基于網(wǎng)絡(luò)信息背景的高職院校檔案管理工作的新思考

秦美峰

作為學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)記錄的檔案，記載著學(xué)校發(fā)展的艱難歷程，檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了巨大變化，新技術(shù)、新領(lǐng)域向檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。那么怎樣適應(yīng)這種變化呢？改革創(chuàng)新，探尋高職院校檔案管理工作的新思路新方法，已經(jīng)成為高職院校檔案管理部門面臨的新課題。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前高職院校檔案管理還不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求，存在很多問題，新形勢(shì)迫切需要我們找出問題及時(shí)解決問題。

（一）過分重視保管和收集，忽視檔案資源的開發(fā)和利用

信息背景下的檔案管理工作必須樹立新理念才能適應(yīng)信息時(shí)代的要求。一直以來，高職院校的檔案管理，不管是指導(dǎo)思想還是工作安排，都過分重視檔案的保管和收集，卻不重視檔案資源的利用和開發(fā)，忽視其重要性，造成了許多利用價(jià)值很高卻又十分珍貴的檔案資源白白浪費(fèi)，其作用沒有得到充分發(fā)揮。當(dāng)前，高職院校檔案管理應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，樹立新理念，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案信息服務(wù)更加個(gè)性化，最大限度的滿足廣大師生的需要。[1]

（二）多數(shù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，缺乏檔案管理應(yīng)有的信息處理能力

目前，多數(shù)高職院校的檔案管理人員，檔案專業(yè)畢業(yè)的極少，大多經(jīng)過短短的培訓(xùn)就上崗，專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理應(yīng)用的基本技能缺乏，技術(shù)性較高的檔案編研工作難以勝任，檔案信息服務(wù)水平很難提高，信息化處理能力很差，無法適應(yīng)信息背景下的檔案管理工作的要求。

（三）檔案管理人員理論研究水平低，業(yè)務(wù)研究能力有待提高

高職院校檔案管理人員要做好檔案管理工作，不僅要具有較高的調(diào)查研究能力，如對(duì)問題具有發(fā)現(xiàn)、分析和解決的能力；還要具有較高的業(yè)務(wù)研究能力，能熟練的管理、編研和統(tǒng)計(jì)檔案。能自如的處理檔案信息，如研究、整理、編輯、查詢、閱讀檔案信息，增值和再生檔案信息，深入挖掘檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。高職院校檔案館應(yīng)創(chuàng)造條件，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，通過科研項(xiàng)目、課題、專利的研究開發(fā)，積極培養(yǎng)學(xué)術(shù)帶頭人，營(yíng)造濃厚的學(xué)術(shù)氛圍，增強(qiáng)其理論水平，使檔案工作得到全面提高。[2]

二、網(wǎng)絡(luò)信息背景下高職院校檔案管理工作面對(duì)的新挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和迅速發(fā)展，不僅極大影響著高校檔案管理工作，還給高校的檔案管理工作帶來了許許多多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（一）利用信息化設(shè)備和技術(shù)管理數(shù)字化已成為檔案管理工作的必然趨勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)信息背景下，數(shù)字化信息技術(shù)和便利的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)成熟，很多高職院校已經(jīng)在著手建設(shè)自己的數(shù)字檔案館，有些檔案館提供的一些全文檔案信息和目錄信息已經(jīng)可以通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱和閱覽。檔案信息的利用方式將會(huì)借助現(xiàn)代信息技術(shù)不斷得到廣泛拓展，更加新穎、實(shí)用、方便的信息利用方式很快就會(huì)呈現(xiàn)在我們面前。

（二）高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)亟待提高

這不僅是信息時(shí)代的要求，也是高職院校檔案發(fā)展和建設(shè)的客觀要求。信息背景下，高職院校檔案管理人員扮演者雙重角色，檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要扮演著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、廣泛傳播、利用和開發(fā)數(shù)字化資源的重要角色，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)，具備靈活運(yùn)用信息技術(shù)知識(shí)的能力。只有具備著雙重角色的能力，才能完全勝任網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案管理工作。[3]

三、高職院校檔案管理工作的新途徑

網(wǎng)絡(luò)信息背景下，高職院校的檔案管理工作又提出了新的課題。要用發(fā)展的眼光，新穎的思路來改進(jìn)高職院校的檔案管理工作。

（一）大力宣傳，不斷增強(qiáng)全體教職員工的檔案意識(shí)

高職院校全體教職員工不僅要高度重視檔案管理工作，還要積極參與到檔案工作中去。因此，學(xué)校要大力宣傳檔案知識(shí)，培養(yǎng)全體教職員工的檔案意識(shí)，讓他們?nèi)媪私馍霞?jí)的檔案政策，方針，學(xué)習(xí)掌握檔案知識(shí)、法律和法規(guī)，工作中遇到的有價(jià)值的檔案信息要及時(shí)按照各種檔案標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行儲(chǔ)存，自覺的保存檔案信息資源的有效性，積極維護(hù)檔案的完整性和安全性。

（二）提高認(rèn)識(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理體系

一是要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)高職院校檔案建設(shè)。上到院領(lǐng)導(dǎo)，下到檔案館、各職能部門、各二級(jí)學(xué)院，都應(yīng)為學(xué)校發(fā)展、改革、人才培養(yǎng)服務(wù)，充分認(rèn)識(shí)改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作的必要性和重要性。二是要構(gòu)建完善的檔案管理體系，各職能部門、二級(jí)學(xué)院都要配備兼職檔案員，檔案館全面負(fù)責(zé)管理，制定專門的檔案類別，對(duì)兼職檔案員實(shí)施分類指導(dǎo)。[4]

（三）開拓創(chuàng)新，建立服務(wù)型的檔案管理模式

信息背景下，高職院校要加大檔案信息開發(fā)力度，不斷滿足利用者的需要。舊的傳統(tǒng)的檔案管理，重檔案的收藏、保管和收集，輕利用，檔案信息資源的價(jià)值難以充分實(shí)現(xiàn)。所以，為了使檔案的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)便產(chǎn)生了服務(wù)型的檔案管理模式。這種模式提供的信息服務(wù)不僅多角度、全方位，而且還高效優(yōu)質(zhì)，檔案的開發(fā)利用效益和信息資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)了最大化，從而使檔案的利用效率得到了有效提高。檔案管理人員應(yīng)僅僅圍繞“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨，努力增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極樹立主動(dòng)服務(wù)的管理理念。檔案管理人員要對(duì)傳統(tǒng)服務(wù)方式進(jìn)行不斷的優(yōu)化完善，不斷突破單調(diào)呆板的服務(wù)方式，開拓創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)，如運(yùn)用信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代手段，建立檔案網(wǎng)站、制作檔案網(wǎng)頁(yè)，提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、主題匯編、電子信箱互動(dòng)等方式方法，開展網(wǎng)上在線服務(wù)、查詢利用服務(wù)和數(shù)字咨詢服務(wù)。

（四）深入探索，構(gòu)建獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制

高職院校檔案管理工作的成效如何，必須有相應(yīng)的度量標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的制度和科學(xué)的考核辦法。高職院校的檔案館要構(gòu)建獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)制度，采取競(jìng)爭(zhēng)方式，擇優(yōu)用人，實(shí)行按勞取酬，評(píng)聘分開，充分調(diào)動(dòng)職工的積極性，發(fā)揮其聰明才智，創(chuàng)造人盡其才、奮發(fā)向上的和諧氛圍。

（五）靈活互動(dòng)，構(gòu)建橫向聯(lián)合的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

高職院校的檔案管理要努力實(shí)現(xiàn)與社會(huì)的互動(dòng)。如果把社會(huì)看做是一個(gè)大系統(tǒng)的話，那么高職院校就是大系統(tǒng)中的一個(gè)小小子系統(tǒng)，時(shí)刻參與社會(huì)信息、經(jīng)濟(jì)的各種交流。所以，高職院校在檔案管理上應(yīng)走出僵化、封閉割據(jù)，走向開放，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)靈活互動(dòng)，構(gòu)建一個(gè)橫向聯(lián)合、交流、協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，共同筑起檔案管理的良性機(jī)制。

（六）不斷學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校檔案管理人員應(yīng)樹立終身不斷學(xué)習(xí)的觀念，一名合格的檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)、思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，其中良好的思想政治素質(zhì)是最基本最起碼的要求。要想成為一名出類拔萃的檔案管理人員，就必須能抵擋誘惑，甘受寂寞，名利淡泊，胸襟寬闊；有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)、樂于奉獻(xiàn)的品質(zhì)和崇高的敬業(yè)精神。另外，不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)能力、極強(qiáng)的信息處理能力，還要有創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神，真正成為即掌握現(xiàn)代技術(shù)手段又適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理的專門人才。

[1]劉士英.信息時(shí)代下加強(qiáng)學(xué)院檔案管理之探討[J].山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（3）.

[2]連紅.構(gòu)建高校系級(jí)教學(xué)檔案體系的新思路[J].浙江檔案,2007（5）.

[3]鄧小兵.信息時(shí)代對(duì)高校檔案人員培訓(xùn)的思考[J].黑龍江史志，2008（13）.

[4]周美蘭.“服務(wù)型”檔案管理模式之于構(gòu)建和諧社會(huì)[J].蘭臺(tái)世界，2008（9）.