淺談高校文書與檔案管理工作

摘要：本文淺談做好文書工作對高校檔案管理工作的重要性，分析高校文書工作與檔案管理工作中存在的問題，并提出加強高校文書工作與檔案管理工作的有力措施。

關鍵詞：文書檔案管理問題措施

文書工作是高校行政辦公室一項重要的日常工作，而文書材料的立卷歸檔又是高校行政辦公室文書工作的重要組成部分，它直接關系到檔案工作的質量。文書檔案管理水平的高低是體現一所高校檔案管理水平的高低。文書立卷歸檔，既是文書工作的終點，也是檔案工作的起點，是文書工作和檔案工作的交接點?，F就高校文書工作與檔案管理工作淺談一下自己的看法。

1.做好文書工作是檔案管理規范化、標準化的基礎

1.1高校檔案管理工作水平的不斷提高和各類專業檔案的建設及利用，對高校文書人員的知識水平、業務素質提出了更高要求，高校文書人員不僅具有較豐富的專業知識和高校文書處理的實踐知識，而且要了解高校各部門的智能范圍及其相關知識。

1.2學校形成的文件材料及其積累直接關系到高校檔案工作質量的高低和全部案卷質量的優劣，所以文書處理部門及其人員必須時刻關心存檔材料的積累，并把好質量關，才能使建立起來的檔案真正做到齊全完整，適應高校各項工作的需要。

1.3高校檔案管理的規范化、標準化對文書處理工作的規范化、標準化也提出了更高要求，只有實現高校文件材料處理與文書材料撰寫的規范化、標準化，才能實現檔案管理的規范化、標準化。

2.做好文書工作對高校檔案管理的作用

檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等六個環節。其中，收集是首要環節。文書處理部門必須了解每份文件的來龍去脈，從文件資料的形成到立卷歸檔，都要有一套完善的規章制度。如：平時的積累、收發登記、借閱、收繳文件等制度。

檔案管理工作是為高校解決處理問題提供重要依據，具有指導、積累、提供信息等特點。文書處理部門工作質量的高低直接影響著檔案的整理。在高校中，檔案管理工作是為了保存高校在各種工作與活動中形成的具有保存價值的原始文件資料，可以為后人提供借鑒，為編寫校志等提供材素材，所以檔案的齊全完整十分重要。在現實工作中，文書處理部門利用歷史檔案起草公文、總結經驗、修訂規章制度、為領導者準備講稿、落實政策等[1]。

3.高校文書工作與檔案管理工作中存在的主要問題

3.1文件資料收集歸檔不齊全

在高校中，行政辦公室的文書資料量大面廣，比較分散。工作人員有時會因疏忽導致應該歸檔的資料而保留在個人手中，造成檔案歸檔的不完整。另外，在工作中還經常會遇到一些應該收集而沒有歸檔的文字材料，如重要的會議記錄、領導的講話、題詞等，這些文字材料具有較高的利用和歷史價值；有的雖被收集起來了，卻未能及時整理歸檔，使材料不能發揮應有的效果。

3.2工作人員的責任心不強導致文書處理的疏漏

檔案的保管和利用過程中，由于部分檔案的保存時間比較長，因書寫用筆或裝訂不當，造成字跡變模糊及卷面破損，影響歸檔的質量和長期保管。文件卷面受到破損的原因，除了由于檔案管理設施不健全以及文書人員的責任心不夠強外，另一重要原因是由于文書處理產生的疏漏造成的。還有部分文件簽發人只簽名不簽日期，給鑒定分類工作帶來很多不便；底稿用耐久性較差的鉛筆或者圓珠筆書寫，影響了檔案的保管年限；沒有統一文件用紙規格：有的用16K紙型，有的用A4紙型等[2]。

3.3文書與檔案工作人員缺乏溝通，且不夠注意對文書資料的收集

文書工作與檔案管理是分塊管理，文書工作是由高校和系部辦公室工作重要組成部分，多數文書工作人員在辦公室身兼數職，日常忙于事務性工作，而學校綜合檔案室雖然掛靠高校辦公室，但由于多數高校檔案人員偏少，很難做到與文書工作人員溝通，以致運行過程中經常出現脫節現象。

這幾年來，高校忙于教學評估、新校區建設等一系列打問題，文書工作人員忽略了文件資料的收集，領導也未能及時考慮檔案管理工作，使得檔案資料得不到很好的收集保存。

4.加強高校文書處理與提高檔案管理工作的措施

4.1增強文書人員的責任感，加大檔案保護力度

文書人員對每份文件都必須做到心中有數，尤其應把本單位形成的文件材料做為收集、歸檔的重點。文書人員要明確歸檔范圍，掌握收集重點，把有考查價值的文件材料收集齊全。另外，要做好文件的收集宣傳工作。文件的收集工作涉及到各個部門及其領導，要多宣傳文件、材料歸檔的重要性及其必要性，并經常提醒各位領導清退手頭文件，防止因工作變化而使文件散失。

4.2建立有效的、科學的、安全的保管制度和文件的清退制度

要注意文書工作過程中的安全性：既要防止文書載體的損壞，又要防止文件信息的泄密。這就要求將送往各部門的文件登記清楚，各部門所送來的文件要做好收文登記，閱辦完的文件要及時清退，相關檔案人員要簽字，出現差錯要及時查找。

4.3增強檔案意識，注意日常收集、立卷

文件材料的收集工作是檔案工作中最為基礎的工作，管理者必須按照《檔案法》的要求，維護學校檔案完善與安全，檔案信息的收集，在檔案工作中占有重要的地位，可以說沒有檔案信息的收集，就沒有檔案工作，更談不上檔案的利用，因此，要注意日常的收集、保管，檔案管理人員不僅要廣泛深入了解學校各部門的工作情況，還要盡量爭取參與機關管理、教學與科研管理等活動，做到心中有數，確保收集的檔案材料完整、齊全。

文書立卷是連接文書工作與檔案工作的紐帶，要做好文書立卷工作，關鍵是加強平時文件的收集，它關系到檔案的安全和完整。文件材料的收集是對本單位需要歸檔檔案的收集，在收集過程中要充分發揮主觀能動性，積極采取有效措施吧應該歸檔的文件收集齊全[3]。

5.結語

高校檔案管理工作是一所高校的歷史見證，決策的依據，信息的源泉，社會越發展，科技越進步。檔案本身具有潛在的利用價值，經過文書部門和檔案部門的有效銜接，才能提高文、檔工作的質量，把檔案管理工作提高到一個更高的水平，發揮檔案應有的作用。

參考文獻：

[1]王麗梅.談文書檔案管理與文書處理關系[J].黑龍江科技信息，2008，（04）.

[2]李建英.淺談高校文書檔案管理中存在的問題與對策[J].科教文匯，2008，（07）.

[3]頡榮生.學校行政文書材料的立卷歸檔初探[J].綜合欄目.教學研究，1995，（02）.