉變。因此，檔案管理應該更直接地站在信息化的前面，充分發揮主觀能動性，開發檔案信息資源。高校檔案管理人員應該樹立大檔案、大市場、大服務的觀念，將檔案管理工作融入學校的發展計劃之中。促進檔案管理人員觀念的改變和自身素質的提高，使檔案管理人員明確自己的法定權利與義務，加深對檔案知識、檔案信息的理解，轉變檔案管理的被動式服務為主動式服務，建立現代檔案管理意識。

（六）充分利用網絡技術，建立檔案管理信息化運行機制

毋庸置疑，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實現將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實現檔案資料以及檔案信息搜集整理、查詢和檢索自動化，當今世界是知識經濟時代，網絡技術發展很快，檔案管理工作應充分利用現在已經成熟的網絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，是高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。檔案管理人員在日常工作中應注意加強與各單位的協調，經常到有關單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓勵各單位以電子文件的形式按規定格式、程序和要求上報有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現依賴于方方面面的配合，教學、科研、行政管理、組織、宣傳等各項工作形成的資料，要及時以數字化的手段收集、加工、整理、傳送接受以及儲存。這些工作的順利開展，需要建立一個有效的檔案管理信息化運行機制。主要領導牽頭，相關部門緊密配合，才能把這項工作做好。